Giấy phép lao động (Work Permit) là điều kiện pháp lý bắt buộc đối với người nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Bài viết này cung cấp hướng dẫn đầy đủ, cập nhật mới nhất về điều kiện, hồ sơ, quy trình và thời hạn cấp giấy phép lao động theo quy định hiện hành.
Giấy phép lao động (Work Permit) là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền tại Việt Nam cấp, cho phép người nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam trong một thời hạn nhất định. Theo quy định pháp luật lao động hiện hành, người nước ngoài muốn làm việc tại Việt Nam phải có giấy phép lao động, trừ các trường hợp được miễn theo luật định.
Giấy phép lao động thể hiện các thông tin cơ bản như: họ tên người lao động, quốc tịch, số hộ chiếu, vị trí công việc, tên doanh nghiệp sử dụng lao động và thời hạn làm việc tại Việt Nam. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để người nước ngoài được ký hợp đồng lao động, xin thẻ tạm trú và cư trú hợp pháp tại Việt Nam.
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp và người lao động nước ngoài thường nhầm lẫn giữa visa lao động, thẻ tạm trú và giấy phép lao động. Tuy nhiên, giấy phép lao động là điều kiện tiên quyết, là cơ sở để thực hiện các thủ tục pháp lý tiếp theo liên quan đến cư trú và làm việc lâu dài tại Việt Nam.
Để được cấp giấy phép lao động tại Việt Nam, người nước ngoài cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật, bao gồm:
Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ
Có sức khỏe phù hợp với yêu cầu công việc
Không đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự
Có trình độ chuyên môn, kỹ năng hoặc kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí dự kiến đảm nhiệm tại Việt Nam
Có doanh nghiệp hoặc tổ chức tại Việt Nam bảo lãnh, sử dụng lao động hợp pháp
Ngoài ra, vị trí công việc của người nước ngoài thường thuộc các nhóm như: chuyên gia, nhà quản lý, giám đốc điều hành hoặc lao động kỹ thuật. Doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài cũng phải thực hiện thủ tục giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài trước khi nộp hồ sơ xin giấy phép lao động.
Việc đáp ứng đúng và đủ các điều kiện này là yếu tố then chốt quyết định hồ sơ xin giấy phép lao động có được chấp thuận hay không.
Hồ sơ xin giấy phép lao động cho người nước ngoài bao gồm nhiều giấy tờ quan trọng, trong đó phổ biến nhất là:
Văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động của doanh nghiệp sử dụng lao động
Giấy chứng nhận sức khỏe hoặc giấy khám sức khỏe hợp lệ
Phiếu lý lịch tư pháp (Việt Nam hoặc nước ngoài, tùy trường hợp)
Bản sao hộ chiếu còn thời hạn
Giấy tờ chứng minh trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc
Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài
Ảnh theo quy định
Các giấy tờ do nước ngoài cấp thường phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng theo quy định của pháp luật Việt Nam. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác ngay từ đầu sẽ giúp rút ngắn thời gian xử lý và hạn chế rủi ro bị từ chối hồ sơ.
Quy trình xin giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam thường được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Doanh nghiệp thực hiện thủ tục giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài với cơ quan có thẩm quyền.
Bước 2: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ xin giấy phép lao động theo quy định.
Bước 3: Nộp hồ sơ tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi người lao động dự kiến làm việc.
Bước 4: Nhận kết quả cấp giấy phép lao động trong thời hạn luật định.
Sau khi được cấp giấy phép lao động, người nước ngoài có thể tiến hành các thủ tục tiếp theo như ký hợp đồng lao động, xin visa lao động hoặc thẻ tạm trú để cư trú hợp pháp tại Việt Nam.
Giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam được cấp với thời hạn tối đa là 02 năm, căn cứ theo thời hạn của hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm hoặc thời gian dự kiến làm việc tại Việt Nam. Thời hạn cụ thể sẽ được ghi rõ trên giấy phép lao động do cơ quan có thẩm quyền cấp.
Khi giấy phép lao động sắp hết hạn, người lao động và doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục gia hạn giấy phép lao động nếu vẫn tiếp tục làm việc tại cùng vị trí và doanh nghiệp bảo lãnh. Theo quy định, giấy phép lao động chỉ được gia hạn một lần, với thời hạn tối đa không quá 02 năm.
Hồ sơ gia hạn giấy phép lao động thường bao gồm:
Văn bản đề nghị gia hạn của doanh nghiệp sử dụng lao động
Bản sao giấy phép lao động đã được cấp
Giấy tờ chứng minh người lao động tiếp tục đáp ứng điều kiện làm việc
Hộ chiếu còn thời hạn
Trong trường hợp giấy phép lao động đã hết hạn hoặc không đủ điều kiện gia hạn, người nước ngoài bắt buộc phải thực hiện thủ tục xin cấp mới giấy phép lao động. Việc theo dõi thời hạn và chuẩn bị hồ sơ gia hạn kịp thời là yếu tố quan trọng để tránh vi phạm quy định pháp luật lao động và cư trú tại Việt Nam.
Không phải mọi người nước ngoài làm việc tại Việt Nam đều bắt buộc phải xin giấy phép lao động. Pháp luật Việt Nam quy định một số trường hợp được miễn giấy phép lao động, tuy nhiên vẫn phải thực hiện thủ tục xác nhận miễn theo quy định.
Một số trường hợp phổ biến được miễn giấy phép lao động bao gồm:
Chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty trách nhiệm hữu hạn
Chủ tịch hội đồng quản trị hoặc thành viên hội đồng quản trị của công ty cổ phần
Trưởng văn phòng đại diện, trưởng dự án của tổ chức quốc tế hoặc tổ chức phi chính phủ
Người nước ngoài vào Việt Nam làm việc ngắn hạn theo diện chuyên gia, xử lý sự cố kỹ thuật
Người nước ngoài kết hôn với công dân Việt Nam và cư trú tại Việt Nam
Mặc dù được miễn giấy phép lao động, người nước ngoài thuộc các trường hợp này vẫn phải thực hiện thủ tục thông báo hoặc xin xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động với cơ quan có thẩm quyền. Đây là bước bắt buộc để đảm bảo tính hợp pháp trong quá trình làm việc và cư trú tại Việt Nam.
Việc xác định đúng trường hợp được miễn giấy phép lao động sẽ giúp doanh nghiệp và người lao động nước ngoài tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh các rủi ro pháp lý không cần thiết.
FIWOLaw cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ thủ tục giấy phép lao động (Work Permit) cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam, bao gồm cả trường hợp xin cấp mới, gia hạn và xác nhận miễn giấy phép lao động.
Với kinh nghiệm thực tế trong việc xử lý hồ sơ cho nhiều quốc tịch và vị trí công việc khác nhau, FIWOLaw hỗ trợ khách hàng:
Tư vấn điều kiện và phương án phù hợp theo từng trường hợp
Soát xét và chuẩn bị hồ sơ đúng quy định
Đại diện làm việc với cơ quan nhà nước có thẩm quyền
Theo dõi tiến độ và hỗ trợ sau khi được cấp giấy phép lao động
Xem chi tiết dịch vụ giấy phép lao động tại FIWOLaw:
(Hình ảnh kết quả hồ sơ thực tế có thể được minh họa bên dưới để giúp khách hàng dễ hình dung quy trình và độ tin cậy của dịch vụ.)
Ngày 23/9/2023. FIWOLaw hỗ trợ khách hàng Philipines gia hạn thành công Giấy phép lao động
Ngày 7/8/2024. FIWOLaw hỗ trợ khách hàng Hàn Quốc gia hạn thành công Giấy phép lao động tại Hà Nội
Ngày 18/9/2025. FIWOLaw hỗ trợ khách hàng Trung Quốc gia hạn thành công Giấy phép lao động theo mẫu mới
20/01/2026 FIWOLaw Hỗ trợ xin thành công Giấy phép lao động cho khách quốc tịch Hàn Quốc tại Hà Nội