Bài này tập trung trước hết vào hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động thông thường theo Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Theo Điều 18, bộ hồ sơ có 7 nhóm tài liệu chính:

1. Mẫu số 03 – giải trình nhu cầu và đề nghị cấp Work Permit

2. Giấy khám sức khỏe (xem thêm giấy khám sức khoẻ cho Work Permit)

3. Hộ chiếu còn thời hạn

4. Phiếu lý lịch tư pháp/văn bản xác nhận tương ứng (nếu chưa biết chọn loại phiếu lý lịch tư pháp nào, xem hướng dẫn tại Work Permit dùng Phiếu lý lịch tư pháp Việt Nam hay nước ngoài? )

5. 02 ảnh màu 4 x 6 cm

6. Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc

7. Giấy tờ chứng minh vị trí công việc

Danh mục này được quy định tại Điều 18 Nghị định 219 và hiện cũng được các thủ tục hành chính địa phương công bố theo cấu trúc tương ứng.

Nhưng điều quan trọng của checklist FIWOLaw không phải chỉ là:

Có / Không có tài liệu.

Mà phải kiểm tra:

Có đúng tài liệu không? Nội dung có phù hợp không? Còn thời hạn không? Có cần xử lý giấy nước ngoài không? Và tài liệu có thực sự thuộc hồ sơ của trường hợp này không?

Xem thêm bài viết chi tiết về Hồ sơ xin giấy phép lao động

Checklist này thuộc nhóm công cụ thực hành của FIWOLaw nhằm giúp doanh nghiệp chuyển từ việc “đã có tài liệu” sang trạng thái “hồ sơ đã được kiểm tra và sẵn sàng”.

Nếu cần thêm mẫu giấy và các công cụ hỗ trợ khác, xem Trung tâm tài nguyên Work Permit cho người nước ngoài [2026].

Lưu ý đối với nhà đầu tư nước ngoài: Trước khi sử dụng bảng kiểm tra hồ sơ cấp giấy phép lao động, cần xác định người đó có thuộc diện miễn theo phần vốn và tư cách pháp lý hay không. Không nên yêu cầu chuẩn bị toàn bộ hồ sơ cấp phép khi chưa xác định đúng thủ tục.

Bạn có thể đối chiếu tại bảng kiểm tra điều kiện và thủ tục cho nhà đầu tư nước ngoài.

Trước khi chuẩn bị hồ sơ cấp Work Permit, cần kiểm tra người lao động có thuộc trường hợp:

• phải xin giấy phép lao động;

• không thuộc diện cấp giấy phép lao động;

• hay chỉ phải thực hiện thông báo trong trường hợp pháp luật quy định.

Nghị định 219 quy định nhiều trường hợp không thuộc diện cấp Work Permit, trong đó có một số trường hợp liên quan đến nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật làm việc trong thời gian nhất định hoặc di chuyển nội bộ doanh nghiệp.

Vì vậy:

Không phải cứ người nước ngoài sang Việt Nam làm việc là lập ngay checklist Điều 18.

Gate 0 – FIWOLaw

☐ Đã kiểm tra đối tượng không thuộc diện cấp Work Permit.

☐ Đã xác định trường hợp này thực sự phải xin Work Permit.

Nếu chưa PASS hai mục này → chưa nên chuẩn bị hồ sơ Điều 18.

Đây là một điểm rất rõ của Nghị định 219:

• Không quá 06 tháng kể từ ngày cấp đến ngày nộp hồ sơ Work Permit.

Ví dụ:

Phiếu được cấp:

• 10/03/2026

Nếu nộp hồ sơ Work Permit sau khi đã vượt quá mốc 06 tháng thì tài liệu không còn đáp ứng thời hạn của khoản 4 Điều 18.

Do đó, khác với bằng đại học hoặc giấy xác nhận kinh nghiệm, lý lịch tư pháp là một tài liệu cần được quản lý theo timeline.

Xem thêm mẫu giấy xác nhận kinh nghiệm

6 tháng được tính đến ngày nào?

Điểm cần nhớ là Nghị định 219 quy định:

từ ngày cấp đến ngày nộp hồ sơ.

Không phải:

• đến ngày Work Permit được cấp;

• đến ngày bắt đầu làm việc;

• hay đến ngày ký hợp đồng lao động.

Ví dụ:

LLTP cấp: 05/04/2026

Nộp Work Permit: 01/10/2026

thì cần tính khoảng thời gian từ ngày cấp Phiếu tới chính ngày nộp hồ sơ.

Đây là lý do doanh nghiệp nên tính timeline trước khi xin LLTP.

Nghị định 219 hiện sử dụng bốn nhóm vị trí chính:

• Nhà quản lý

• Giám đốc điều hành

• Chuyên gia

• Lao động kỹ thuật

Mỗi nhóm có logic chứng minh khác nhau.

Đây là lý do tại FIWOLaw, việc đầu tiên không nên là hỏi:

“Khách có bằng đại học không?”

Mà phải hỏi:

“Khách đang xin theo vị trí nào?”

Bởi bằng đại học có thể rất quan trọng với Chuyên gia nhưng lại không phải tài liệu trung tâm để chứng minh một Nhà quản lý.

Checklist chọn vị trí ban đầu

Nhà quản lý

☐ Chức danh thực tế thuộc nhóm người quản lý doanh nghiệp hoặc người đứng đầu/cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

☐ Cơ cấu doanh nghiệp có hỗ trợ chức danh này.

☐ Có tài liệu bổ nhiệm/điều động hoặc tài liệu cơ cấu phù hợp.

Xem thêm chi tiết giấy phép lao động cho nhà quản lý

Giám đốc điều hành

☐ Thuộc trường hợp người đứng đầu chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh;

hoặc

☐ Là người đứng đầu và trực tiếp điều hành một lĩnh vực của doanh nghiệp/cơ quan/tổ chức.

☐ Nếu thuộc trường hợp thứ hai, đã kiểm tra điều kiện kinh nghiệm tương ứng.

Xem thêm chi tiết về giấy phép lao động cho giám đốc điều hành

Chuyên gia

☐ Có bằng đại học trở lên hoặc tương đương.

☐ Đã kiểm tra số năm kinh nghiệm.

☐ Chuyên môn/kinh nghiệm có phù hợp vị trí dự kiến tại Việt Nam.

Xem chi tiết về giấy phép lao động cho chuyên gia

Lao động kỹ thuật

☐ Đã xác định đi theo nhánh đào tạo + kinh nghiệm;

hoặc

☐ đi theo nhánh kinh nghiệm mà không sử dụng chứng chỉ đào tạo.

Xem thêm chi tiết giấy phép lao động về lao động kỹ thuật 

Nghị định 219 quy định Chuyên gia thông thường cần bằng đại học trở lên hoặc tương đương cùng ít nhất 2 năm kinh nghiệm phù hợp; Lao động kỹ thuật có thể theo nhánh đào tạo ít nhất 1 năm + ít nhất 2 năm kinh nghiệm hoặc ít nhất 3 năm kinh nghiệm phù hợp. Một số lĩnh vực ưu tiên có cơ chế riêng đối với Chuyên gia.

Chúng ta sẽ đi chi tiết hơn về 4 nhóm này ở phần sau của bài viết

Xem thêm điều kiện cấp Work Permit

Nhìn theo checklist “có giấy”:

• 7/7 – đủ hồ sơ.

Nhưng nhìn theo checklist FIWOLaw:

• 3/7 PASS.

Đó là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau.

PASS: Tài liệu đáp ứng yêu cầu và có thể tiếp tục sử dụng.

REVIEW: Có tài liệu nhưng còn điểm cần xác minh hoặc bổ sung.

FAIL: Tài liệu không đáp ứng hoặc không nên sử dụng.

Ví dụ: Experience Certificate

Có giấy → không có nghĩa PASS.

Cần:

• Có giấy

• đủ kinh nghiệm

• đúng lĩnh vực

• nội dung phù hợp

• hình thức phù hợp

• PASS

Có thể chuẩn hóa thành 8 bước:

Bước 1 – Xác định có cần Work Permit

Bước 2 – Kiểm tra lịch sử Work Permit

Bước 3 – Xác định vị trí

Bước 4 – Xác định hình thức làm việc

Bước 5 – Lập checklist đúng trường hợp

Bước 6 – Review nội dung từng tài liệu

Bước 7 – Xử lý giấy nước ngoài

Bước 8 – Final Review trước khi nộp

Sau khi hoàn thành các giấy tờ chung như:

• Mẫu số 03;

• hộ chiếu;

• ảnh;

• giấy khám sức khỏe;

• lý lịch tư pháp;

• giấy tờ chứng minh hình thức làm việc;

bước tiếp theo là xác định bộ hồ sơ chứng minh vị trí công việc.

Nghị định 219/2025/NĐ-CP hiện chia vị trí của người lao động nước ngoài thành bốn nhóm:

1. Nhà quản lý;

2. Giám đốc điều hành;

3. Chuyên gia;

4. Lao động kỹ thuật.

Điểm quan trọng là: Không thể dùng cùng một logic chứng minh cho cả bốn vị trí.

Chuyên gia được xây chủ yếu trên: Trình độ + Kinh nghiệm + Sự phù hợp.

Nhà quản lý lại dựa chủ yếu vào: Tư cách chức danh + Cơ cấu + Căn cứ bổ nhiệm/quản lý.

Giám đốc điều hành phải xác định: Người đứng đầu cái gì + trực tiếp điều hành cái gì + kinh nghiệm nếu thuộc trường hợp yêu cầu.

Lao động kỹ thuật lại có hai con đường: Đào tạo + kinh nghiệm

hoặc Kinh nghiệm đủ dài mà không bắt buộc chứng minh đào tạo.

Điều 3 và Điều 19 Nghị định 219 quy định riêng điều kiện và tài liệu chứng minh cho từng nhóm này.

Khi nào người lao động được xác định là Chuyên gia?

Theo khoản 3 Điều 3 Nghị định 219, Chuyên gia thông thường phải: có bằng đại học trở lên hoặc tương đương và có ít nhất 02 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí dự kiến tại Việt Nam.

Ngoài ra còn có một nhánh đặc biệt: 

• bằng đại học trở lên trong chuyên ngành được đào tạo

• ít nhất 01 năm kinh nghiệm phù hợp

đối với chuyên gia làm việc trong một số lĩnh vực như tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia hoặc lĩnh vực ưu tiên phát triển kinh tế – xã hội được cơ quan có thẩm quyền xác định hoặc thuộc thỏa thuận hợp tác của Chính phủ Việt Nam.

Như vậy, checklist Chuyên gia cần tách thành hai nhánh.

Nhánh A – Chuyên gia thông thường

Điều kiện

☐ Có bằng đại học trở lên hoặc tương đương.

☐ Có ít nhất 02 năm kinh nghiệm.

☐ Kinh nghiệm phù hợp với vị trí dự kiến làm việc tại Việt Nam.

Hồ sơ chứng minh

Theo Điều 19 Nghị định 219, thông thường gồm:

☐ Văn bằng/chứng chỉ/giấy chứng nhận chứng minh tốt nghiệp đại học trở lên hoặc tương đương.

☐ Văn bản xác nhận của người sử dụng lao động tại nước ngoài về số năm kinh nghiệm làm việc.

Chuyên gia có bắt buộc bằng đúng chuyên ngành không?

Đây là điểm cần đọc rất chính xác.

Ở nhánh Chuyên gia thông thường tại điểm a khoản 3 Điều 3, Nghị định 219 quy định: có bằng đại học trở lên hoặc tương đương và có ít nhất 02 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí dự kiến.

Quy định này không diễn đạt theo công thức cứng: “Tên chuyên ngành trên bằng phải giống hoàn toàn tên công việc tại Việt Nam.”

Trong thực tế, cơ quan xử lý vẫn cần đánh giá mối liên hệ của toàn bộ hồ sơ.

Ví dụ:

• Bằng: Business Administration

• Kinh nghiệm: Supply Chain Management – 6 năm

• Vị trí dự kiến: Chuyên gia quản lý chuỗi cung ứng.

Không nên chỉ thấy chữ: Business Administration ≠ Supply Chain rồi lập tức kết luận hồ sơ không thể sử dụng.

Cần đọc:

• nội dung bằng;

• quá trình làm việc;

• nhiệm vụ;

• lĩnh vực;

• vị trí tại Việt Nam.

Ngược lại, một bằng rất cao nhưng hoàn toàn không hỗ trợ câu chuyện nghề nghiệp của người lao động cũng có thể khiến hồ sơ khó giải thích.

Nhánh B – Chuyên gia 01 năm kinh nghiệm

Đây không phải chế độ chung cho mọi Chuyên gia.

Chỉ nên sử dụng khi hồ sơ thực sự thuộc một trong các lĩnh vực mà Nghị định quy định, ví dụ:

• tài chính;

• khoa học;

• công nghệ;

• đổi mới sáng tạo;

• chuyển đổi số quốc gia;

• lĩnh vực ưu tiên phát triển kinh tế – xã hội được bộ, cơ quan ngang bộ hoặc UBND cấp tỉnh xác định;

• hoặc theo thỏa thuận hợp tác của Chính phủ Việt Nam.

Ở nhánh này, Nghị định yêu cầu:

☐ Bằng đại học trở lên trong chuyên ngành được đào tạo.

☐ Ít nhất 01 năm kinh nghiệm phù hợp.

☐ Lĩnh vực công việc thực sự thuộc phạm vi ưu tiên/đặc thù được quy định.

FIWOLaw khuyên bạn không nên tự suy luận

Công ty là công ty IT chắc chắn thuộc “công nghệ” chỉ cần 01 năm kinh nghiệm.

Không nên làm như vậy.

Cần có căn cứ xác định trường hợp đang xét thực sự thuộc phạm vi mà điểm b khoản 3 Điều 3 cho phép áp dụng.

Checklist bằng đại học của Chuyên gia

☐ Họ tên trên bằng xác định được là người lao động.

☐ Tên trường/cơ sở đào tạo rõ ràng.

☐ Trình độ đạt đại học trở lên hoặc tương đương.

☐ Chuyên ngành được xác định.

☐ Nếu áp dụng nhánh 01 năm → chuyên ngành đáp ứng điều kiện tương ứng.

☐ Bằng nước ngoài đã được review nội dung trước khi xử lý HPHLS/Apostille.

☐ Cách thể hiện tên trên bằng và hộ chiếu không có mâu thuẫn chưa xử lý.

PASS / REVIEW / FAIL – bằng Chuyên gia

✅ PASS

Hộ chiếu: LI WEI

Bằng: Bachelor of Engineering – Mechanical Engineering

Kinh nghiệm: Mechanical Design Engineer – 4 năm.

Vị trí Việt Nam: Chuyên gia kỹ thuật cơ khí.

→ Câu chuyện hồ sơ tương đối rõ.

REVIEW

Bằng: Bachelor of Business Administration

Kinh nghiệm: 5 năm Data Analysis.

Vị trí: Chuyên gia phân tích dữ liệu.

→ Không nên loại ngay.

Cần đọc:

• môn học/nền tảng chuyên môn nếu cần;

• nội dung kinh nghiệm;

• mức độ phù hợp của công việc thực tế.

FAIL rõ

Có bằng đại học nhưng: không chứng minh được kinh nghiệm tối thiểu;

hoặc kinh nghiệm: hoàn toàn không liên quan tới vị trí đang xin;

hoặc tài liệu kinh nghiệm: không xác định được thời gian thực tế.

Checklist kinh nghiệm của Chuyên gia

Không nên chỉ kiểm tra: “Có Experience Certificate chưa?”

Cần kiểm tra:

☐ Ai cấp?

☐ Người sử dụng lao động nước ngoài có xác nhận không?

☐ Tên người lao động đúng không?

☐ Thời gian bắt đầu?

☐ Thời gian kết thúc?

☐ Tổng thời gian đủ 02 năm hoặc 01 năm theo trường hợp?

☐ Chức danh?

☐ Lĩnh vực?

☐ Nhiệm vụ cốt lõi?

☐ Kinh nghiệm có phù hợp vị trí Việt Nam?

☐ Các khoảng thời gian có bị trùng nhau không?

☐ Nếu nhiều công ty → tổng hợp đúng thời gian chưa?

Bạn có thể xem riêng về chủ đề này tại:

Giấy xác nhận kinh nghiệm xin Work Permit

và:

Employment Certificate có dùng để xin Work Permit không?

Work Permit cũ có thay giấy xác nhận kinh nghiệm của Chuyên gia được không?

Có thể.

Điều 19 Nghị định 219 quy định trường hợp người lao động nước ngoài đã làm việc tại Việt Nam thì có thể sử dụng:

• Work Permit đã cấp;

hoặc

• Giấy xác nhận không thuộc diện cấp Work Permit đã cấp

để thay thế giấy tờ chứng minh số năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực phù hợp.

Đây là một quy định rất có giá trị.

Ví dụ:

Người lao động từng có Work Permit tại Việt Nam thể hiện: Chuyên gia – lĩnh vực kỹ thuật sản xuất và hiện tiếp tục xin vị trí chuyên môn phù hợp.

Trước khi yêu cầu công ty cũ ở nước ngoài cấp lại Experience Certificate, FIWOLaw nên kiểm tra Work Permit cũ trước.

Nhưng Work Permit cũ KHÔNG thay bằng đại học

Đây là điểm cần tránh hiểu nhầm.

Quy định nói Work Permit cũ được sử dụng để:

thay thế giấy tờ chứng minh kinh nghiệm.

Không có nghĩa:

từng có Work Permit → lần này không cần chứng minh trình độ Chuyên gia.

Nếu trường hợp đang xin vẫn yêu cầu bằng đại học thì vẫn cần tài liệu trình độ tương ứng.

Có thể hiểu:

Bằng đại học

→ chứng minh phần trình độ.

Experience Certificate hoặc Work Permit cũ

→ chứng minh phần kinh nghiệm.

Hai chức năng khác nhau.

Checklist cuối – Chuyên gia

Điều kiện

☐ Chọn đúng nhánh 02 năm hay 01 năm.

☐ Trình độ đáp ứng.

☐ Kinh nghiệm đáp ứng.

☐ Kinh nghiệm phù hợp vị trí.

Giấy tờ

☐ Bằng/chứng nhận trình độ.

☐ Experience Certificate;

hoặc

☐ Work Permit/Giấy xác nhận miễn cũ nếu đủ điều kiện thay thế kinh nghiệm.

Nội dung

☐ Tên.

☐ Thời gian.

☐ Chức danh.

☐ Lĩnh vực.

☐ Mối liên hệ với vị trí tại Việt Nam.

Giấy nước ngoài

☐ Review nội dung.

☐ HPHLS/Apostille/miễn.

☐ Dịch/chứng thực.

Nhà quản lý khác Chuyên gia ở đâu?

Nhà quản lý không được xác định bằng:

“có bằng gì”

hay:

“có bao nhiêu năm kinh nghiệm.”

Điều 3 Nghị định 219 xác định Nhà quản lý là:

• người quản lý doanh nghiệp theo khoản 24 Điều 4 Luật Doanh nghiệp;

• hoặc người đứng đầu/cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Khoản 24 Điều 4 Luật Doanh nghiệp xác định người quản lý doanh nghiệp gồm các chức danh như:

• chủ doanh nghiệp tư nhân;

• thành viên hợp danh;

• Chủ tịch Hội đồng thành viên;

• thành viên Hội đồng thành viên;

• Chủ tịch công ty;

• Chủ tịch Hội đồng quản trị;

• thành viên Hội đồng quản trị;

• Giám đốc;

• Tổng giám đốc;

• và cá nhân giữ chức danh quản lý khác theo Điều lệ công ty.

Đây là lý do hồ sơ Nhà quản lý phải bắt đầu từ:

Chức danh có thực sự là chức danh quản lý không?

Checklist xác định chức danh Nhà quản lý

☐ Chức danh nằm trực tiếp trong nhóm Luật Doanh nghiệp xác định là người quản lý;

hoặc

☐ Nếu là chức danh quản lý khác → Điều lệ công ty có quy định chức danh đó là chức danh quản lý.

☐ Người ký bổ nhiệm có thẩm quyền.

☐ Cơ cấu tổ chức hỗ trợ vị trí.

☐ Quyết định bổ nhiệm/điều động thống nhất với chức danh Work Permit.

Ví dụ chức danh mạnh về mặt pháp lý

Ví dụ:

• Tổng Giám đốc;

• Giám đốc;

• Chủ tịch công ty;

• Thành viên HĐTV;

• Chủ tịch HĐQT;

• Thành viên HĐQT.

Những chức danh này đã được Luật Doanh nghiệp trực tiếp liệt kê trong khái niệm người quản lý doanh nghiệp.

Tuy nhiên:

Tên chức danh đúng chưa có nghĩa hồ sơ tự động PASS.

Còn phải xác định người lao động thực sự được bổ nhiệm vào chức danh đó một cách hợp lệ.

Các chức danh như Phó Giám đốc có tự động là Nhà quản lý không?

Không nên mặc định.

Khoản 24 Điều 4 Luật Doanh nghiệp không liệt kê chung: “mọi Phó Giám đốc”

là người quản lý doanh nghiệp.

Nhưng luật cho phép: cá nhân giữ chức danh quản lý khác theo quy định tại Điều lệ công ty.

Do đó, nếu doanh nghiệp muốn sử dụng một chức danh như:

• Phó Giám đốc;

• Giám đốc vận hành;

• COO;

• Phó Tổng Giám đốc;

• Giám đốc khối;

theo nhóm Nhà quản lý, cần đặc biệt kiểm tra Điều lệ và cơ cấu quản trị của chính doanh nghiệp đó.

Không nên suy luận chỉ từ chữ: Director / Manager / Deputy.

Điều 19 yêu cầu giấy gì cho Nhà quản lý?

Điều 19 Nghị định 219 quy định giấy tờ chứng minh Nhà quản lý là một trong các nhóm tài liệu như:

• Điều lệ công ty và giấy tờ chứng minh là Nhà quản lý;

• hoặc văn bản bổ nhiệm/điều động đối với vị trí Nhà quản lý theo Luật Doanh nghiệp;

• đối với người đứng đầu/cấp phó cơ quan, tổ chức thì sử dụng giấy phép thành lập hoặc văn bản bổ nhiệm/điều động theo trường hợp tương ứng.

Điểm cần lưu ý: Không nên biến “Điều lệ + Quyết định bổ nhiệm” thành công thức bắt buộc tuyệt đối cho mọi Nhà quản lý nếu Điều 19 cho phép các hướng chứng minh khác nhau.

Nhưng trong review thực tế, FIWOLaw khuyên bạn vẫn nên kiểm tra cơ cấu và thẩm quyền để bảo đảm hồ sơ không tự mâu thuẫn.

Hai lớp kiểm tra Nhà quản lý

Lớp 1 – Điều kiện pháp lý

Người này có thuộc khái niệm Nhà quản lý hay không?

Lớp 2 – Bằng chứng doanh nghiệp

Người này đã thực sự được đưa vào vị trí đó đúng cơ cấu và thẩm quyền hay chưa?

Đây là điểm phân biệt: “Tên nghe giống quản lý” với “là Nhà quản lý theo pháp luật.”

Checklist Điều lệ

Nếu hồ sơ sử dụng Điều lệ hoặc chức danh thuộc nhóm “chức danh quản lý khác theo Điều lệ”, cần kiểm tra:

☐ Điều lệ đúng của doanh nghiệp.

☐ Bản hiện hành.

☐ Cơ cấu quản lý được quy định.

☐ Chức danh đang xin có xuất hiện hoặc có căn cứ rõ.

☐ Quyền hạn/chức năng của chức danh không mâu thuẫn với hồ sơ.

☐ Thẩm quyền bổ nhiệm được xác định.

Checklist Quyết định bổ nhiệm

☐ Đúng tên doanh nghiệp.

☐ Đúng người lao động.

☐ Đúng chức danh.

☐ Ngày hiệu lực.

☐ Người ký có thẩm quyền.

☐ Căn cứ ban hành phù hợp.

☐ Không bổ nhiệm một chức danh mà cơ cấu doanh nghiệp không có căn cứ.

☐ Chức danh trong Quyết định thống nhất với Mẫu 03.

Ví dụ PASS – Nhà quản lý

Điều lệ quy định: Công ty có Tổng Giám đốc.

Chủ thể có thẩm quyền ban hành quyết định: bổ nhiệm ông A làm Tổng Giám đốc.

Mẫu 03: 

• Vị trí: Nhà quản lý

• Chức danh: Tổng Giám đốc.

Cấu trúc hồ sơ rõ.

Ví dụ REVIEW – Nhà quản lý

Quyết định bổ nhiệm: Chief Operating Officer – COO.

Nhưng Điều lệ:

• không nhắc COO;

• không xác định chức danh này là người quản lý;

• không rõ ai có quyền bổ nhiệm;

• cơ cấu chỉ có Chủ tịch + Tổng Giám đốc.

Không nên vội gửi hồ sơ.

Cần xác định:

• COO thực sự thuộc nhóm Nhà quản lý?

• hay: nên xây theo Giám đốc điều hành?

• hay: cần điều chỉnh cơ cấu doanh nghiệp?

Đây là review pháp lý, không phải chỉ đổi bản dịch chức danh.

Ví dụ FAIL

Doanh nghiệp cấp Quyết định: “Bổ nhiệm ông B làm Nhà quản lý.”

Nhưng không xác định:

• chức danh cụ thể;

• vị trí trong cơ cấu;

• quyền hạn;

• căn cứ bổ nhiệm.

Chữ “Nhà quản lý” là nhóm vị trí Work Permit, không phải lúc nào cũng có thể dùng thay cho một chức danh quản trị thực tế.

Nhà quản lý có cần bằng đại học không?

Nghị định 219 không đặt bằng đại học như điều kiện chung để xác định Nhà quản lý tại khoản 1 Điều 3.

Đây là khác biệt rất lớn với Chuyên gia.

Do đó: Nhà quản lý không có bằng đại học

không nên bị chuyển tự động sang kết luận: không đủ điều kiện Work Permit.

Cần kiểm tra đúng nhóm vị trí.

Nhà quản lý có bắt buộc 3 năm kinh nghiệm không?

Cũng không nên nhầm với Giám đốc điều hành.

Khoản 1 Điều 3 về Nhà quản lý không đặt điều kiện chung: “phải có 03 năm kinh nghiệm.”

Điều kiện 03 năm thuộc trường hợp Giám đốc điều hành là người đứng đầu và trực tiếp điều hành một lĩnh vực tại điểm b khoản 2 Điều 3.

Đây là lỗi checklist rất dễ xảy ra nếu doanh nghiệp trộn hai vị trí.

Checklist cuối – Nhà quản lý

Xác định vị trí

☐ Là người quản lý theo Luật Doanh nghiệp;

hoặc

☐ Người đứng đầu/cấp phó cơ quan, tổ chức.

Cơ cấu

☐ Chức danh có căn cứ.

☐ Điều lệ/cơ cấu không mâu thuẫn.

Bổ nhiệm

☐ Đúng thẩm quyền.

☐ Đúng chức danh.

☐ Đúng người.

☐ Đúng hiệu lực.

Work Permit

☐ Mẫu 03 ghi vị trí Nhà quản lý.

☐ Chức danh thực tế thống nhất.

☐ Không dùng bằng/kinh nghiệm để “chữa” một chức danh vốn không phải Nhà quản lý.

Đây là vị trí dễ bị nhầm nhất với Nhà quản lý.

Nghị định 219 chia Giám đốc điều hành thành hai trường hợp hoàn toàn khác nhau.

Trường hợp A – Người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh

Đây là nhánh khá rõ.

Người lao động là:

• người đứng đầu chi nhánh;

• người đứng đầu văn phòng đại diện;

• người đứng đầu địa điểm kinh doanh.

Điều 19 cho phép sử dụng:

• Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh;

• Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện;

• hoặc Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh

để chứng minh trường hợp tương ứng.

Checklist Giám đốc điều hành – Nhánh A

☐ Đơn vị thực sự là chi nhánh/VPĐD/địa điểm kinh doanh.

☐ Có giấy đăng ký hoạt động tương ứng.

☐ Người lao động thực sự là người đứng đầu.

☐ Thông tin người lao động thống nhất.

☐ Chức danh trên Mẫu 03 phù hợp.

☐ Nếu giấy đăng ký chưa đủ thể hiện quan hệ bổ nhiệm thực tế → review tài liệu hỗ trợ thêm.

Lưu ý

Không nên gọi một phòng nội bộ như: “Chi nhánh kinh doanh”

nếu về pháp lý đó chỉ là một phòng của công ty.

Tên nội bộ không biến một bộ phận thành: chi nhánh

theo pháp luật doanh nghiệp.

Trường hợp B – Người đứng đầu và trực tiếp điều hành một lĩnh vực

Đây là trường hợp khó hơn rất nhiều.

Khoản 2 Điều 3 yêu cầu đồng thời:

Điều kiện 1

Người lao động là: người đứng đầu

Điều kiện 2

Người đó: trực tiếp điều hành một lĩnh vực của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

Điều kiện 3

Có: ít nhất 03 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phù hợp với vị trí dự kiến tại Việt Nam.

Không thể bỏ bất kỳ lớp nào.

“Người đứng đầu một lĩnh vực” nghĩa là gì trong review hồ sơ?

FIWOLaw nên kiểm tra cơ cấu thực tế.

Ví dụ:

• TỔNG GIÁM ĐỐC

  • Giám đốc Tài chính

    • Phòng Tài chính

  • Giám đốc Vận hành

    • Khối Vận hành

  • Giám đốc Kinh doanh

    • Khối Kinh doanh

Một: Giám đốc Vận hành được cơ cấu xác định là người đứng đầu và trực tiếp điều hành lĩnh vực vận hành có logic rất khác với một: Phó Giám đốc chỉ được ghi tên nhưng không xác định phụ trách lĩnh vực nào.

Hồ sơ chứng minh nhánh B

Điều 19 quy định nhóm tài liệu gồm:

• Điều lệ công ty hoặc văn bản quy định cơ cấu tổ chức;

• văn bản xác nhận của người sử dụng lao động tại nước ngoài về số năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực phù hợp.

Nếu người lao động đã làm việc tại Việt Nam thì: Work Permit hoặc Giấy xác nhận không thuộc diện cấp Work Permit đã cấp

có thể thay thế giấy tờ chứng minh kinh nghiệm theo điều kiện của Nghị định.

Checklist cơ cấu – Giám đốc điều hành

☐ Có lĩnh vực/bộ phận cụ thể.

☐ Người lao động là người đứng đầu.

☐ Có quyền trực tiếp điều hành.

☐ Cơ cấu tổ chức hỗ trợ điều này.

☐ Chức danh bổ nhiệm phù hợp.

☐ Mẫu 03 thống nhất.

☐ Không chỉ gắn chữ “Executive Director” vào một chức danh không đáp ứng bản chất.

Checklist 03 năm kinh nghiệm

☐ Có ít nhất 03 năm.

☐ Kinh nghiệm trong lĩnh vực phù hợp.

☐ Thời gian được xác định rõ.

☐ Chức danh/nhiệm vụ hỗ trợ lĩnh vực.

☐ Không cộng trùng khoảng thời gian.

☐ Experience Certificate đủ nội dung;

hoặc

☐ Work Permit/Giấy xác nhận miễn cũ phù hợp để thay thế bằng chứng kinh nghiệm.

Ví dụ PASS

Doanh nghiệp có: Khối vận hành.

Điều lệ/quy định cơ cấu xác định: Giám đốc Vận hành là người đứng đầu Khối Vận hành.

Ông A có: 7 năm kinh nghiệm Operations Management.

Quyết định: bổ nhiệm Giám đốc Vận hành.

Mẫu 03: 

Vị trí: Giám đốc điều hành 

Chức danh: Giám đốc Vận hành.

→ Logic tương đối rõ.

Ví dụ REVIEW

Quyết định: Phó Giám đốc.

Mô tả: hỗ trợ Giám đốc trong một số công việc.

Không có:

• lĩnh vực cụ thể;

• bộ phận cụ thể;

• thẩm quyền đứng đầu.

→ Chưa đủ cơ sở chỉ vì chức danh cấp cao.

Cần xác định: Nhà quản lý?

hay: Giám đốc điều hành?

hay: một vị trí khác?

Ví dụ FAIL

Chỉ có: Experience Certificate 10 năm.

Nhưng cơ cấu doanh nghiệp Việt Nam không chứng minh người này: đứng đầu và trực tiếp điều hành một lĩnh vực.

03 năm kinh nghiệm không tự biến người lao động thành Giám đốc điều hành.

Điều kiện phải đi cùng nhau: Cơ cấu + Vai trò đứng đầu + Điều hành trực tiếp + Kinh nghiệm.

Nhà quản lý và Giám đốc điều hành nên chọn thế nào?

Không nên hỏi: “Cái nào dễ hơn?”

Nên hỏi: Bản chất chức danh và cơ cấu doanh nghiệp phù hợp nhóm nào hơn?

Ví dụ:

Tổng Giám đốc

Thường có căn cứ rất rõ để xem xét nhóm Nhà quản lý theo Luật Doanh nghiệp.

Giám đốc Vận hành

Nếu được thiết kế là người đứng đầu một lĩnh vực:

→ có thể cần xem xét Giám đốc điều hành.

Phó Tổng Giám đốc

Nếu Điều lệ quy định là chức danh quản lý:

→ có thể xem xét Nhà quản lý.

Không nên chọn vị trí chỉ dựa trên cách dịch tiếng Anh.

Checklist cuối – Giám đốc điều hành

Nhánh A

☐ Chi nhánh/VPĐD/địa điểm kinh doanh.

☐ Người lao động là người đứng đầu.

☐ Có giấy đăng ký tương ứng.

Nhánh B

☐ Có lĩnh vực cụ thể.

☐ Là người đứng đầu lĩnh vực.

☐ Trực tiếp điều hành.

☐ Cơ cấu tổ chức chứng minh được.

☐ Có ít nhất 03 năm kinh nghiệm phù hợp.

☐ Experience Certificate hoặc giấy thay thế phù hợp.

FIWOLaw khuyên bạn có thể sử dụng logic nhanh như sau: 

Bước 1

Người này có giữ một chức danh thuộc nhóm người quản lý doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp không?

Có

→ Kiểm tra Nhà quản lý.

Không

↓

Bước 2

Người này có phải người đứng đầu:

• chi nhánh;

• VPĐD;

• địa điểm kinh doanh;

không?

Có

→ Kiểm tra Giám đốc điều hành – Nhánh A.

Không

↓

Bước 3

Người này có phải người đứng đầu và trực tiếp điều hành một lĩnh vực cụ thể không?

Có

→ kiểm tra 03 năm kinh nghiệm.

→ có thể xem xét Giám đốc điều hành – Nhánh B.

Không

↓

Bước 4

Công việc có bản chất chuyên môn trình độ đại học?

Có

→ kiểm tra Chuyên gia.

Không / không có bằng phù hợp

↓

Bước 5

Công việc có bản chất kỹ thuật và đáp ứng:

• đào tạo + kinh nghiệm;

hoặc

• 03 năm kinh nghiệm?

Có

→ kiểm tra Lao động kỹ thuật.

Trước khi chốt hồ sơ, FIWOLaw khuyên khách hàng nên chạy thêm một lần: 

Vị trí

☐ Nhóm vị trí pháp lý đã đúng.

Chức danh

☐ Chức danh thực tế hỗ trợ nhóm vị trí.

Công việc

☐ Nhiệm vụ thực tế phù hợp.

Doanh nghiệp

☐ Ngành/lĩnh vực hoạt động có logic với nhu cầu sử dụng người lao động.

Kinh nghiệm

☐ Số năm đủ.

☐ Nội dung phù hợp.

Trình độ

☐ Đáp ứng nếu vị trí yêu cầu.

Cơ cấu

☐ Đáp ứng nếu Nhà quản lý/Giám đốc điều hành.

Mẫu 03

☐ Thống nhất toàn bộ dữ liệu trên.

• Nếu một tài liệu nói: Chuyên gia Marketing

• một tài liệu nói: Technical Manager

• và Quyết định bổ nhiệm lại ghi: Operations Director

thì hồ sơ chưa PASS dù từng giấy riêng lẻ có vẻ hợp lệ.

Chuyên gia

• Bằng

• Kinh nghiệm

• Công việc cũ

• Công việc Việt Nam

• Sự phù hợp

• PASS

Nhà quản lý

• Loại hình doanh nghiệp

• Điều lệ/cơ cấu

• Chức danh

• Thẩm quyền bổ nhiệm

• Quyết định

• PASS

Giám đốc điều hành

• Đơn vị/lĩnh vực

• Người đứng đầu

• Quyền trực tiếp điều hành

• Kinh nghiệm nếu áp dụng

• PASS

Lao động kỹ thuật

• Nhánh điều kiện

• Đào tạo nếu có

• Kinh nghiệm

• Nhiệm vụ kỹ thuật

• Sự phù hợp

• PASS

Một hồ sơ có thể đủ điều kiện cho hơn một vị trí không?

Có thể xảy ra.

Ví dụ một Tổng Giám đốc:

• có bằng MBA;

• có 15 năm kinh nghiệm;

• đồng thời thuộc nhóm người quản lý doanh nghiệp.

Về mặt dữ liệu cá nhân, người đó có thể rất mạnh.

Nhưng không có nghĩa doanh nghiệp nên tùy ý chọn: Chuyên gia chỉ vì ông ấy có bằng và kinh nghiệm.

Nếu công việc thực tế là Tổng Giám đốc, nhóm Nhà quản lý có thể phản ánh đúng bản chất hơn.

Tương tự:

Một Giám đốc kỹ thuật có:

• bằng kỹ thuật;

• 12 năm kinh nghiệm;

• trực tiếp đứng đầu lĩnh vực kỹ thuật.

Có thể xuất hiện nhiều hướng cần đánh giá:

• Nhà quản lý;

• Giám đốc điều hành;

• Chuyên gia.

Lúc này, FIWOLaw nên chọn phương án: phù hợp nhất với cấu trúc pháp lý và công việc thực tế chứ không phải: phương án có ít giấy nhất.

Một hồ sơ không đủ Chuyên gia có thể chuyển sang Lao động kỹ thuật không?

Có thể, nếu bản chất công việc thực sự là kỹ thuật và đáp ứng điều kiện Lao động kỹ thuật.

Ví dụ:

Người lao động:

• không có bằng đại học;

• có 8 năm kinh nghiệm vận hành và bảo trì máy CNC.

Không đủ điều kiện Chuyên gia thông thường vì thiếu bằng.

Nhưng có thể kiểm tra: Lao động kỹ thuật – nhánh ≥03 năm kinh nghiệm.

Tuy nhiên, không nên chỉ “đổi nhãn” nếu công việc thực tế lại là: tư vấn chiến lược tài chính.

Bởi Lao động kỹ thuật không phải phương án dự phòng chung cho tất cả hồ sơ thiếu bằng.

Một hồ sơ Nhà quản lý yếu có thể chuyển thành Giám đốc điều hành không?

Cũng chỉ khi bản chất vị trí đáp ứng.

Ví dụ: “Phó Giám đốc” không được Điều lệ xác định rõ là chức danh quản lý.

Doanh nghiệp không nên đơn giản đổi trên Mẫu 03 thành: Giám đốc điều hành.

Muốn đi theo Giám đốc điều hành nhánh đứng đầu lĩnh vực thì phải chứng minh được:

• người đứng đầu;

• lĩnh vực cụ thể;

• trực tiếp điều hành;

• cơ cấu;

• ít nhất 03 năm kinh nghiệm phù hợp.

Mỗi vị trí có gate riêng.

Không vị trí nào là “lối tắt” cho vị trí khác.

Trước khi kết luận: Hồ sơ chứng minh vị trí PASS

FIWOLaw khuyên bạn nên check và làm rõ các yêu cầu:

1. Classification

☐ Nhà quản lý / Giám đốc điều hành / Chuyên gia / Lao động kỹ thuật đã được xác định.

2. Legal Gate

☐ Đáp ứng đúng Điều 3 Nghị định 219.

3. Evidence

☐ Có đúng nhóm giấy Điều 19 yêu cầu.

4. Substance

☐ Nội dung giấy chứng minh được điều kiện.

5. Relevance

☐ Kinh nghiệm/trình độ/cơ cấu phù hợp với vị trí Việt Nam.

6. Consistency

☐ Mẫu 03.

☐ Quyết định.

☐ Experience Certificate.

☐ Bằng.

☐ Cơ cấu.

☐ Hình thức làm việc.

không mâu thuẫn nhau.

7. Foreign Document

☐ Giấy nước ngoài đã được review trước khi Apostille/HPHLS.

Ở các phần trên, doanh nghiệp đã xác định được:

• người lao động có thực sự phải xin Work Permit;

• đây là hồ sơ cấp mới thông thường hay trường hợp đặc biệt;

• vị trí là Nhà quản lý, Giám đốc điều hành, Chuyên gia hay Lao động kỹ thuật;

• hình thức làm việc;

• và nhóm giấy tờ cần sử dụng.

Bước cuối không phải là hỏi: “Đã đủ giấy chưa?”

Mà phải hỏi: “Toàn bộ bộ hồ sơ đã kể cùng một câu chuyện chưa?”

Một bộ hồ sơ Work Permit tốt phải đồng thời PASS ở 5 lớp:

• Lớp 1 – Đúng thủ tục

• Lớp 2 – Đúng điều kiện vị trí

• Lớp 3 – Đúng tài liệu

• Lớp 4 – Đúng nội dung và thời hạn

• Lớp 5 – Các tài liệu thống nhất với nhau

Chỉ khi cả 5 lớp PASS mới nên chuyển sang trạng thái: READY TO FILE

MASTER CHECKLIST – Cấp Work Permit thông thường

A. Xác định CASE

☐ Đã kiểm tra trường hợp không thuộc diện cấp Work Permit.

☐ Đã kiểm tra Work Permit/Giấy xác nhận miễn cũ nếu có.

☐ Đã xác định đúng thủ tục đang thực hiện.

☐ Đã xác định người sử dụng lao động.

☐ Đã xác định địa điểm làm việc.

B. Xác định công việc

☐ Vị trí pháp lý đã chọn:

• Nhà quản lý;

• Giám đốc điều hành;

• Chuyên gia;

• hoặc Lao động kỹ thuật.

☐ Chức danh thực tế phù hợp vị trí pháp lý.

☐ Lĩnh vực làm việc đã xác định.

☐ Công việc thực tế phù hợp hồ sơ.

☐ Hình thức làm việc đúng với Nghị định 219.

C. Hồ sơ chung

☐ Mẫu số 03.

☐ Hộ chiếu còn hiệu lực.

☐ 02 ảnh 4 x 6 cm đúng yêu cầu.

☐ Giấy khám sức khỏe còn đủ điều kiện sử dụng.

☐ Phiếu LLTP/văn bản tương ứng nếu trường hợp này yêu cầu.

☐ Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc.

☐ Giấy tờ chứng minh vị trí.

Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định các nhóm tài liệu cơ bản của hồ sơ cấp Work Permit; Nghị định hiện vẫn còn hiệu lực.

D. Hồ sơ vị trí

Nếu là Chuyên gia

☐ Bằng đại học trở lên hoặc tương đương.

☐ Kinh nghiệm đủ thời gian.

☐ Kinh nghiệm phù hợp vị trí.

☐ Đã xác định đúng nhánh 02 năm hay trường hợp đặc biệt 01 năm.

Nếu là Nhà quản lý

☐ Chức danh thuộc nhóm Nhà quản lý.

☐ Điều lệ/cơ cấu hỗ trợ nếu cần.

☐ Văn bản bổ nhiệm/điều động phù hợp.

☐ Người ký có thẩm quyền.

Nếu là Giám đốc điều hành

☐ Đã xác định đúng nhánh.

☐ Nếu đứng đầu chi nhánh/VPĐD/địa điểm kinh doanh → có giấy đăng ký tương ứng.

☐ Nếu đứng đầu một lĩnh vực → cơ cấu chứng minh được vai trò đứng đầu và trực tiếp điều hành.

☐ Đủ kinh nghiệm nếu thuộc nhánh yêu cầu 03 năm.

Nếu là Lao động kỹ thuật

☐ Đã chọn đúng:

≥01 năm đào tạo + ≥02 năm kinh nghiệm

hoặc

≥03 năm kinh nghiệm phù hợp.

E. Hồ sơ nước ngoài

Với từng giấy nước ngoài:

☐ Tài liệu này thực sự cần.

☐ Nội dung đã PASS trước khi xử lý pháp lý.

☐ Đã xác định nước cấp.

☐ Đã xác định cơ quan/người phát hành.

☐ Đã kiểm tra miễn hợp pháp hóa nếu có.

☐ Đã kiểm tra cơ chế Apostille nếu áp dụng.

☐ Hoặc đã hợp pháp hóa lãnh sự theo cơ chế truyền thống.

☐ Đã dịch sang tiếng Việt.

☐ Đã chứng thực theo quy định.

Nguyên tắc Điều 5 Nghị định 219 là giấy tờ nước ngoài sử dụng trong hồ sơ phải được xử lý về hợp pháp hóa, trừ các trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế, nguyên tắc có đi có lại hoặc quy định pháp luật.

Đây là phần cần đặc biệt lưu ý trong giai đoạn hiện tại.

Ngày 23/07/2026, Chính phủ ban hành Nghị định 293/2026/NĐ-CP hướng dẫn thực thi Công ước Apostille. Nghị định có hiệu lực từ 11/09/2026.

Tại ngày bài được cập nhật 09/09/2026, còn hai ngày nữa Nghị định mới có hiệu lực.

Sau ngày 11/09, doanh nghiệp không nên tiếp tục áp dụng công thức:

Mọi giấy nước ngoài → Hợp pháp hóa lãnh sự.

Nhưng cũng tuyệt đối không nên áp dụng công thức ngược lại:

Nước đó tham gia Công ước La Hay → mọi giấy chỉ cần Apostille.

Cần kiểm tra từng tài liệu.

6 câu hỏi Apostille cần chạy cho từng giấy

Câu 1 – Đây có phải giấy nước ngoài không?

Không

 không xử lý Apostille/HPHLS vì lý do “người lao động là người nước ngoài”.

Có

Câu 2 – Giấy này có thực sự cần trong Work Permit không?

Nếu không cần: STOP

Không hợp pháp hóa giấy thừa.

Câu 3 – Nội dung đã PASS chưa?

Nếu nội dung FAIL: STOP

Sửa nội dung trước.

Câu 4 – Có trường hợp được miễn hợp pháp hóa theo cơ chế khác không?

Nếu có: đi theo cơ chế miễn tương ứng.

Nếu không:

Câu 5 – Tài liệu có thuộc phạm vi áp dụng Apostille giữa nước cấp và Việt Nam không?

Cần kiểm tra:

• nước cấp;

• quan hệ hiệu lực Công ước với Việt Nam;

• loại giấy;

• cơ quan cấp;

• các điều kiện tương ứng.

Nếu có: xử lý theo Apostille.

Nếu không:

Câu 6 – Có phải thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống không?

→ xử lý theo cơ chế HPHLS.

Không phải mọi Experience Certificate đều tự động Apostille trực tiếp

Đây là điểm HR rất dễ nhầm.

Một: Police Clearance do cơ quan nhà nước cấp và một: Experience Certificate do công ty tư nhân ký

không nhất thiết có cùng bản chất pháp lý theo cơ chế Apostille.

Với giấy của tổ chức/công ty tư nhân, tùy pháp luật quốc gia cấp, có thể phải thông qua bước:

• công chứng;

• xác nhận chữ ký;

• hoặc hình thức xác nhận công quyền khác

trước khi tài liệu công tương ứng có thể được Apostille.

Do đó FIWOLaw khuyên bạn nên tránh câu: “Employment Certificate của nước Apostille thì chỉ cần đóng Apostille vào giấy công ty.” Cần kiểm tra quy trình của chính quốc gia phát hành.

Có Apostille rồi có cần dịch không?

Apostille xử lý xác thực giấy tờ, không biến tài liệu tiếng nước ngoài thành tài liệu tiếng Việt.

Doanh nghiệp vẫn cần kiểm tra yêu cầu: dịch sang tiếng Việt + chứng thực theo quy định áp dụng cho hồ sơ Work Permit.

Nói cách khác: Apostille ≠ bản dịch. và: Apostille ≠ chứng minh nội dung nghề nghiệp đã đúng.

Có thể chuẩn hóa thành:

NEED?

CONTENT PASS?

COUNTRY?

EXEMPT / APOSTILLE / HPHLS?

TRANSLATE

FINAL PASS

Đây nên trở thành workflow mặc định.

Đây là một trong những điểm giúp Resource này khác checklist thông thường.

Điều 20 Nghị định 219 quy định hồ sơ rút gọn cho một số người lao động đã có Work Permit. Ví dụ, trường hợp đổi sang người sử dụng lao động khác nhưng vẫn cùng vị trí và lĩnh vực, hoặc thay đổi vị trí/hình thức trong cùng doanh nghiệp, sử dụng bộ hồ sơ riêng chứ không phải toàn bộ Điều 18.

Do đó, khi khách nói: “Tôi đã có Work Permit.”

việc đầu tiên là: SCAN WORK PERMIT CŨ

không phải: “Xin LLTP + khám + bằng + kinh nghiệm lại.”

Checklist người đã có Work Permit

☐ Work Permit còn hiệu lực?

☐ Người sử dụng lao động có thay đổi?

☐ Vị trí có thay đổi?

☐ Lĩnh vực có thay đổi?

☐ Hình thức làm việc có thay đổi?

☐ Hay chỉ thay số hộ chiếu/tên/quốc tịch?

☐ Work Permit đã từng được gia hạn chưa?

Sau đó mới xác định:

• cấp lại;

• gia hạn;

• Điều 20;

• hay hồ sơ cấp mới thông thường.

Đây là phần HR có thể dùng để hiểu cách checklist hoạt động.

Tình huống 1 – Chuyên gia hồ sơ sạch

Bằng: Mechanical Engineering.

Kinh nghiệm: 5 năm Mechanical Design.

Vị trí Việt Nam: Chuyên gia thiết kế cơ khí.

PASS

Trình độ + kinh nghiệm + vị trí tạo thành một chuỗi logic rõ.

Tình huống 2 – Bằng và công việc không trùng tên

Bằng: Business Administration.

Kinh nghiệm:  6 năm Supply Chain.

Vị trí: Chuyên gia chuỗi cung ứng. 

REVIEW

Không nên tự động FAIL.

Cần đánh giá tổng thể:

• trình độ;

• kinh nghiệm;

• nhiệm vụ;

• sự phù hợp.

Tình huống 3 – Không có bằng nhưng 8 năm kỹ thuật

Kinh nghiệm: 8 năm lắp đặt, vận hành và bảo trì máy công nghiệp.

Không có bằng đại học/chứng chỉ đào tạo đủ điều kiện.

CÓ THỂ PASS THEO NHÁNH LAO ĐỘNG KỸ THUẬT

Nếu đáp ứng nhánh: ≥03 năm kinh nghiệm phù hợp.

Không nên ép khách sang Chuyên gia.

Tình huống 4 – “Phó Giám đốc” nhưng Điều lệ không hỗ trợ

Quyết định: Phó Giám đốc.

Điều lệ: không thể hiện chức danh này là người quản lý.

REVIEW

Cần xác định:

• Điều lệ có quy định khác?

• Có phải chức danh quản lý theo cơ cấu?

• Hay phù hợp Giám đốc điều hành?

• Có cần điều chỉnh cấu trúc?

Không thể PASS chỉ vì có chữ “Giám đốc”.

Tình huống 5 – Giám đốc điều hành có kinh nghiệm nhưng không đứng đầu lĩnh vực

Experience Certificate: 10 năm.

Quyết định Việt Nam: Deputy Operations Manager.

Cơ cấu: người này không đứng đầu lĩnh vực.

FAIL theo logic Giám đốc điều hành nhánh đứng đầu lĩnh vực

10 năm kinh nghiệm không thay được điều kiện: người đứng đầu và trực tiếp điều hành.

Tình huống 6 – LLTP quá 6 tháng

LLTP: cấp 01/01/2026.

Ngày nộp: 01/09/2026.

FAIL

Tài liệu đã vượt giới hạn 06 tháng của hồ sơ cấp thông thường.

Tình huống 7 – Giấy khám nước ngoài đã hợp pháp hóa

Khách có: Health Certificate nước ngoài.

Đã: hợp pháp hóa lãnh sự + dịch.

Nhưng không đáp ứng điều kiện thừa nhận giấy khám sức khỏe theo Nghị định 219.

FAIL

Hợp pháp hóa không thay thế điều kiện chuyên ngành của giấy khám sức khỏe.

Tình huống 8 – LLTP dùng hộ chiếu cũ

LLTP: Passport A.

Hộ chiếu mới: Passport B.

Họ tên, ngày sinh, quốc tịch giống nhau.

REVIEW

Không nên tự sửa Phiếu và cũng không tự động hủy.

Cần kiểm tra khả năng liên kết hai hộ chiếu và thủ tục đang thực hiện.

Tình huống 9 – Experience Certificate mới chỉ ghi thời gian

Giấy ghi: “Employed from 2018 to 2024.”

Không có:

• chức danh;

• lĩnh vực;

• nhiệm vụ.

REVIEW TRƯỚC KHI HPHLS/APOSTILLE

Đủ thời gian chưa đồng nghĩa chứng minh được: kinh nghiệm phù hợp.

Nên xử lý nội dung trước.

Tình huống 10 – Có Work Permit cũ đúng lĩnh vực

Khách đã có Work Permit Việt Nam thể hiện: Chuyên gia – lĩnh vực phù hợp.

REVIEW KHẢ NĂNG DÙNG THAY BẰNG CHỨNG KINH NGHIỆM

Điều 19 cho phép Work Permit hoặc Giấy xác nhận không thuộc diện cấp Work Permit đã cấp được sử dụng thay thế giấy tờ chứng minh kinh nghiệm trong trường hợp tương ứng.

Không nên bắt khách xin Experience Certificate mới trước khi kiểm tra tài liệu cũ.

Tình huống 11 – Đổi công ty nhưng cùng vị trí và lĩnh vực

Work Permit: còn hiệu lực.

Công ty mới: khác người sử dụng lao động.

Vị trí và lĩnh vực: không thay đổi.

KHÔNG DÙNG MASTER CHECKLIST ĐIỀU 18

Đây là tình huống cần kiểm tra bộ hồ sơ riêng tại khoản 1 Điều 20.

Tình huống 12 – Từng giấy đều đúng nhưng toàn bộ hồ sơ mâu thuẫn

Mẫu 03: Chuyên gia phát triển thị trường.

Experience Certificate: Production Engineer.

Quyết định: Operations Director.

Bằng: Mechanical Engineering.

FAIL CROSS-CHECK

Không phải lỗi của một giấy.

Lỗi nằm ở: toàn bộ CASE không kể cùng một câu chuyện.

Nếu Resource này chỉ giúp HR bắt được 5 lỗi sau thì đã có giá trị rất lớn:

1. Sai vị trí

Chọn Chuyên gia/Nhà quản lý/Giám đốc điều hành/Lao động kỹ thuật không đúng bản chất.

2. Đủ giấy nhưng sai nội dung

Experience Certificate có nhưng không chứng minh được kinh nghiệm phù hợp.

3. Giấy hết hạn

Đặc biệt:

• LLTP;

• giấy khám.

4. Xử lý giấy nước ngoài quá sớm

HPHLS/Apostille một tài liệu chưa được review nội dung.

5. Các giấy tự mâu thuẫn

Title, position, field, duties, timeline không thống nhất.

Đây là checklist cuối cùng FIWOLaw thường khuyên dùng có thể dùng cho mọi CASE. 

1. Identity Check

☐ Họ tên trên Mẫu 03 = hộ chiếu.

☐ Ngày sinh đúng.

☐ Quốc tịch đúng.

☐ Số hộ chiếu đúng.

☐ Hộ chiếu còn hạn.

☐ Các giấy khác có thể liên kết đúng người.

2. Position Check

☐ Vị trí Work Permit đúng.

☐ Chức danh đúng.

☐ Lĩnh vực đúng.

☐ Công việc thực tế phù hợp.

☐ Hồ sơ Điều 19 hỗ trợ vị trí.

3. Timeline Check

☐ Ngày dự kiến làm việc đúng.

☐ LLTP còn hạn nếu cần.

☐ Giấy khám còn hạn.

☐ Văn bản cử sang/hợp đồng/quyết định có timeline phù hợp.

☐ Thời gian kinh nghiệm đã tính đúng.

☐ Không cộng trùng kinh nghiệm.

4. Foreign Document Check

☐ Tài liệu nước ngoài đã PASS nội dung.

☐ Miễn/Apostille/HPHLS đúng cơ chế.

☐ Bản dịch đầy đủ.

☐ Chứng thực phù hợp.

☐ Không còn trang/phụ lục bị thiếu.

5. Consistency Check

So sánh đồng thời:

• Mẫu 03

• Hộ chiếu

• Bằng

• Experience Certificate

• Quyết định bổ nhiệm

• Cơ cấu

• Giấy cử sang/hợp đồng

Nếu một thông tin quan trọng xuất hiện khác nhau:

STOP → REVIEW

Không nộp theo kiểu:

“Có gì cơ quan hỏi thì bổ sung sau.”

WORK PERMIT MASTER CHECKLIST

CASE

☐ Có cần Work Permit.

☐ Đúng loại thủ tục.

☐ Đã kiểm tra Work Permit cũ.

☐ Đúng người sử dụng lao động.

JOB

☐ Đúng vị trí.

☐ Đúng chức danh.

☐ Đúng lĩnh vực.

☐ Đúng hình thức làm việc.

PERSONAL

☐ Hộ chiếu.

☐ Ảnh.

☐ Giấy khám.

☐ LLTP nếu cần.

POSITION

☐ Bằng nếu cần.

☐ Kinh nghiệm nếu cần.

☐ Điều lệ/cơ cấu nếu cần.

☐ Quyết định bổ nhiệm nếu cần.

☐ Chứng chỉ đào tạo nếu cần.

WORKING FORM

☐ Giấy cử sang.

☐ Hợp đồng/thỏa thuận.

☐ Giấy chứng minh hình thức tương ứng.

FOREIGN DOCUMENTS

☐ Review nội dung.

☐ Kiểm tra miễn.

☐ Apostille/HPHLS.

☐ Dịch.

☐ Chứng thực.

FINAL

☐ Mẫu 03.

☐ Check họ tên.

☐ Check hộ chiếu.

☐ Check thời hạn.

☐ Check vị trí.

☐ Check timeline.

☐ Cross-check toàn bộ.

STATUS

☐ PASS từng giấy.

☐ Không còn REVIEW.

☐ Không còn FAIL.

☐ READY TO FILE

Nếu toàn bộ các mục trong checklist đã được rà soát và hồ sơ đạt trạng thái sẵn sàng, doanh nghiệp có thể chuyển sang bước xác định thời điểm nộp và thực hiện thủ tục Work Permit.

Xem tiếp: Thủ tục, thời hạn và chi phí xin Work Permit tại Việt Nam [2026].

Một số trạng thái nên:

STOP – CHƯA NỘP

bao gồm:

• chưa xác định được Nhà quản lý hay Giám đốc điều hành;

• Experience Certificate chưa đủ nội dung;

• LLTP hết hạn;

• giấy khám không đủ điều kiện;

• bằng và hộ chiếu có vấn đề nhận diện chưa xử lý;

• quyết định bổ nhiệm không đúng thẩm quyền;

• Mẫu 03 và hồ sơ vị trí mâu thuẫn;

• giấy nước ngoài chưa xử lý đúng cơ chế;

• chưa xác định đúng hình thức làm việc.

Lúc đó, việc “nộp thử xem sao” không phải chiến lược tốt.

Nên: FIX → RECHECK → PASS → FILE.

Theo Điều 22 Nghị định 219, cơ quan có thẩm quyền có 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ để xem xét chấp thuận nhu cầu và cấp Work Permit.

Điểm quan trọng nằm ở cụm: “nhận đủ hồ sơ”

Do đó, doanh nghiệp không nên hiểu: “Upload ngày 1 → chắc chắn ngày 11 có Work Permit.”

Nếu hồ sơ chưa hợp lệ hoặc phải xử lý vấn đề khác, timeline thực tế cần được đánh giá lại.

Nếu người lao động làm việc theo hình thức thuộc trường hợp phải ký hợp đồng lao động, Điều 22 Nghị định 219 yêu cầu sau khi được cấp Work Permit, người sử dụng lao động và người lao động phải ký hợp đồng lao động bằng văn bản trước ngày dự kiến làm việc; khi được yêu cầu, doanh nghiệp phải gửi bản sao hợp đồng tới cơ quan đã cấp phép.

Do đó checklist không nên kết thúc ở:

“Đã có Work Permit.”

Mà nên có bước:

1. Work Permit issued

2. Ký hợp đồng nếu áp dụng

3. TRC/Visa nếu có nhu cầu

4. Theo dõi thời hạn

5. Gia hạn/cấp lại khi phát sinh.

Nghị định 219 cũng quy định trường hợp người lao động đã được cấp Work Permit nhưng làm việc cho chính người sử dụng lao động đó tại nhiều tỉnh/thành.

Trước ít nhất 03 ngày dự kiến làm việc tại địa phương khác, người sử dụng lao động phải thông báo các thông tin theo quy định cho cơ quan có thẩm quyền nơi người lao động dự kiến làm việc.

Đây là một điểm rất hữu ích để liên kết sang bài riêng trong tương lai:

Có Work Permit ở một tỉnh có được làm việc tại tỉnh khác không?

Một checklist Work Permit tốt không phải là danh sách: hộ chiếu – ảnh – LLTP – sức khỏe – bằng – kinh nghiệm.

Đó mới chỉ là: Document List.

Checklist thực sự phải giúp doanh nghiệp trả lời:

1. Có đúng thủ tục không?

2. Có đúng vị trí không?

3. Có đúng hình thức làm việc không?

4. Từng giấy có chứng minh được điều kiện không?

5. Giấy có còn thời hạn không?

6. Giấy nước ngoài đã được xử lý đúng chưa?

7. Các giấy có thống nhất với nhau không?

8. CASE đã READY chưa?

Có thể tóm tắt toàn bộ phương pháp FIWOLaw bằng:

CLASSIFY → COLLECT → REVIEW → PASS/FAIL → LEGALIZE → CROSS-CHECK → READY → FILE.

Một bộ hồ sơ có: 7/7 giấy nhưng 3 giấy FAIL không phải là hồ sơ hoàn chỉnh. Ngược lại, một hồ sơ được thiết kế đúng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp:

• tránh chuẩn bị giấy không cần thiết;

• tránh hợp pháp hóa tài liệu sai;

• giảm nguy cơ hết hạn LLTP/khám sức khỏe;

• hạn chế mâu thuẫn chức danh;

• và giảm việc sửa hồ sơ sát ngày nộp.

FIWOLaw hỗ trợ doanh nghiệp rà soát hồ sơ Work Permit theo từng CASE, bao gồm:

• xác định người lao động có cần Work Permit hay không;

• xác định đúng vị trí;

• xác định hình thức làm việc;

• kiểm tra bằng cấp;

• rà soát Experience Certificate;

• kiểm tra hồ sơ Nhà quản lý/Giám đốc điều hành;

• kiểm tra LLTP và giấy khám sức khỏe;

• xử lý giấy tờ nước ngoài;

• Apostille/hợp pháp hóa lãnh sự;

• dịch thuật;

• rà soát Mẫu 03;

• cross-check toàn bộ hồ sơ trước khi nộp.

Thay vì chỉ kiểm tra:

“Có giấy chưa?”

FIWOLaw tập trung vào:

“Giấy này có thực sự chứng minh được điều kiện của CASE hay chưa?”

Xem thêm hợp pháp hoá lãnh sự hồ sơ Work Permit

• Giấy phép lao động cho người nước ngoài

• Đổi công ty có cần làm lại Work Permit 

• Work Permit hết hạn cần làm gì?

• Những lỗi khiến hồ sơ bị trả về 

• Nộp hồ sơ Work Permit online