Những lỗi khiến hồ sơ xin giấy phép lao động bị trả về hoặc kéo dài thời gian xử lý

Trong thực tế tư vấn và xử lý hồ sơ giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam, rất nhiều hồ sơ không bị từ chối, nhưng lại bị trả về nhiều lần hoặc kéo dài thời gian xử lý gấp đôi, gấp ba so với dự kiến.

Nguyên nhân chủ yếu không nằm ở điều kiện của người lao động, mà đến từ những lỗi rất nhỏ nhưng mang tính kỹ thuật và pháp lý trong quá trình chuẩn bị hồ sơ.

Bài viết này sẽ chỉ ra những lỗi phổ biến nhất khiến hồ sơ xin giấy phép lao động bị chậm, bị trả về, và cách hạn chế rủi ro ngay từ đầu.

#1: Hồ sơ cá nhân của người lao động chưa hợp lệ

Lỗi thường gặp

Hộ chiếu sắp hết hạn (dưới 2 năm)
Thông tin hộ chiếu không trùng khớp với các giấy tờ khác
Bản sao hộ chiếu chưa được chứng thực đúng quy định

Thực tế xử lý hồ sơ cho thấy:
Chỉ cần sai 1 ký tự tên hoặc thiếu trang hộ chiếu có dấu nhập cảnh, hồ sơ có thể bị yêu cầu bổ sung và kéo dài thêm 7–10 ngày.

Xem chi tiết hồ sơ xin giấy phép lao động đầy đủ tại đây: Thành phần hồ sơ xin giấy phép lao động

#2: Giấy tờ chứng minh kinh nghiệm làm việc không đạt yêu cầu

Lỗi rất hay gặp

Thư xác nhận kinh nghiệm:

- Không ghi rõ vị trí công việc
- Không ghi thời gian làm việc cụ thể

Đơn vị xác nhận không đúng thẩm quyền

Giấy tờ chưa được hợp pháp hóa lãnh sự

Nhiều trường hợp:

"Người lao động có 5–10 năm kinh nghiệm nhưng vẫn bị yêu cầu làm lại hồ sơ chỉ vì mẫu xác nhận không đúng chuẩn Việt Nam."

#3: Bằng cấp chuyên môn không phù hợp với vị trí đăng ký

Hiểu lầm phổ biến

“Có bằng đại học là đủ”

Đây là lỗi sai

Thực tế cơ quan quản lý sẽ đối chiếu:

Bằng cấp
Vị trí công việc
Mô tả công việc đã đăng ký

Ví dụ:

Bằng kinh tế → đăng ký vị trí kỹ sư kỹ thuật
Bằng ngôn ngữ → đăng ký chuyên gia IT

Trường hợp này rất dễ bị yêu cầu giải trình hoặc bổ sung hồ sơ.

#4: Sai hoặc thiếu thủ tục giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

Đây là bước bị đánh giá thấp nhưng ảnh hưởng rất lớn.

Lỗi thường gặp

Doanh nghiệp:

- Nộp giải trình không đúng thời hạn
- Đăng ký vị trí không phù hợp với quy mô doanh nghiệp

Nội dung giải trình quá chung chung

Nếu bước này không được chấp thuận:

"Hồ sơ xin giấy phép lao động không thể tiếp tục, dù giấy tờ cá nhân đầy đủ."

Bạn có thể xem tổng quan quy trình tại bài: Giấy phép lao động là gì? Quy trình và điều kiện mới nhất

#5: Hồ sơ dịch thuật – công chứng không đúng chuẩn

Những lỗi kỹ thuật rất hay bị bỏ qua

Dịch thuật:

- Không đúng thuật ngữ pháp lý
- Không thống nhất cách dịch tên riêng

Công chứng:

- Không đúng đơn vị được chấp nhận
- Hết hiệu lực tại thời điểm nộp

Đây là nhóm lỗi khiến hồ sơ:

Không bị từ chối
Nhưng bị trả về yêu cầu làm lại từ đầu

Chú ý: thực tế hiện nay ở Hà Nội sẽ yêu cầu phải công chứng điện tử các loại giấy tờ vì thế cần phải chú ý hơn bước này so với các tỉnh khác

#6: Nộp hồ sơ sai thời điểm hoặc sai cơ quan tiếp nhận

Những lỗi kỹ thuật rất hay bị bỏ qua

Dịch thuật:

- Không đúng thuật ngữ pháp lý
- Không thống nhất cách dịch tên riêng

Công chứng:

- Không đúng đơn vị được chấp nhận
- Hết hiệu lực tại thời điểm nộp

Đây là nhóm lỗi khiến hồ sơ:

Không bị từ chối
Nhưng bị trả về yêu cầu làm lại từ đầu

Chú ý: thực tế hiện nay ở Hà Nội sẽ yêu cầu phải công chứng điện tử các loại giấy tờ vì thế cần phải chú ý hơn bước này so với các tỉnh khác

#7: Làm sao để hạn chế tối đa rủi ro khi xin giấy phép lao động?

Từ kinh nghiệm xử lý nhiều hồ sơ thực tế, có thể rút ra 3 nguyên tắc:

Kiểm tra kỹ tính đồng bộ thông tin
Chuẩn bị hồ sơ trước thời hạn ít nhất 30–45 ngày
Có đơn vị hiểu quy trình và cập nhật quy định mới

Tham khảo hướng dẫn chi tiết tại: https://www.fiwolaw.com/fiwolaw/workpermit

#8: Tạm kết

Hồ sơ xin giấy phép lao động không khó, nhưng rất dễ sai nếu thiếu kinh nghiệm thực tế.
Việc hiểu rõ các lỗi phổ biến sẽ giúp:

Rút ngắn thời gian xử lý
Tránh phát sinh chi phí
Đảm bảo kế hoạch làm việc cho người lao động nước ngoài

Xem thêm: Thời hạn giấy phép lao động là bao lâu? Quy định mới nhất

Page updated

Google Sites

Report abuse