Xin Work Permit dùng Phiếu lý lịch tư pháp Việt Nam hay nước ngoài? [2026]

Hồ sơ xin Work Permit có thể sử dụng một trong hai nhóm giấy tờ:

• Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp.

• Phiếu lý lịch tư pháp, Criminal Record, Police Clearance Certificate hoặc văn bản có giá trị tương đương do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp.

Doanh nghiệp không mặc nhiên phải nộp đồng thời cả Phiếu lý lịch tư pháp Việt Nam và Criminal Record nước ngoài.

Tuy nhiên, giấy được lựa chọn phải đáp ứng đồng thời các điều kiện cơ bản sau:

1. Được cơ quan có thẩm quyền cấp.

2. Nội dung giấy tờ phù hợp với yêu cầu của hồ sơ Work Permit.

3. Được cấp không quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.

4. Thông tin cá nhân thống nhất với hộ chiếu và các tài liệu còn lại.

5. Nếu là giấy tờ nước ngoài, phải hoàn tất việc hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật và chứng thực theo quy định, trừ trường hợp được miễn.

6. Giấy tờ phải có hình thức đủ để cơ quan tiếp nhận kiểm tra tính xác thực và giá trị sử dụng.

Vì vậy, câu hỏi không chỉ là “giấy của Việt Nam hay nước ngoài”, mà phải được đặt đầy đủ hơn:

Loại giấy nào có thể hoàn tất đúng quy định, còn thời hạn và phù hợp nhất với tình trạng thực tế của người lao động tại thời điểm nộp hồ sơ?

Khoản 4 Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động có:

“Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận người lao động nước ngoài không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự của nước ngoài hoặc của Việt Nam cấp không quá 06 tháng, kể từ ngày cấp đến ngày nộp hồ sơ, trừ trường hợp đã thực hiện liên thông thủ tục hành chính về cấp Phiếu lý lịch tư pháp và cấp giấy phép lao động theo quy định.”

Từ quy định này có thể rút ra bốn điểm quan trọng.

Thứ nhất, pháp luật chấp nhận giấy do Việt Nam hoặc nước ngoài cấp

Nghị định không quy định mọi người nước ngoài đều bắt buộc phải sử dụng Phiếu lý lịch tư pháp Việt Nam. Đồng thời, Nghị định cũng không bắt buộc mọi trường hợp phải sử dụng giấy do quốc gia của người lao động cấp.

Điều quan trọng là giấy tờ phải do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam hoặc nước ngoài cấp và có nội dung đáp ứng yêu cầu.

Thứ hai, không phải chỉ giấy có tên “Phiếu lý lịch tư pháp” mới được chấp nhận

Tên gọi của giấy tờ tại mỗi quốc gia có thể khác nhau, chẳng hạn:

• Criminal Record Certificate.

• Police Clearance Certificate.

• Certificate of No Criminal Record.

• Criminal Background Check.

• Certificate of Criminal Conviction.

• Văn bản xác nhận không có án tích.

• Văn bản xác nhận tình trạng tiền án hoặc tình trạng bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

Cơ quan tiếp nhận không chỉ xem tên văn bản mà còn kiểm tra:

• Cơ quan nào cấp giấy.

• Cơ quan đó có thẩm quyền hay không.

• Giấy xác nhận cho đúng người lao động hay không.

• Nội dung có thể hiện tình trạng án tích hoặc trách nhiệm hình sự phù hợp hay không.

• Thời điểm cấp giấy.

• Hình thức xác thực của tài liệu.

• Thủ tục hợp pháp hóa và dịch thuật đã hoàn thành hay chưa.

Do đó, một tài liệu có tiêu đề “Police Clearance” chưa chắc đương nhiên được chấp nhận nếu nội dung, cơ quan cấp hoặc phạm vi xác nhận không phù hợp.

Thứ ba, thời hạn 06 tháng được tính đến ngày nộp hồ sơ Work Permit

Mốc thời hạn được xác định từ ngày cấp lý lịch tư pháp đến ngày doanh nghiệp nộp hồ sơ xin Work Permit.

Thời hạn này không được tính lại từ:

• Ngày tài liệu được Apostille.

• Ngày hợp pháp hóa lãnh sự.

• Ngày dịch sang tiếng Việt.

• Ngày công chứng bản dịch.

• Ngày người lao động nhập cảnh Việt Nam.

• Ngày doanh nghiệp nhận được bản gốc.

Ví dụ, Criminal Record được cấp ngày 15/03/2026 nhưng đến ngày 20/09/2026 doanh nghiệp mới nộp hồ sơ Work Permit. Việc giấy được hợp pháp hóa lãnh sự vào tháng 8/2026 không làm thay đổi ngày cấp ban đầu. Doanh nghiệp phải kiểm tra lại điều kiện về thời hạn trước khi sử dụng.

Thứ tư, có thể thực hiện liên thông Phiếu lý lịch tư pháp và Work Permit

Khoản 3 Điều 6 Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định cơ chế liên thông trong trường hợp người sử dụng lao động đề nghị cấp Work Permit kèm đề nghị cấp Phiếu lý lịch tư pháp theo ủy quyền của người lao động nước ngoài bằng hình thức trực tuyến.

Trong trường hợp thực hiện liên thông đúng quy định, doanh nghiệp không chuẩn bị Phiếu lý lịch tư pháp theo cách tách rời như hồ sơ thông thường.

Tuy nhiên, liên thông không có nghĩa là bỏ điều kiện về lý lịch tư pháp. Cơ quan công an vẫn tiếp nhận, kiểm tra và giải quyết yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp trong quy trình phối hợp.

Doanh nghiệp cần kiểm tra khả năng áp dụng thực tế, điều kiện định danh, việc ủy quyền và tình trạng cư trú của người lao động trước khi lựa chọn phương án này.

Trong phạm vi hồ sơ Work Permit, Phiếu lý lịch tư pháp Việt Nam là giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp để xác nhận thông tin lý lịch tư pháp của cá nhân theo pháp luật Việt Nam.

Từ ngày 01/07/2026, thủ tục cấp Phiếu lý lịch tư pháp cho công dân Việt Nam và người nước ngoài đang cư trú tại Việt Nam được thực hiện tại Công an cấp tỉnh theo quy định và thủ tục hành chính đã được công bố.

Đối với người nước ngoài, khả năng xin Phiếu lý lịch tư pháp Việt Nam phụ thuộc vào tình trạng cư trú và thông tin có thể xác minh tại Việt Nam. Doanh nghiệp không nên hiểu rằng chỉ cần có hộ chiếu là mọi người nước ngoài đều có thể lập tức xin giấy tại bất kỳ tỉnh nào.

Phiếu lý lịch tư pháp Việt Nam thường là phương án đáng cân nhắc khi:

• Người lao động đang cư trú tại Việt Nam.

• Có thông tin cư trú, tạm trú có thể kiểm tra.

• Doanh nghiệp còn đủ thời gian để thực hiện thủ tục.

• Criminal Record nước ngoài chưa được cấp hoặc khó hoàn tất hợp pháp hóa.

• Giấy nước ngoài hiện có không thể hiện đầy đủ nội dung cần thiết.

• Giấy nước ngoài đã hoặc sắp vượt quá thời hạn 06 tháng.

• Doanh nghiệp lựa chọn thực hiện liên thông thủ tục cấp Phiếu lý lịch tư pháp và Work Permit.

Tuy nhiên, việc xin Phiếu lý lịch tư pháp Việt Nam không tự động khắc phục các lỗi khác của hồ sơ Work Permit. Doanh nghiệp vẫn phải kiểm tra riêng:

• Hộ chiếu.

• Giấy khám sức khỏe.

• Vị trí công việc.

• Hình thức làm việc.

• Bằng cấp và kinh nghiệm.

• Văn bản cử sang Việt Nam.

• Giấy tờ chứng minh nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật.

• Các tài liệu do nước ngoài cấp cần hợp pháp hóa lãnh sự.

Có thể xem toàn bộ nhóm tài liệu tại Hồ sơ và giấy tờ Work Permit: Hướng dẫn chuẩn bị.

“Lý lịch tư pháp nước ngoài” là cách gọi chung đối với Criminal Record, Police Clearance Certificate hoặc giấy tờ có giá trị tương đương được cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp.

Tên giấy, cơ quan cấp và nội dung xác nhận có thể khác nhau giữa các quốc gia.

Ví dụ, giấy có thể được cấp bởi:

• Cơ quan cảnh sát.

• Cơ quan tư pháp.

• Cơ quan quản lý lý lịch tư pháp.

• Bộ hoặc cơ quan trung ương có thẩm quyền.

• Cơ quan địa phương được pháp luật nước đó giao thẩm quyền.

Do sự khác nhau giữa các hệ thống pháp luật, doanh nghiệp không nên chỉ kiểm tra tên tiếng Anh của giấy. Cần xác định tài liệu đó có thực sự là giấy tờ chính thức xác nhận tình trạng án tích hoặc trách nhiệm hình sự của người lao động hay không.

Một Criminal Record dùng trong hồ sơ Work Permit cần được kiểm tra ít nhất các nội dung sau:

• Họ và tên người được cấp.

• Ngày tháng năm sinh.

• Quốc tịch.

• Số hộ chiếu hoặc giấy tờ nhận dạng, nếu có.

• Cơ quan cấp.

• Ngày cấp.

• Chữ ký, con dấu, mã xác thực hoặc hình thức xác thực điện tử.

• Nội dung xác nhận về án tích, hình phạt hoặc tình trạng truy cứu trách nhiệm hình sự.

• Phạm vi lãnh thổ hoặc thời gian được xác nhận, nếu thể hiện trên giấy.

• Khả năng hợp pháp hóa lãnh sự hoặc áp dụng cơ chế miễn hợp pháp hóa.

• Khả năng dịch và chứng thực để sử dụng tại Việt Nam.

Nếu giấy nước ngoài chỉ là kết quả tra cứu tư nhân, bản tự khai, thư xác nhận của doanh nghiệp cũ hoặc tài liệu do một tổ chức không có thẩm quyền cấp, tài liệu đó có thể không thay thế được giấy tờ lý lịch tư pháp theo yêu cầu của hồ sơ Work Permit.

Không nên lựa chọn chỉ dựa trên tiêu chí giấy nào có chi phí thấp hơn. Một giấy có chi phí xin cấp thấp nhưng mất nhiều thời gian hợp pháp hóa, chuyển phát và dịch thuật có thể khiến toàn bộ kế hoạch nộp Work Permit bị chậm.

Ngược lại, nếu người lao động chưa đáp ứng điều kiện xin Phiếu lý lịch tư pháp tại Việt Nam nhưng đã có Criminal Record hợp lệ, việc cố chờ xin giấy Việt Nam có thể không phải là phương án tối ưu.

Doanh nghiệp nên ưu tiên đánh giá phương án xin Phiếu lý lịch tư pháp Việt Nam trong các trường hợp sau.

1. Người lao động đang cư trú tại Việt Nam

Nếu người lao động đang cư trú hợp pháp tại Việt Nam và có thông tin cư trú phù hợp để cơ quan có thẩm quyền kiểm tra, việc xin Phiếu lý lịch tư pháp Việt Nam có thể thuận tiện hơn so với yêu cầu người lao động quay về nước hoặc ủy quyền xin Criminal Record ở nước ngoài.

Tuy nhiên, cần kiểm tra tình trạng cư trú thực tế. Việc người nước ngoài đang có mặt tại Việt Nam không đồng nghĩa trong mọi trường hợp đều đã có đầy đủ dữ liệu cư trú cần thiết cho thủ tục.

2. Criminal Record nước ngoài chưa được cấp

Thời gian xin Criminal Record tại một số quốc gia có thể kéo dài. Sau khi được cấp, tài liệu còn có thể phải trải qua các bước:

• Chứng nhận hoặc xác thực tại nước cấp.

• Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự tùy trường hợp.

• Chuyển bản giấy về Việt Nam.

• Dịch sang tiếng Việt.

• Công chứng hoặc chứng thực bản dịch.

• Kiểm tra lại thời hạn trước khi nộp Work Permit.

Nếu người lao động đang ở Việt Nam và đủ điều kiện xin Phiếu lý lịch tư pháp trong nước, doanh nghiệp có thể so sánh hai lộ trình để lựa chọn phương án ít rủi ro hơn.

3. Giấy nước ngoài có nội dung không rõ ràng

Một số Criminal Record chỉ xác nhận kết quả tra cứu tại một địa phương, một bang, một vùng lãnh thổ hoặc trong một khoảng thời gian nhất định.

Một số giấy khác chỉ ghi nhận rằng không tìm thấy thông tin trong cơ sở dữ liệu cụ thể, nhưng không thể hiện rõ tình trạng án tích hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự.

Trong trường hợp nội dung giấy khó đối chiếu với yêu cầu tại khoản 4 Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp không nên vội thực hiện hợp pháp hóa và dịch thuật. Cần kiểm tra giá trị của tài liệu trước, đồng thời cân nhắc Phiếu lý lịch tư pháp Việt Nam nếu người lao động đủ điều kiện.

4. Giấy nước ngoài đã gần hết thời hạn

Do thời hạn 06 tháng được tính đến ngày nộp hồ sơ Work Permit, một Criminal Record đã được cấp từ nhiều tháng trước có thể không còn đủ thời gian để hoàn tất các bước tiếp theo.

Ví dụ, giấy còn 30 ngày trước khi đủ 06 tháng nhưng chưa được hợp pháp hóa, chưa chuyển về Việt Nam và chưa dịch thuật. Về lý thuyết, giấy vẫn còn thời hạn tại thời điểm kiểm tra. Tuy nhiên, trên thực tế, khoảng thời gian còn lại có thể không đủ an toàn để hoàn thiện và nộp toàn bộ hồ sơ.

5. Doanh nghiệp muốn thực hiện thủ tục liên thông

Nếu đáp ứng điều kiện, người sử dụng lao động có thể xem xét phương án đề nghị cấp Work Permit kèm đề nghị cấp Phiếu lý lịch tư pháp theo ủy quyền của người lao động nước ngoài trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Phương án này cần được chuẩn bị đúng từ đầu, đặc biệt về:

• Tư cách người nộp.

• Văn bản ủy quyền.

• Thông tin định danh.

• Tình trạng cư trú.

• Hồ sơ Work Permit đi kèm.

• Khả năng khai thác thông tin lý lịch tư pháp của người lao động.

Không nên đợi đến sát ngày nộp Work Permit mới kiểm tra khả năng thực hiện liên thông.

Criminal Record hoặc Police Clearance Certificate nước ngoài thường phù hợp hơn trong các trường hợp sau.

1. Người lao động đang ở nước ngoài

Nếu người lao động chưa sang Việt Nam hoặc chưa có tình trạng cư trú phù hợp để xin Phiếu lý lịch tư pháp tại Việt Nam, giấy do nước ngoài cấp thường là phương án thực tế hơn.

Doanh nghiệp nên yêu cầu người lao động xin giấy sớm nhưng không quá sớm, nhằm bảo đảm tài liệu vẫn còn trong thời hạn 06 tháng khi nộp Work Permit.

2. Người lao động đã có sẵn Criminal Record còn thời hạn

Nếu người lao động đã có Criminal Record được cơ quan có thẩm quyền cấp, doanh nghiệp cần kiểm tra tài liệu trước khi yêu cầu xin một giấy mới.

Nội dung cần kiểm tra gồm:

• Ngày cấp.

• Cơ quan cấp.

• Thông tin nhân thân.

• Nội dung xác nhận.

• Hình thức bản giấy hoặc bản điện tử.

• Khả năng xác thực.

• Yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự.

• Yêu cầu dịch thuật và chứng thực.

Nếu giấy đã đáp ứng các điều kiện cần thiết, doanh nghiệp có thể sử dụng mà không nhất thiết phải xin thêm Phiếu lý lịch tư pháp Việt Nam.

3. Quốc gia cấp giấy có quy trình xác thực thuận lợi

Trong một số trường hợp, Criminal Record có thể được cấp và xác thực nhanh tại nước ngoài, đặc biệt khi người lao động vẫn đang ở quốc gia đó và có thể trực tiếp thực hiện thủ tục.

Dù vậy, doanh nghiệp cần phân biệt rõ:

• Xin cấp Criminal Record.

• Apostille.

• Chứng nhận lãnh sự.

• Hợp pháp hóa lãnh sự.

• Dịch thuật và chứng thực tại Việt Nam.

Việc tài liệu đã được Apostille hoặc chứng nhận tại nước ngoài không tự động có nghĩa giấy đã hoàn toàn đủ điều kiện để nộp Work Permit tại Việt Nam.

Có thể xem nguyên tắc chung tại bài Hợp pháp hóa lãnh sự hồ sơ xin giấy phép lao động tại Việt Nam.

4. Người lao động không thể xin Phiếu lý lịch tư pháp Việt Nam đúng tiến độ

Nếu thông tin cư trú chưa hoàn chỉnh, thời gian cư trú quá ngắn hoặc việc xác minh tại Việt Nam có thể không phù hợp với tiến độ tuyển dụng, Criminal Record nước ngoài có thể là phương án cần ưu tiên.

Doanh nghiệp nên lập tiến độ ngược từ ngày dự kiến nộp Work Permit để xác định hạn cuối cho từng bước:

• Ngày xin cấp giấy.

• Ngày nhận kết quả.

• Ngày hoàn tất xác thực.

• Ngày chuyển giấy về Việt Nam.

• Ngày dịch thuật.

• Ngày hoàn thiện các tài liệu còn lại.

• Ngày nộp hồ sơ Work Permit.

Thông thường, hồ sơ Work Permit không bắt buộc phải nộp đồng thời cả hai loại giấy nếu một giấy đã đáp ứng đầy đủ yêu cầu tại khoản 4 Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Quy định sử dụng từ “hoặc”, cho phép lựa chọn giấy do nước ngoài hoặc Việt Nam cấp.

Vì vậy, doanh nghiệp không nên tự động yêu cầu người lao động xin cả hai loại giấy trong mọi trường hợp. Việc chuẩn bị thêm giấy tờ không cần thiết có thể làm:

• Tăng chi phí.

• Kéo dài thời gian.

• Phát sinh thêm thủ tục hợp pháp hóa và dịch thuật.

• Tạo ra sự khác biệt về họ tên, số hộ chiếu hoặc cách thể hiện thông tin.

• Làm xuất hiện hai tài liệu có nội dung hoặc thời điểm xác nhận không thống nhất.

Tuy nhiên, có một số tình huống cần kiểm tra sâu hơn trước khi quyết định chỉ sử dụng một giấy:

• Criminal Record nước ngoài chỉ có phạm vi xác nhận tại một địa phương.

• Người lao động có nhiều quốc tịch.

• Người lao động đã cư trú tại nhiều quốc gia.

• Tài liệu nước ngoài không ghi rõ tình trạng truy cứu trách nhiệm hình sự.

• Người lao động thay đổi hộ chiếu hoặc họ tên.

• Thông tin trên giấy không thống nhất với hồ sơ hiện tại.

• Cơ quan tiếp nhận yêu cầu giải trình về tính xác thực hoặc phạm vi xác nhận.

• Có sự khác nhau giữa Phiếu lý lịch tư pháp Việt Nam và giấy nước ngoài.

Trong các trường hợp này, việc bổ sung giấy thứ hai không phải lúc nào cũng là giải pháp tốt nhất. Doanh nghiệp cần xác định nguyên nhân của sự khác biệt và chuẩn bị tài liệu giải trình phù hợp.

Trước khi yêu cầu người lao động xin Phiếu lý lịch tư pháp Việt Nam hoặc Criminal Record nước ngoài, doanh nghiệp nên trả lời năm câu hỏi sau.

1. Người lao động hiện đang ở đâu?

Địa điểm hiện tại ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng xin giấy, ký ủy quyền, xác thực tài liệu và chuyển bản gốc.

2. Người lao động có đang cư trú tại Việt Nam không?

Nếu đang cư trú tại Việt Nam, cần kiểm tra thông tin tạm trú và khả năng thực hiện thủ tục tại Công an cấp tỉnh. Nếu chưa cư trú tại Việt Nam, không nên mặc nhiên lập kế hoạch xin Phiếu lý lịch tư pháp Việt Nam.

3. Người lao động đã có Criminal Record hay chưa?

Nếu đã có, cần kiểm tra trước khi yêu cầu xin lại. Nếu chưa có, doanh nghiệp nên so sánh thời gian xin giấy ở nước ngoài với phương án xin tại Việt Nam.

4. Ngày dự kiến nộp hồ sơ Work Permit là khi nào?

Đây là căn cứ để tính ngược thời hạn 06 tháng và dự phòng thời gian hợp pháp hóa, chuyển phát, dịch thuật, sửa sai.

5. Giấy nước ngoài có thể sử dụng hợp pháp tại Việt Nam không?

Không nên chỉ hỏi giấy đã được cấp hay chưa. Cần xác định giấy có thuộc diện phải hợp pháp hóa lãnh sự, có được miễn hay không, có thể xác thực bản điện tử hay không và nội dung có đáp ứng yêu cầu của hồ sơ Work Permit hay không.

Quốc tịch là yếu tố cần kiểm tra nhưng không phải căn cứ duy nhất để quyết định sử dụng lý lịch tư pháp Việt Nam hay nước ngoài.

Hai người cùng quốc tịch có thể cần hai phương án khác nhau.

Ví dụ:

• Người thứ nhất đang ở nước ngoài và chưa từng cư trú tại Việt Nam: Criminal Record nước ngoài có thể phù hợp hơn.

• Người thứ hai đã cư trú ổn định tại Việt Nam: Phiếu lý lịch tư pháp Việt Nam có thể thuận tiện hơn.

• Người thứ ba đã có Criminal Record còn thời hạn nhưng giấy chưa được hợp pháp hóa: cần kiểm tra quy trình xử lý giấy nước ngoài.

• Người thứ tư có Phiếu lý lịch tư pháp Việt Nam nhưng giấy sắp quá 06 tháng: cần tính lại thời điểm nộp Work Permit.

Do đó, doanh nghiệp nên lựa chọn dựa trên toàn bộ tình trạng hồ sơ, không sử dụng một quy tắc cố định cho tất cả người lao động cùng quốc tịch.

Sau khi xác định Phiếu lý lịch tư pháp Việt Nam là phương án phù hợp, doanh nghiệp cần tiếp tục kiểm tra người lao động thuộc trường hợp nào:

• Người nước ngoài đang cư trú tại Việt Nam.

• Người nước ngoài đã từng cư trú tại Việt Nam nhưng hiện không còn cư trú tại Việt Nam.

• Người lao động muốn tự thực hiện thủ tục.

• Người lao động ủy quyền cho người khác thực hiện.

• Doanh nghiệp muốn thực hiện liên thông Phiếu lý lịch tư pháp với Work Permit.

Việc phân loại này ảnh hưởng trực tiếp đến cơ quan tiếp nhận, hình thức nộp và thành phần hồ sơ.

Người nước ngoài đang cư trú tại Việt Nam xin Phiếu lý lịch tư pháp ở đâu?

Từ ngày 01/07/2026, Luật số 107/2025/QH15 sửa đổi, bổ sung Luật Lý lịch tư pháp có hiệu lực. Theo thủ tục hành chính hiện hành, người nước ngoài đang cư trú tại Việt Nam thực hiện thủ tục cấp Phiếu lý lịch tư pháp tại Công an cấp tỉnh.

Có ba hình thức nộp hồ sơ:

• Nộp trực tuyến.

• Nộp trực tiếp.

• Nộp qua dịch vụ bưu chính.

Doanh nghiệp cần lưu ý cơ quan giải quyết hiện nay là Công an cấp tỉnh, không tiếp tục mặc nhiên áp dụng các hướng dẫn cũ yêu cầu nộp tại Sở Tư pháp.

Trước khi nộp, nên kiểm tra:

• Người lao động có đang cư trú tại Việt Nam hay không.

• Tỉnh, thành phố nơi người lao động đang cư trú.

• Thông tin tạm trú đã được khai báo và cập nhật đầy đủ chưa.

• Hộ chiếu đang sử dụng có thống nhất với thông tin cư trú không.

• Người lao động có tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hay không.

• Người lao động tự nộp hay ủy quyền cho người khác.

• Muốn nhận Phiếu điện tử hay Phiếu bản giấy.

Không nên lựa chọn Công an cấp tỉnh chỉ dựa trên nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Thẩm quyền cấp Phiếu lý lịch tư pháp được xác định theo đối tượng và tình trạng cư trú của người yêu cầu, không nhất thiết trùng với địa phương nơi doanh nghiệp nộp hồ sơ Work Permit.

Người nước ngoài đã rời Việt Nam xin Phiếu lý lịch tư pháp Việt Nam ở đâu?

Người nước ngoài đã từng cư trú tại Việt Nam nhưng hiện không còn cư trú tại Việt Nam được phân biệt với người nước ngoài đang cư trú tại Việt Nam.

Theo thủ tục hành chính hiện hành:

• Người nước ngoài đang cư trú tại Việt Nam thực hiện tại Công an cấp tỉnh.

• Người nước ngoài đã cư trú tại Việt Nam nhưng hiện không thuộc trường hợp đang cư trú thực hiện tại Cục Hồ sơ nghiệp vụ thuộc Bộ Công an.

Do đó, trước khi hướng dẫn khách hàng nộp hồ sơ, cần xác định rõ tình trạng hiện tại.

Ví dụ, một người lao động đã làm việc tại Hà Nội trong năm 2025 nhưng đã xuất cảnh và đang ở nước ngoài tại thời điểm xin Phiếu lý lịch tư pháp năm 2026. Doanh nghiệp không nên mặc nhiên tiếp tục nộp hồ sơ tại Công an thành phố Hà Nội chỉ vì người đó từng tạm trú tại Hà Nội.

Trường hợp này cần kiểm tra thủ tục dành cho người nước ngoài đã cư trú tại Việt Nam thực hiện tại Cục Hồ sơ nghiệp vụ.

Theo thủ tục được công bố, hồ sơ cơ bản của cá nhân yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp gồm:

• Tờ khai yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp.

• Bản sao hộ chiếu của người được cấp Phiếu.

• Bản chính hộ chiếu để đối chiếu nếu nộp bản sao chưa được chứng thực.

• Giấy tờ chứng minh thuộc đối tượng được miễn hoặc giảm phí, nếu có.

• Văn bản ủy quyền nếu người yêu cầu ủy quyền cho người khác thực hiện và thuộc trường hợp phải có văn bản ủy quyền.

• Giấy tờ nhận dạng của người được ủy quyền.

Tùy hình thức thực hiện, tờ khai có thể là:

• Mẫu số 01/2025/LLTP đối với cá nhân trực tiếp yêu cầu cấp Phiếu.

• Mẫu số 02/2025/LLTP đối với trường hợp ủy quyền yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 1.

• Mẫu số 04/2025/LLTP đối với tờ khai điện tử tương tác của cá nhân trực tiếp yêu cầu.

• Mẫu số 05/2025/LLTP đối với trường hợp ủy quyền thực hiện bằng hình thức điện tử theo phạm vi được phép.

Đối với người nước ngoài, doanh nghiệp nên chuẩn bị thêm để kiểm tra nội bộ:

• Trang thông tin nhân thân của hộ chiếu.

• Thị thực hoặc giấy tờ nhập cảnh đang sử dụng.

• Dấu nhập cảnh gần nhất, nếu hộ chiếu có đóng dấu.

• Thông tin khai báo tạm trú.

• Thẻ tạm trú hoặc giấy tờ cư trú khác, nếu có.

• Danh sách địa chỉ đã cư trú tại Việt Nam.

• Hộ chiếu cũ nếu người lao động đã thay hộ chiếu trong thời gian cư trú.

• Tài liệu chứng minh thay đổi họ tên, quốc tịch hoặc thông tin cá nhân, nếu có.

Các tài liệu bổ sung này không nên được mô tả là thành phần bắt buộc giống nhau trong mọi hồ sơ. Tuy nhiên, việc kiểm tra trước giúp hạn chế tình trạng thông tin trên tờ khai không khớp với dữ liệu cư trú hoặc hộ chiếu.

Theo thủ tục được công bố, hồ sơ cơ bản của cá nhân yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp gồm:

• Tờ khai yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp.

• Bản sao hộ chiếu của người được cấp Phiếu.

• Bản chính hộ chiếu để đối chiếu nếu nộp bản sao chưa được chứng thực.

• Giấy tờ chứng minh thuộc đối tượng được miễn hoặc giảm phí, nếu có.

• Văn bản ủy quyền nếu người yêu cầu ủy quyền cho người khác thực hiện và thuộc trường hợp phải có văn bản ủy quyền.

• Giấy tờ nhận dạng của người được ủy quyền.

Tùy hình thức thực hiện, tờ khai có thể là:

• Mẫu số 01/2025/LLTP đối với cá nhân trực tiếp yêu cầu cấp Phiếu.

• Mẫu số 02/2025/LLTP đối với trường hợp ủy quyền yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 1.

• Mẫu số 04/2025/LLTP đối với tờ khai điện tử tương tác của cá nhân trực tiếp yêu cầu.

• Mẫu số 05/2025/LLTP đối với trường hợp ủy quyền thực hiện bằng hình thức điện tử theo phạm vi được phép.

Đối với người nước ngoài, doanh nghiệp nên chuẩn bị thêm để kiểm tra nội bộ:

• Trang thông tin nhân thân của hộ chiếu.

• Thị thực hoặc giấy tờ nhập cảnh đang sử dụng.

• Dấu nhập cảnh gần nhất, nếu hộ chiếu có đóng dấu.

• Thông tin khai báo tạm trú.

• Thẻ tạm trú hoặc giấy tờ cư trú khác, nếu có.

• Danh sách địa chỉ đã cư trú tại Việt Nam.

• Hộ chiếu cũ nếu người lao động đã thay hộ chiếu trong thời gian cư trú.

• Tài liệu chứng minh thay đổi họ tên, quốc tịch hoặc thông tin cá nhân, nếu có.

Các tài liệu bổ sung này không nên được mô tả là thành phần bắt buộc giống nhau trong mọi hồ sơ. Tuy nhiên, việc kiểm tra trước giúp hạn chế tình trạng thông tin trên tờ khai không khớp với dữ liệu cư trú hoặc hộ chiếu.

Hồ sơ Work Permit không nên tự động yêu cầu người nước ngoài xin Phiếu lý lịch tư pháp số 2 chỉ vì Phiếu số 2 thể hiện thông tin chi tiết hơn.

Đối với mục đích hành chính và cấp giấy phép, doanh nghiệp nên ưu tiên kiểm tra khả năng sử dụng Phiếu lý lịch tư pháp số 1.

Phiếu số 1 có thể được ủy quyền cho người khác thực hiện theo quy định. Trong khi đó, cá nhân yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 2 về nguyên tắc không được ủy quyền cho người khác thực hiện, trừ trường hợp áp dụng đối với người chưa thành niên theo quy định.

Luật Lý lịch tư pháp sửa đổi còn hạn chế việc cơ quan, tổ chức, cá nhân yêu cầu người khác cung cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 2.

Vì vậy, doanh nghiệp không nên hướng dẫn khách hàng theo cách:

“Xin Phiếu số 2 để chắc chắn hồ sơ mạnh hơn.”

Thay vào đó, cần xác định đúng mục đích sử dụng là xin Work Permit và lựa chọn loại Phiếu phù hợp với yêu cầu của thủ tục.

Có thể ủy quyền yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 1.

Văn bản ủy quyền phải được công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam. Người được ủy quyền phải xuất trình giấy tờ nhận dạng khi thực hiện thủ tục.

Trường hợp người được ủy quyền là:

• Cha.

• Mẹ.

• Vợ.

• Chồng.

• Con.

thì không phải lập văn bản ủy quyền, nhưng cần có giấy tờ chứng minh quan hệ tương ứng.

Đối với giấy tờ chứng minh quan hệ do nước ngoài cấp, doanh nghiệp cần kiểm tra riêng việc hợp pháp hóa, dịch thuật và chứng thực trước khi sử dụng tại Việt Nam.

Nếu người lao động đang ở nước ngoài và lập giấy ủy quyền tại nước ngoài, không nên chỉ gửi bản scan có chữ ký để người nhận tự sử dụng. Cần kiểm tra:

• Hình thức chứng nhận chữ ký.

• Cơ quan xác nhận.

• Yêu cầu hợp pháp hóa hoặc Apostille.

• Bản dịch tiếng Việt.

• Giá trị của bản điện tử hoặc bản giấy.

• Phạm vi ủy quyền có bao gồm việc yêu cầu và nhận Phiếu hay không.

Trong nhiều trường hợp, xử lý không đúng giấy ủy quyền có thể làm mất nhiều thời gian hơn so với lựa chọn một phương án lý lịch tư pháp khác ngay từ đầu.

Có thể.

Thủ tục hiện hành cho phép nộp hồ sơ trực tuyến thông qua cổng dịch vụ công hoặc Ứng dụng định danh quốc gia. Người yêu cầu thực hiện theo quy trình cơ bản:

1. Đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử mức độ 2.

2. Chọn thủ tục cấp Phiếu lý lịch tư pháp.

3. Kê khai tờ khai điện tử tương tác.

4. Kiểm tra thông tin cá nhân và thông tin cư trú.

5. Chọn hình thức nhận kết quả.

6. Xác nhận đối tượng nộp phí.

7. Cam đoan nội dung kê khai.

8. Gửi hồ sơ.

9. Nhận mã hồ sơ và thông báo hẹn trả kết quả.

10. Theo dõi tình trạng xử lý trên hệ thống.

Đối với người nước ngoài, khó khăn thường gặp không nằm ở việc điền biểu mẫu mà ở các vấn đề:

• Chưa có tài khoản định danh mức độ 2.

• Dữ liệu hộ chiếu chưa được cập nhật đúng.

• Thông tin tạm trú không đầy đủ.

• Họ tên trên hệ thống khác cách thể hiện trong hộ chiếu.

• Người lao động đã đổi hộ chiếu.

• Không nhận được thông báo thanh toán hoặc yêu cầu bổ sung.

• Không xác định đúng cơ quan giải quyết.

• Người lao động đã xuất cảnh nhưng vẫn chọn thủ tục dành cho người đang cư trú tại Việt Nam.

Nếu người lao động chưa đủ điều kiện thực hiện trực tuyến, có thể đánh giá phương án nộp trực tiếp, qua bưu chính hoặc ủy quyền theo quy định.

Phiếu lý lịch tư pháp điện tử và Phiếu lý lịch tư pháp bản giấy có giá trị pháp lý như nhau theo quy định có hiệu lực từ ngày 01/07/2026.

Theo hướng dẫn của Bộ Công an:

• Nộp hồ sơ trực tuyến được cấp Phiếu lý lịch tư pháp điện tử.

• Nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính được cấp Phiếu lý lịch tư pháp bản giấy.

Vì vậy, không nên kết luận Phiếu điện tử không dùng được cho Work Permit chỉ vì tài liệu không có dấu đỏ trên một tờ giấy vật lý.

Tuy nhiên, khi sử dụng Phiếu điện tử, doanh nghiệp cần giữ nguyên khả năng xác thực của văn bản:

• Không chỉ chụp ảnh màn hình.

• Không in lại rồi coi bản in là bản gốc.

• Không chuyển đổi file theo cách làm mất chữ ký số.

• Không xóa mã QR hoặc mã tra cứu.

• Không chỉnh sửa tên file hoặc nội dung bên trong.

• Nên lưu file điện tử gốc nhận từ hệ thống.

• Kiểm tra khả năng tải lên Cổng Dịch vụ công nơi nộp hồ sơ Work Permit.

Việc Phiếu điện tử có giá trị như bản giấy không đồng nghĩa mọi bản scan hoặc ảnh chụp Phiếu đều trở thành bản điện tử hợp lệ.

Nếu nộp hồ sơ Work Permit online, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm bài Nộp hồ sơ giấy phép lao động online cho người nước ngoài như thế nào?.

Thời hạn giải quyết được công bố là 10 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu hợp lệ.

Đối với trường hợp người nước ngoài hoặc trường hợp cần xác minh, thời hạn có thể kéo dài nhưng không quá 15 ngày theo thủ tục được công bố.

Doanh nghiệp cần phân biệt:

• Thời hạn xử lý theo quy định.

• Tổng thời gian thực tế để hoàn thiện hồ sơ Work Permit.

Tổng thời gian chuẩn bị có thể dài hơn vì còn bao gồm:

• Thời gian hoàn thiện thông tin cư trú.

• Thời gian tạo hoặc xác thực tài khoản định danh.

• Thời gian sửa tờ khai.

• Thời gian bổ sung hồ sơ.

• Thời gian nhận bản giấy qua bưu chính.

• Thời gian hoàn thiện những giấy tờ khác của Work Permit.

• Thời gian xử lý lỗi kỹ thuật trên hệ thống, nếu có.

Do đó, không nên lập kế hoạch theo hướng nhận Phiếu lý lịch tư pháp vào đúng ngày cuối cùng rồi lập tức nộp Work Permit.

FIWOLaw khuyến nghị doanh nghiệp nên có khoảng dự phòng để kiểm tra kết quả trước khi sử dụng.

Khoản 3 Điều 6 Nghị định 219/2025/NĐ-CP cho phép người sử dụng lao động đề nghị cấp Work Permit kèm đề nghị cấp Phiếu lý lịch tư pháp theo ủy quyền của người lao động nước ngoài bằng hình thức trực tuyến.

Quy trình có thể hiểu theo các bước sau:

1. Người lao động nước ngoài ủy quyền cho người sử dụng lao động.

2. Người sử dụng lao động chuẩn bị hồ sơ đề nghị cấp Work Permit.

3. Đồng thời chuẩn bị thông tin, giấy tờ phục vụ cấp Phiếu lý lịch tư pháp.

4. Hồ sơ được nộp trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.

5. Hệ thống chuyển phần hồ sơ Work Permit đến cơ quan có thẩm quyền về lao động.

6. Phần hồ sơ lý lịch tư pháp được chuyển đến cơ quan công an có thẩm quyền.

7. Cơ quan công an xem xét và cấp Phiếu lý lịch tư pháp điện tử.

8. Kết quả lý lịch tư pháp được chuyển phục vụ việc giải quyết hồ sơ Work Permit.

9. Work Permit và Phiếu lý lịch tư pháp điện tử được trả theo quy trình liên thông.

Cơ chế liên thông giúp doanh nghiệp không phải đợi nhận Phiếu lý lịch tư pháp rồi mới bắt đầu nộp hồ sơ Work Permit.

Tuy nhiên, doanh nghiệp chỉ nên lựa chọn khi:

• Người lao động đáp ứng điều kiện thực hiện thủ tục Phiếu lý lịch tư pháp tại Việt Nam.

• Thông tin cư trú đã được cập nhật đầy đủ.

• Có văn bản ủy quyền phù hợp.

• Hồ sơ Work Permit đã tương đối hoàn chỉnh.

• Thông tin giữa hồ sơ Work Permit và hồ sơ lý lịch tư pháp thống nhất.

• Hệ thống tại thời điểm nộp cho phép thực hiện quy trình liên thông.

• Doanh nghiệp đã xác định đúng cơ quan tiếp nhận Work Permit.

Liên thông không phù hợp với cách chuẩn bị hồ sơ thiếu từng phần và bổ sung dần. Nếu phần Work Permit chưa sẵn sàng, việc kết nối hai thủ tục không tự động giải quyết các thiếu sót về bằng cấp, kinh nghiệm, giấy khám sức khỏe hoặc giấy tờ chứng minh vị trí.

Doanh nghiệp nên rà soát toàn bộ tài liệu trước theo Checklist hồ sơ xin Work Permit cho người nước ngoài.

Không phải mọi khác biệt đều khiến giấy mất giá trị. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần xác định nguyên nhân và chuẩn bị tài liệu nối thông tin nếu cần.

Ví dụ:

• Criminal Record ghi số hộ chiếu cũ.

• Hộ chiếu mới đã được cấp sau ngày cấp Criminal Record.

• Tên tiếng Nga, Trung Quốc, Hàn Quốc hoặc tiếng Nhật được phiên âm khác nhau.

• Người lao động đổi họ sau khi kết hôn.

• Giấy nước ngoài ghi thêm tên cha hoặc tên đệm mà hộ chiếu không thể hiện.

• Thứ tự họ và tên bị đảo khi dịch sang tiếng Việt.

Trong các trường hợp này, có thể cần hộ chiếu cũ, giấy xác nhận cùng một người, giấy thay đổi họ tên, giấy kết hôn hoặc văn bản giải trình phù hợp.

Bước 5: Kiểm tra bản giấy và bản điện tử

Criminal Record nước ngoài có thể được cấp dưới dạng:

• Bản giấy có chữ ký và con dấu.

• Bản điện tử có chữ ký số.

• File PDF có mã QR.

• File tải từ cổng chính thức.

• Bản giấy được in từ kết quả điện tử.

• Bản sao được cơ quan có thẩm quyền chứng nhận.

Doanh nghiệp không nên đồng nhất các hình thức này.

Một file PDF chỉ có giá trị điện tử khi có cơ chế xác thực phù hợp. Việc in file PDF ra giấy không tự động biến bản in thành bản gốc.

Trước khi sử dụng, cần kiểm tra:

• File được gửi từ hệ thống nào.

• Có chữ ký số hay không.

• Có mã xác minh hay không.

• Mã xác minh còn hoạt động hay không.

• Cơ quan Apostille hoặc cơ quan lãnh sự có tiếp nhận bản điện tử đó không.

• Cơ quan tiếp nhận Work Permit có thể kiểm tra tài liệu theo hình thức nộp thực tế hay không.

Nếu tài liệu chỉ là ảnh chụp hoặc bản scan do người lao động gửi qua ứng dụng nhắn tin, chưa nên thực hiện dịch thuật và nộp ngay.

Bước 6: Xác định Apostille, hợp pháp hóa lãnh sự hoặc miễn thủ tục

Theo Điều 5 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, giấy tờ nước ngoài sử dụng trong hồ sơ Work Permit về nguyên tắc phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo:

• Điều ước quốc tế mà Việt Nam và quốc gia liên quan đều là thành viên.

• Nguyên tắc có đi có lại.

• Quy định của pháp luật.

Từ ngày 11/09/2026, Công ước La Hay về Apostille có hiệu lực đối với Việt Nam. Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên áp dụng theo cách:

“Quốc gia cấp giấy có Apostille nên tài liệu chắc chắn dùng được ngay tại Việt Nam.”

Cần kiểm tra:

• Tài liệu có phải giấy tờ công thuộc phạm vi Công ước hay không.

• Quốc gia cấp giấy có quan hệ áp dụng Công ước với Việt Nam tại thời điểm sử dụng hay không.

• Apostille được cấp bởi đúng cơ quan có thẩm quyền hay không.

• Apostille áp dụng cho bản gốc, bản sao hay chữ ký của người chứng nhận.

• Tài liệu có thuộc trường hợp bị loại trừ hay không.

• Sau Apostille có còn phải dịch sang tiếng Việt và chứng thực bản dịch hay không.

Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự chủ yếu xác nhận nguồn gốc pháp lý của con dấu, chữ ký và chức danh trên tài liệu. Các thủ tục này không xác nhận rằng nội dung Criminal Record chắc chắn đã đáp ứng điều kiện Work Permit.

Bước 7: Dịch sang tiếng Việt và chứng thực

Sau khi hoàn tất bước xác thực phù hợp, tài liệu nước ngoài cần được dịch sang tiếng Việt và chứng thực theo quy định.

Bản dịch cần thống nhất với toàn bộ hồ sơ về:

• Họ và tên.

• Ngày tháng năm sinh.

• Quốc tịch.

• Số hộ chiếu.

• Tên cơ quan cấp.

• Tên loại giấy.

• Ngày cấp.

• Nội dung liên quan đến án tích.

• Chức danh người ký.

• Mã xác minh hoặc thông tin Apostille.

Không nên tự ý “sửa đẹp” thông tin trong bản dịch để khớp với hộ chiếu nếu bản gốc thể hiện khác.

Ví dụ, nếu bản gốc ghi số hộ chiếu cũ, bản dịch vẫn phải phản ánh đúng số hộ chiếu cũ. Doanh nghiệp có thể bổ sung hộ chiếu cũ, hộ chiếu mới và tài liệu giải trình để chứng minh cùng một người.

Khoản 4 Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP yêu cầu Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận được cấp không quá 06 tháng tính từ ngày cấp đến ngày nộp hồ sơ Work Permit.

Công thức kiểm tra là:

Ngày cấp lý lịch tư pháp → ngày nộp hồ sơ Work Permit

Không sử dụng các mốc sau để tính lại thời hạn:

• Ngày Apostille.

• Ngày hợp pháp hóa lãnh sự.

• Ngày dịch thuật.

• Ngày chứng thực bản dịch.

• Ngày tài liệu được chuyển về Việt Nam.

• Ngày doanh nghiệp nhận tài liệu.

• Ngày tải file lên hệ thống nhưng chưa hoàn tất nộp hồ sơ.

• Ngày cơ quan yêu cầu bổ sung.

Ví dụ 1:

Criminal Record được cấp ngày 10/04/2026. Doanh nghiệp dự kiến nộp hồ sơ Work Permit ngày 20/09/2026.

Tài liệu chưa vượt quá 06 tháng tại thời điểm dự kiến nộp. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải dự phòng trường hợp hồ sơ không thể nộp đúng ngày hoặc phải sửa tài liệu.

Ví dụ 2:

Criminal Record được cấp ngày 10/03/2026. Doanh nghiệp nộp hồ sơ Work Permit ngày 20/09/2026.

Tài liệu đã vượt quá 06 tháng, dù mới được hợp pháp hóa lãnh sự vào tháng 8/2026.

Ví dụ 3:

Phiếu lý lịch tư pháp Việt Nam được cấp ngày 05/05/2026. Doanh nghiệp tải hồ sơ lên hệ thống ngày 03/11/2026 nhưng chưa hoàn tất thao tác nộp. Hồ sơ chỉ được hệ thống ghi nhận chính thức sau thời điểm đủ 06 tháng.

Trường hợp này có rủi ro về thời hạn. Doanh nghiệp không nên coi ngày bắt đầu nhập dữ liệu hoặc tải file là ngày nộp hồ sơ nếu hệ thống chưa ghi nhận việc nộp hợp lệ.

Để hạn chế rủi ro, FIWOLaw khuyến nghị không nên sử dụng tài liệu đã quá sát mốc 06 tháng. Cần dành khoảng thời gian dự phòng cho việc sửa tờ khai, khắc phục lỗi hệ thống hoặc bổ sung hồ sơ.

Xin quá muộn có thể làm chậm kế hoạch Work Permit. Xin quá sớm có thể khiến giấy hết hạn trước khi những tài liệu khác được hoàn thiện.

Thời điểm phù hợp nên được xác định sau khi doanh nghiệp đã kiểm tra sơ bộ:

• Vị trí xin Work Permit.

• Hình thức làm việc.

• Bằng cấp.

• Kinh nghiệm.

• Giấy khám sức khỏe.

• Hộ chiếu.

• Văn bản cử sang Việt Nam.

• Giấy tờ chứng minh chức danh.

• Kế hoạch nhập cảnh.

• Ngày dự kiến bắt đầu làm việc.

• Cơ quan tiếp nhận hồ sơ.

Nếu bằng cấp và giấy kinh nghiệm vẫn chưa được xử lý, việc xin Criminal Record quá sớm có thể khiến tài liệu này hết hạn trong khi doanh nghiệp còn chờ những giấy tờ khác.

Nguyên tắc phù hợp là xây dựng một lịch chuẩn bị chung cho toàn bộ hồ sơ, không xử lý từng giấy tờ theo các lộ trình tách rời.

Tình huống 1: Người lao động đang ở Trung Quốc và chưa sang Việt Nam

Doanh nghiệp dự kiến tuyển một chuyên gia Trung Quốc nhưng người này chưa cư trú tại Việt Nam.

Phương án ban đầu nên đánh giá là xin Criminal Record tại Trung Quốc. Sau khi nhận giấy, cần kiểm tra cơ quan cấp, phạm vi xác nhận, hình thức chứng nhận, cơ chế Apostille hoặc thủ tục pháp lý phù hợp và bản dịch tiếng Việt.

Không nên chờ người lao động nhập cảnh rồi mới mặc nhiên dự kiến xin Phiếu lý lịch tư pháp Việt Nam nếu tình trạng cư trú và tiến độ chưa rõ ràng.

Tình huống 2: Người lao động Hàn Quốc đang cư trú tại Việt Nam

Người lao động đã cư trú tại Việt Nam và doanh nghiệp dự kiến nộp Work Permit trong khoảng một tháng tới.

Doanh nghiệp có thể đánh giá:

• Xin Phiếu lý lịch tư pháp Việt Nam tại Công an cấp tỉnh.

• Thực hiện thủ tục trực tuyến nếu người lao động đáp ứng điều kiện định danh.

• Ủy quyền xin Phiếu số 1.

• Thực hiện liên thông Phiếu lý lịch tư pháp và Work Permit nếu hồ sơ phù hợp.

Cần lựa chọn một phương án chính thay vì đồng thời triển khai tất cả các phương án gây phát sinh chi phí không cần thiết.

Tình huống 3: Đã có Criminal Record nhưng còn 20 ngày là đủ 06 tháng

Mặc dù giấy chưa vượt quá thời hạn tại thời điểm kiểm tra, doanh nghiệp không nên chỉ nhìn vào 20 ngày còn lại.

Cần tính:

• Thời gian xác thực.

• Thời gian chuyển bản gốc.

• Thời gian dịch và chứng thực.

• Thời gian kiểm tra hồ sơ.

• Thời gian khắc phục sai sót.

• Ngày thực tế có thể nộp Work Permit.

Nếu không đủ khoảng dự phòng, nên xin giấy mới hoặc chuyển sang phương án Phiếu lý lịch tư pháp Việt Nam nếu người lao động đủ điều kiện.

Tình huống 4: Criminal Record ghi số hộ chiếu cũ

Không nên tự động loại bỏ giấy nếu tại ngày cấp, hộ chiếu cũ vẫn là giấy tờ nhận dạng hợp lệ của người lao động.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Bản sao hộ chiếu cũ.

• Hộ chiếu mới.

• Trang thể hiện thông tin liên quan giữa hai hộ chiếu, nếu có.

• Tài liệu xác nhận cùng một người.

• Văn bản giải trình nếu cần.

Nếu tên, ngày sinh hoặc quốc tịch còn có khác biệt, cần kiểm tra sâu hơn trước khi sử dụng.

Tình huống 5: Criminal Record là file PDF có mã QR

Trước tiên cần kiểm tra mã QR có dẫn đến hệ thống chính thức hay không, dữ liệu có thể xác minh trong bao lâu và file có chữ ký số hay chỉ là bản scan.

Sau đó mới kiểm tra cơ quan thực hiện Apostille hoặc xác thực có chấp nhận tài liệu điện tử đó không.

Không nên chỉ in file PDF, dịch và công chứng bản in rồi coi toàn bộ quy trình đã hoàn tất.

Tình huống 6: Người lao động có cả Phiếu Việt Nam và Criminal Record nước ngoài

Doanh nghiệp nên chọn tài liệu:

• Còn thời hạn dài hơn.

• Có thông tin thống nhất với hộ chiếu.

• Có nội dung rõ ràng hơn.

• Dễ kiểm tra tính xác thực.

• Đã hoàn tất các thủ tục pháp lý cần thiết.

• Phù hợp với hình thức nộp Work Permit.

Thông thường không cần nộp đồng thời cả hai nếu một giấy đã đáp ứng đầy đủ yêu cầu.

Nếu hai giấy có nội dung mâu thuẫn, không nên tự lựa chọn giấy “đẹp hơn” rồi bỏ qua tài liệu còn lại. Cần xác định nguyên nhân và đánh giá nghĩa vụ giải trình.

Doanh nghiệp có thể đã chuẩn bị đúng loại giấy nhưng hồ sơ vẫn bị yêu cầu bổ sung nếu tài liệu quá thời hạn, không xác định được thẩm quyền của cơ quan cấp, chưa hoàn tất thủ tục đối với giấy tờ nước ngoài hoặc có thông tin không thống nhất với hộ chiếu.

Dưới đây là những lỗi thường gặp khi sử dụng Phiếu lý lịch tư pháp Việt Nam hoặc Criminal Record nước ngoài trong hồ sơ Work Permit.

1. Lý lịch tư pháp đã được cấp quá 06 tháng

Khoản 4 Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP yêu cầu Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận phải được cấp không quá 06 tháng tính từ ngày cấp đến ngày nộp hồ sơ Work Permit.

Doanh nghiệp thường tính sai thời hạn vì lấy một trong các mốc sau làm ngày bắt đầu mới:

• Ngày Apostille.

• Ngày hợp pháp hóa lãnh sự.

• Ngày dịch thuật.

• Ngày chứng thực bản dịch.

• Ngày người lao động gửi giấy cho doanh nghiệp.

• Ngày bản gốc được chuyển về Việt Nam.

• Ngày tải file lên hệ thống.

Các mốc này không thay đổi ngày cấp của lý lịch tư pháp.

Nếu giấy đã vượt quá 06 tháng, phương án phù hợp thường là xin giấy mới. Việc bổ sung văn bản giải trình giấy chậm được chuyển về Việt Nam không làm gia hạn giá trị của tài liệu.

2. Giấy được cấp đúng thời hạn nhưng quá sát ngày hết hạn

Một Criminal Record còn 10 hoặc 15 ngày trước mốc 06 tháng có thể chưa hết hạn tại thời điểm kiểm tra. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn có nguy cơ không kịp:

• Hoàn tất Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự.

• Chuyển bản gốc về Việt Nam.

• Dịch thuật và chứng thực.

• Sửa thông tin không thống nhất.

• Hoàn thiện những tài liệu khác.

• Nộp hồ sơ Work Permit hợp lệ.

Nếu hồ sơ bị lỗi kỹ thuật hoặc phải kê khai lại, lý lịch tư pháp có thể vượt quá thời hạn trước khi hồ sơ được tiếp nhận chính thức.

Do đó, doanh nghiệp nên đánh giá thời hạn còn lại theo tiến độ thực tế, không chỉ căn cứ việc giấy vẫn còn hiệu lực tại ngày kiểm tra.

3. Không chứng minh được cơ quan cấp có thẩm quyền

Một tài liệu mang tên Criminal Record, Background Check hoặc Police Clearance chưa chắc đã là giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền cấp.

Các tài liệu sau có rủi ro không được chấp nhận:

• Báo cáo kiểm tra lý lịch của doanh nghiệp tư nhân.

• Bản tự khai của người lao động.

• Thư xác nhận của công ty cũ.

• Văn bản do đơn vị tuyển dụng phát hành.

• Kết quả tra cứu từ một nền tảng thương mại.

• Giấy do cơ quan địa phương cấp nhưng không xác định được phạm vi thẩm quyền.

• File không có chữ ký, con dấu, chữ ký số hoặc cơ chế xác thực.

Trước khi hợp pháp hóa hoặc dịch thuật, doanh nghiệp cần xác định tên đầy đủ của cơ quan cấp và căn cứ chứng minh cơ quan đó có thẩm quyền cung cấp thông tin lý lịch tư pháp.

4. Nội dung giấy không đáp ứng yêu cầu của hồ sơ Work Permit

Khoản 4 Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP không chỉ yêu cầu một giấy có tên là “lý lịch tư pháp”. Nội dung tài liệu phải có khả năng xác nhận người lao động không thuộc tình trạng:

• Đang chấp hành hình phạt.

• Chưa được xóa án tích.

• Đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

Một số giấy nước ngoài chỉ xác nhận:

• Không tìm thấy thông tin trong một cơ sở dữ liệu cụ thể.

• Không có vi phạm tại một thành phố hoặc một bang.

• Không có thông tin trong một khoảng thời gian ngắn.

• Không có vi phạm hành chính.

• Không thuộc danh sách truy nã.

• Đã thực hiện kiểm tra nhận dạng nhưng không xác nhận tình trạng án tích.

Những nội dung này có thể không tương đương hoàn toàn với yêu cầu của hồ sơ Work Permit.

Nếu giấy có phạm vi xác nhận hẹp, doanh nghiệp cần làm rõ trước khi tiếp tục xử lý.

5. Chọn giấy theo quốc tịch nhưng không kiểm tra quốc gia cấp

Quốc tịch của người lao động và quốc gia cấp tài liệu là hai vấn đề khác nhau.

Ví dụ, một người có quốc tịch Hàn Quốc nhưng đang cư trú dài hạn tại Nhật Bản có thể cung cấp giấy do cơ quan Nhật Bản cấp. Doanh nghiệp phải kiểm tra cơ chế áp dụng đối với giấy của Nhật Bản, không thể chỉ dựa vào quốc tịch Hàn Quốc để kết luận về thủ tục Apostille hoặc hợp pháp hóa.

Tương tự, người có hai quốc tịch hoặc đã thay đổi quốc tịch cần được kiểm tra dựa trên:

• Hộ chiếu đang sử dụng.

• Quốc gia cấp Criminal Record.

• Cơ quan cấp.

• Thời gian cư trú.

• Phạm vi dữ liệu được xác nhận.

• Sự thống nhất với hồ sơ Work Permit.

6. Chưa thực hiện Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự đúng quy định

Theo Điều 5 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, giấy tờ nước ngoài sử dụng trong hồ sơ Work Permit về nguyên tắc phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế, nguyên tắc có đi có lại hoặc quy định của pháp luật.

Từ ngày 11/09/2026, việc xử lý một số giấy tờ công nước ngoài có thể áp dụng cơ chế Apostille nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện.

Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn có thể chuẩn bị sai nếu:

• Quốc gia cấp giấy chưa có quan hệ áp dụng Công ước với Việt Nam.

• Tài liệu không thuộc phạm vi giấy tờ công được áp dụng.

• Apostille do sai cơ quan cấp.

• Apostille gắn với bản sao nhưng doanh nghiệp sử dụng như bản gốc.

• Apostille không thể xác thực.

• Giấy thuộc trường hợp phải hợp pháp hóa lãnh sự nhưng chỉ được công chứng tại nước ngoài.

• Doanh nghiệp cho rằng được miễn nhưng không xác định được căn cứ miễn.

Không nên kết luận dựa trên câu hỏi chung như:

“Người Hàn Quốc có cần hợp pháp hóa không?”

Câu hỏi cần kiểm tra là:

“Loại tài liệu này được cơ quan nào của quốc gia nào cấp và cơ chế pháp lý nào áp dụng khi sử dụng tại Việt Nam?”

7. Cho rằng đã Apostille thì chắc chắn đủ điều kiện xin Work Permit

Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự không xác nhận nội dung Criminal Record chắc chắn phù hợp với hồ sơ Work Permit.

Các thủ tục này chủ yếu xác nhận nguồn gốc pháp lý của:

• Chữ ký.

• Con dấu.

• Chức danh của người ký.

• Thẩm quyền của cơ quan xác thực theo cơ chế tương ứng.

Sau khi hoàn thành Apostille, cơ quan tiếp nhận Work Permit vẫn có thể kiểm tra:

• Nội dung giấy.

• Cơ quan cấp.

• Phạm vi xác nhận.

• Ngày cấp.

• Thông tin cá nhân.

• Giá trị bản điện tử hoặc bản giấy.

• Sự thống nhất với hộ chiếu.

• Bản dịch tiếng Việt.

Vì vậy, thứ tự phù hợp là kiểm tra giá trị nội dung trước, sau đó mới xử lý Apostille hoặc hợp pháp hóa.

8. Có Apostille hoặc hợp pháp hóa nhưng chưa dịch và chứng thực

Một Criminal Record nước ngoài đã được xác thực không đồng nghĩa tài liệu đã hoàn tất để nộp trong hồ sơ Work Permit.

Doanh nghiệp còn phải kiểm tra việc:

• Dịch toàn bộ tài liệu sang tiếng Việt.

• Dịch cả nội dung xác thực, Apostille hoặc tem hợp pháp hóa nếu cần.

• Chứng thực bản dịch theo quy định.

• Bảo đảm bản dịch gắn đúng với tài liệu đã được xác thực.

• Không bỏ sót trang hoặc phụ lục.

Một lỗi thường gặp là chỉ dịch trang Criminal Record nhưng không dịch trang Apostille hoặc nội dung chứng nhận đính kèm. Điều này có thể khiến cơ quan tiếp nhận không kiểm tra được toàn bộ chuỗi xác thực.

9. Bản dịch tự ý sửa thông tin để khớp hộ chiếu

Bản dịch phải phản ánh đúng nội dung của bản gốc.

Nếu Criminal Record ghi số hộ chiếu cũ, bản dịch không được tự động thay thành số hộ chiếu mới. Nếu tên trên giấy có thêm tên đệm, người dịch không nên tự bỏ tên đệm chỉ để giống hộ chiếu hiện tại.

Cách xử lý phù hợp là:

• Dịch đúng nội dung bản gốc.

• Chuẩn bị hộ chiếu cũ và hộ chiếu mới.

• Bổ sung giấy tờ chứng minh thay đổi thông tin.

• Lập văn bản giải trình khi cần.

• Cung cấp tài liệu xác nhận cùng một người nếu sự khác biệt đáng kể.

Việc làm bản dịch “đẹp hơn” nhưng không trung thực với bản gốc có thể tạo ra rủi ro lớn hơn cho toàn bộ hồ sơ.

10. Tên, ngày sinh hoặc số hộ chiếu không thống nhất

Những khác biệt thường gặp gồm:

• Đảo thứ tự họ và tên.

• Thiếu tên đệm.

• Phiên âm khác nhau.

• Tên trên giấy bằng chữ bản địa nhưng hộ chiếu dùng chữ Latinh.

• Criminal Record ghi hộ chiếu cũ.

• Ngày sinh bị đảo ngày và tháng.

• Quốc tịch ghi theo tên cũ của quốc gia.

• Nơi sinh thay đổi cách gọi sau khi điều chỉnh địa giới.

• Người lao động đổi họ sau khi kết hôn.

Không phải mọi khác biệt đều khiến tài liệu bị từ chối. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp không giải thích được mối liên hệ giữa các thông tin, cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu bổ sung.

Hồ sơ nên có một nguyên tắc thống nhất:

Thông tin kê khai trên hồ sơ Work Permit phải ưu tiên theo hộ chiếu hiện tại; những tài liệu có thông tin khác cần được nối bằng giấy tờ và giải trình phù hợp.

11. Chỉ nộp ảnh chụp hoặc bản scan không thể xác thực

Nộp hồ sơ online không có nghĩa mọi bản scan đều được xem là bản điện tử hợp lệ.

Doanh nghiệp cần phân biệt:

• Bản điện tử gốc có chữ ký số hoặc mã xác thực.

• Bản scan từ bản giấy hợp lệ.

• Bản chụp bằng điện thoại.

• Bản PDF được tạo lại.

• Bản in từ tài liệu điện tử.

• File đã bị chỉnh sửa hoặc mất chữ ký số.

Nếu Criminal Record là tài liệu điện tử nước ngoài, cần kiểm tra:

• Cổng xác minh chính thức.

• Chữ ký số.

• Mã QR.

• Mã hồ sơ.

• Thời hạn tra cứu.

• Khả năng xác thực bởi cơ quan Apostille hoặc lãnh sự.

• Khả năng xuất trình file gốc khi được yêu cầu.

Không nên chỉ dựa vào việc file “trông giống bản chính”.

12. Nộp Phiếu lý lịch tư pháp Việt Nam không đúng tình trạng cư trú

Người nước ngoài đang cư trú tại Việt Nam thực hiện thủ tục tại Công an cấp tỉnh. Người nước ngoài đã cư trú tại Việt Nam nhưng hiện không còn thuộc trường hợp đang cư trú cần kiểm tra thủ tục tại Cục Hồ sơ nghiệp vụ.

Nếu xác định sai tình trạng, hồ sơ có thể bị chuyển, trả lại hoặc yêu cầu thực hiện tại cơ quan khác.

Doanh nghiệp nên kiểm tra tình trạng tại ngày yêu cầu cấp Phiếu, không chỉ căn cứ nơi người lao động từng cư trú.

13. Xin Phiếu lý lịch tư pháp số 2 trong khi hồ sơ không cần

Việc xin Phiếu số 2 có thể làm thủ tục phức tạp hơn, đặc biệt vì cá nhân không được tùy ý ủy quyền cho người khác yêu cầu cấp Phiếu số 2.

Doanh nghiệp không nên yêu cầu Phiếu số 2 chỉ vì cho rằng Phiếu này chi tiết hơn.

Đối với hồ sơ Work Permit, cần xác định đúng mục đích cấp giấy và ưu tiên phương án phù hợp với thủ tục hành chính, thay vì thu thập thông tin lý lịch tư pháp vượt quá nhu cầu cần thiết.

14. Nộp đồng thời hai giấy có nội dung mâu thuẫn

Nộp cả Phiếu lý lịch tư pháp Việt Nam và Criminal Record nước ngoài không phải lúc nào cũng làm hồ sơ mạnh hơn.

Nếu hai giấy có khác biệt về:

• Họ tên.

• Số hộ chiếu.

• Quốc tịch.

• Tình trạng án tích.

• Phạm vi xác nhận.

• Thời gian được kiểm tra.

việc nộp đồng thời có thể làm phát sinh yêu cầu giải trình.

Nếu một giấy đã đáp ứng đầy đủ yêu cầu, doanh nghiệp nên xác định rõ giấy chính được sử dụng. Nếu hai giấy có nội dung mâu thuẫn đáng kể, cần làm rõ nguyên nhân trước khi nộp.

Bước 3: Kiểm tra thời hạn còn lại của toàn bộ hồ sơ

Khi sửa lý lịch tư pháp, những giấy tờ khác vẫn tiếp tục trôi thời hạn.

Doanh nghiệp cần kiểm tra lại:

• Giấy khám sức khỏe.

• Hộ chiếu.

• Văn bản cử sang Việt Nam.

• Giấy tờ chứng minh kinh nghiệm.

• Tài liệu chứng minh chức danh.

• Thời gian dự kiến làm việc.

• Thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận.

• Ngày dự kiến bắt đầu làm việc.

Không nên chỉ tập trung sửa một giấy rồi phát hiện giấy khác đã hết hạn.

Bước 4: Quyết định tiếp tục giấy hiện tại hay chuyển phương án

Ví dụ, Criminal Record nước ngoài còn 20 ngày nhưng chưa được hợp pháp hóa. Nếu quy trình xác thực và chuyển bản gốc dự kiến kéo dài hơn khoảng thời gian còn lại, tiếp tục xử lý giấy này có thể không hiệu quả.

Nếu người lao động đang cư trú tại Việt Nam và đủ điều kiện xin Phiếu lý lịch tư pháp Việt Nam, doanh nghiệp có thể đánh giá phương án chuyển đổi.

Ngược lại, nếu người lao động đang ở nước ngoài và chưa có điều kiện xin Phiếu Việt Nam, phương án phù hợp có thể là xin Criminal Record mới.

Bước 5: Chỉ nộp lại khi bộ hồ sơ đã thống nhất

Trước khi bổ sung hoặc nộp lại, cần kiểm tra đồng thời:

• Họ tên.

• Ngày tháng năm sinh.

• Quốc tịch.

• Số hộ chiếu.

• Vị trí công việc.

• Chức danh.

• Người sử dụng lao động.

• Ngày cấp và thời hạn giấy.

• Tính xác thực.

• Tình trạng dịch thuật và chứng thực.

Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm Những lỗi khiến hồ sơ xin giấy phép lao động bị trả về để rà soát những tài liệu còn lại.

Có thể.

Nếu lý lịch tư pháp không đáp ứng thành phần hồ sơ, cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu sửa đổi, bổ sung hoặc không cấp Work Permit theo kết quả xem xét hồ sơ.

Cần phân biệt:

• Hồ sơ bị yêu cầu bổ sung: Tài liệu còn có khả năng sửa, hoàn thiện hoặc thay thế trong phạm vi xử lý.

• Hồ sơ không được cấp: Hồ sơ không đáp ứng điều kiện hoặc tài liệu không thể chứng minh yêu cầu pháp lý sau quá trình xem xét.

• Người lao động không đáp ứng điều kiện: Nội dung lý lịch tư pháp thể hiện người lao động thuộc tình trạng không phù hợp với yêu cầu cấp Work Permit.

Nếu vấn đề chỉ là thiếu bản dịch, thiếu trang xác thực hoặc sai số hộ chiếu do người lao động đã đổi hộ chiếu, doanh nghiệp có thể có phương án khắc phục.

Nếu giấy thể hiện người lao động đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, đang chấp hành hình phạt hoặc có án tích chưa được xóa, vấn đề không còn là lỗi kỹ thuật. Doanh nghiệp cần đánh giá điều kiện của người lao động trước khi tiếp tục hồ sơ.

Có thể xem thêm Các trường hợp bị từ chối cấp giấy phép lao động tại Việt Nam.

Doanh nghiệp có thể áp dụng quy trình sáu bước sau.

Bước 1: Xác định người lao động đang ở đâu

Người đang cư trú tại Việt Nam, người chưa từng cư trú và người đã rời Việt Nam có thể cần những phương án khác nhau.

Bước 2: Kiểm tra giấy đã có

Không yêu cầu xin lại trước khi kiểm tra Criminal Record hoặc Phiếu lý lịch tư pháp hiện tại.

Bước 3: Chọn một phương án chính

Lựa chọn Phiếu Việt Nam, giấy nước ngoài hoặc cơ chế liên thông dựa trên tình trạng thực tế.

Bước 4: Kiểm tra pháp lý của tài liệu

Bao gồm cơ quan cấp, nội dung, thời hạn, Apostille, hợp pháp hóa, dịch thuật và chứng thực.

Bước 5: Đối chiếu với toàn bộ hồ sơ Work Permit

Không kiểm tra lý lịch tư pháp tách rời khỏi hộ chiếu, bằng cấp, kinh nghiệm, giấy khám sức khỏe và thông tin kê khai.

Bước 6: Dự phòng thời gian xử lý

Không để lý lịch tư pháp sát mốc 06 tháng mới nộp hồ sơ.

Khi xin Work Permit, người lao động nước ngoài có thể sử dụng Phiếu lý lịch tư pháp Việt Nam hoặc Criminal Record do nước ngoài cấp. Pháp luật không mặc nhiên yêu cầu nộp đồng thời cả hai loại giấy.

Phiếu lý lịch tư pháp Việt Nam thường phù hợp với người nước ngoài đang cư trú tại Việt Nam, có thông tin cư trú rõ ràng và còn đủ thời gian thực hiện thủ tục.

Criminal Record nước ngoài thường phù hợp với người đang ở nước ngoài hoặc đã có sẵn giấy do cơ quan có thẩm quyền cấp. Tuy nhiên, giấy nước ngoài phải được kiểm tra về nội dung, thời hạn, cơ chế Apostille hoặc hợp pháp hóa, dịch thuật và chứng thực.

Dù lựa chọn giấy Việt Nam hay nước ngoài, doanh nghiệp cần bảo đảm:

• Giấy được cấp không quá 06 tháng tính đến ngày nộp Work Permit.

• Đúng cơ quan có thẩm quyền.

• Nội dung đáp ứng yêu cầu.

• Thông tin thống nhất với hộ chiếu.

• Bản giấy hoặc bản điện tử có thể xác thực.

• Giấy nước ngoài đã hoàn tất thủ tục sử dụng tại Việt Nam.

• Toàn bộ hồ sơ Work Permit được chuẩn bị đồng bộ.

Lựa chọn đúng loại lý lịch tư pháp ngay từ đầu giúp doanh nghiệp giảm chi phí xử lý giấy tờ, hạn chế phải xin lại và tránh làm chậm thời điểm người lao động bắt đầu làm việc.

Nếu chưa xác định nên dùng Phiếu lý lịch tư pháp Việt Nam hay Criminal Record nước ngoài, doanh nghiệp có thể gửi cho FIWOLaw:

• Trang thông tin hộ chiếu hiện tại.

• Hộ chiếu cũ nếu người lao động đã thay hộ chiếu.

• Bản chụp hoặc file Criminal Record đang có.

• Ngày cấp giấy.

• Quốc gia và cơ quan cấp.

• Apostille hoặc tem hợp pháp hóa đã có, nếu có.

• Thị thực, thẻ tạm trú hoặc thông tin cư trú tại Việt Nam.

• Ngày dự kiến nộp Work Permit.

• Địa phương dự kiến nộp hồ sơ.

• Vị trí và hình thức làm việc tại Việt Nam.

FIWOLaw sẽ hỗ trợ kiểm tra:

• Loại giấy phù hợp.

• Thời hạn sử dụng.

• Thẩm quyền của cơ quan cấp.

• Sự thống nhất với hộ chiếu.

• Yêu cầu Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự.

• Dịch thuật và chứng thực.

• Khả năng thực hiện liên thông.

• Rủi ro cần xử lý trước khi nộp Work Permit.

Do cơ chế xác thực giấy tờ nước ngoài và cách thức tiếp nhận có thể khác nhau tùy quốc gia, loại tài liệu và địa phương, doanh nghiệp nên kiểm tra hồ sơ cụ thể trước khi thực hiện.

Phạm vi công việc và chi phí hỗ trợ, nếu phát sinh, sẽ được FIWOLaw thông báo rõ trước khi thực hiện.

Xem thêm Dịch vụ làm giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam.

Hotline/Zalo: 0392.906.316
Email: fiwolawvietnam@gmail.com

• Giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam – Work Permit

• Phiếu lý lịch tư pháp xin Work Permit: Điều kiện, thời hạn và cách chuẩn bị

• Hồ sơ và giấy tờ Work Permit: Hướng dẫn chuẩn bị

• Checklist hồ sơ xin Work Permit cho người nước ngoài

• Hợp pháp hóa lãnh sự hồ sơ xin giấy phép lao động tại Việt Nam

• Nộp hồ sơ giấy phép lao động online cho người nước ngoài như thế nào?

• Những lỗi khiến hồ sơ xin giấy phép lao động bị trả về

• Các trường hợp bị từ chối cấp giấy phép lao động tại Việt Nam