Theo quy định hiện hành, hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động phải có giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài thuộc vị trí công việc đăng ký, bao gồm nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật.

Đối với nhà quản lý, vấn đề cốt lõi không đơn thuần là chứng minh người lao động đã từng có kinh nghiệm quản lý.

Doanh nghiệp cần chứng minh:

Chức danh mà người nước ngoài dự kiến đảm nhiệm thuộc vị trí nhà quản lý và người đó có căn cứ hợp pháp để đảm nhiệm chức danh này.

Đây là điểm rất quan trọng.

Ví dụ, một người đã có 15 năm kinh nghiệm làm quản lý ở nước ngoài không có nghĩa rằng chỉ cần giấy xác nhận 15 năm kinh nghiệm là đủ để xin Work Permit diện nhà quản lý tại một doanh nghiệp Việt Nam.

Ngược lại, hồ sơ cần được xây dựng xoay quanh chức danh quản lý tại doanh nghiệp sử dụng lao động.

Xem thêm: Điều kiện cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài

Theo Điều 19 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài là nhà quản lý được chia thành hai trường hợp chính.

Trường hợp 1: Nhà quản lý trong doanh nghiệp

Có thể sử dụng:

Điều lệ công ty và giấy tờ chứng minh là nhà quản lý;

hoặc:

Văn bản bổ nhiệm, điều động đối với vị trí là nhà quản lý theo quy định của Luật Doanh nghiệp.

Điểm này cần được đọc rất cẩn thận.

Nghị định không đơn giản quy định:

“Có quyết định bổ nhiệm là được.”

Mà chức danh được bổ nhiệm phải phù hợp với khái niệm nhà quản lý theo pháp luật doanh nghiệp.

Đây chính là lý do FIWOLaw khuyến nghị doanh nghiệp kiểm tra Điều lệ + cơ cấu tổ chức + chức danh + quyết định bổ nhiệm như một hệ thống thống nhất trước khi nộp hồ sơ.

Xem thêm: giấy phép lao động cho nhà quản lý

Trường hợp 2: Người đứng đầu hoặc cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức

Có thể sử dụng:

• Giấy phép thành lập cơ quan, tổ chức; hoặc

• Văn bản bổ nhiệm, điều động.

Như vậy, cách chứng minh không hoàn toàn giống trường hợp nhà quản lý của doanh nghiệp.

Trong phạm vi bài viết này, FIWOLaw sẽ tập trung nhiều hơn vào trường hợp phổ biến nhất trong thực tế: doanh nghiệp tại Việt Nam tuyển dụng hoặc bổ nhiệm người nước ngoài vào vị trí nhà quản lý.

Xem thêm: hồ sơ xin giấy phép lao động cho người nước ngoài

Đây là một trong những tài liệu quan trọng nhất nhưng thường bị doanh nghiệp xem nhẹ.

Điều lệ không chỉ là tài liệu được lập khi thành lập doanh nghiệp.

Trong hồ sơ Work Permit diện nhà quản lý, Điều lệ có thể giúp thể hiện:

• Cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp;

• Các chức danh quản lý;

• Quyền và nghĩa vụ của từng chức danh;

• Thẩm quyền bổ nhiệm;

• Quan hệ giữa các cơ quan quản lý trong doanh nghiệp.

Ví dụ, doanh nghiệp dự kiến xin Work Permit cho một người nước ngoài với chức danh:

Giám đốc.

Khi đó cần kiểm tra Điều lệ để xác định:

• Doanh nghiệp có chức danh Giám đốc hay không;

• Ai có thẩm quyền bổ nhiệm Giám đốc;

• Giám đốc có thuộc cơ cấu quản lý theo Điều lệ hay không;

• Quyền hạn của Giám đốc được quy định như thế nào.

Nếu các tài liệu này thống nhất, hồ sơ sẽ có tính logic cao hơn.

Không nên hiểu như vậy.

Điều lệ là một căn cứ quan trọng, nhưng doanh nghiệp vẫn cần xem xét tổng thể tài liệu chứng minh.

Ví dụ:

Điều lệ quy định:

Công ty có một Tổng giám đốc.

Nhưng người nước ngoài lại được bổ nhiệm:

Operations Manager.

Trong khi hồ sơ Work Permit đăng ký:

Nhà quản lý – Giám đốc vận hành.

Lúc này xuất hiện ba cách gọi:

Tổng giám đốc → Operations Manager → Giám đốc vận hành.

Nếu doanh nghiệp không chứng minh được mối quan hệ giữa các chức danh này, hồ sơ có thể phát sinh yêu cầu làm rõ.

Đây là một lỗi FIWOLaw đặc biệt lưu ý khi rà soát hồ sơ nhà quản lý.

Nghị định 219 cho phép sử dụng văn bản bổ nhiệm hoặc điều động để chứng minh vị trí nhà quản lý trong trường hợp phù hợp.

Về thực tế chuẩn bị hồ sơ, văn bản nên thể hiện rõ ít nhất các thông tin cần thiết để xác định:

• Doanh nghiệp ban hành quyết định;

• Người được bổ nhiệm;

• Chức danh được bổ nhiệm;

• Thời điểm có hiệu lực;

• Phạm vi chức trách;

• Người hoặc cơ quan có thẩm quyền ban hành quyết định.

Điểm cần đặc biệt chú ý là thẩm quyền bổ nhiệm.

Không nên chỉ soạn một quyết định có đúng tên chức danh rồi ký.

Cần quay lại kiểm tra:

Theo Điều lệ và loại hình doanh nghiệp, ai có quyền bổ nhiệm chức danh này?

Ví dụ, thẩm quyền có thể thuộc:

• Chủ sở hữu;

• Hội đồng thành viên;

• Hội đồng quản trị;

• Chủ tịch công ty;

• hoặc chủ thể khác theo cơ cấu doanh nghiệp và Điều lệ.

Do đó, Điều lệ và quyết định bổ nhiệm phải hỗ trợ lẫn nhau.

Cần phân biệt nơi phát hành tài liệu.

Nếu quyết định được doanh nghiệp tại Việt Nam ban hành theo thẩm quyền thì cách xử lý khác với một văn bản bổ nhiệm hoặc điều động được tổ chức nước ngoài ban hành.

Đối với tài liệu do nước ngoài cấp và sử dụng trong hồ sơ Work Permit tại Việt Nam, doanh nghiệp cần kiểm tra quy định về hợp pháp hóa lãnh sự, trường hợp được miễn, dịch thuật và chứng thực trước khi sử dụng.

Đây là câu hỏi rất đáng đưa vào bài vì doanh nghiệp thường có sẵn Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và cho rằng chỉ cần tài liệu này là đủ.

Không nên mặc định như vậy.

Theo Điều 19 Nghị định 219, đối với nhà quản lý theo Luật Doanh nghiệp, quy định tập trung vào Điều lệ và giấy tờ chứng minh là nhà quản lý hoặc văn bản bổ nhiệm, điều động.

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp vẫn có giá trị trong việc thể hiện các thông tin pháp lý của doanh nghiệp và có thể chứa thông tin về người đại diện theo pháp luật, nhưng cần xem chức danh cụ thể đang đăng ký Work Permit và bộ tài liệu chứng minh tương ứng, thay vì coi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là tài liệu thay thế cho mọi trường hợp.

Ví dụ:

Người nước ngoài là người đại diện theo pháp luật với chức danh Tổng giám đốc.

Đây là một dữ liệu rất quan trọng.

Nhưng khi chuẩn bị hồ sơ, FIWOLaw vẫn khuyến nghị rà soát đồng thời:

• Đăng ký doanh nghiệp

• Điều lệ

• Quyết định/văn bản bổ nhiệm nếu áp dụng

• Vị trí đăng ký Work Permit

để đảm bảo các thông tin không mâu thuẫn.

Đây chính là một trong những khác biệt lớn giữa nhà quản lý và chuyên gia.

Đối với hồ sơ chứng minh nhà quản lý theo Điều 19 Nghị định 219, nhóm tài liệu được quy định tập trung vào Điều lệ, tài liệu chứng minh chức danh, văn bản bổ nhiệm/điều động hoặc giấy phép thành lập cơ quan, tổ chức, tùy trường hợp.

Do đó, không nên áp dụng máy móc điều kiện về bằng cấp của chuyên gia sang nhà quản lý.

Đây cũng là lý do một người không có bằng đại học không đồng nghĩa với việc không thể xin Work Permit.

Vấn đề đầu tiên phải xác định là:

Người lao động thực sự phù hợp với nhóm đối tượng nào?

Xem thêm: Không có bằng đại học có xin giấy phép lao động (Work Permit) được không? [Cập nhật 2026] 

Đây cũng là một điểm cần phân biệt với chuyên gia và giám đốc điều hành.

Điều 19 quy định tài liệu chứng minh cho từng nhóm riêng biệt. Với nhà quản lý, quy định tập trung vào tài liệu chứng minh chức danh quản lý; trong khi với một số nhóm khác, tài liệu chứng minh kinh nghiệm được quy định trực tiếp.

Vì vậy, không nên lấy checklist hồ sơ chuyên gia rồi áp dụng nguyên xi sang nhà quản lý.

Ví dụ:

Chuyên gia

Logic chứng minh thường xoay quanh:

• Trình độ

• Kinh nghiệm

• Sự phù hợp với vị trí

Nhà quản lý

Logic chứng minh lại thiên về:

• Cơ cấu doanh nghiệp

• Chức danh quản lý

• Căn cứ bổ nhiệm/điều động

Đây chính là lý do FIWOLaw xây riêng hai hướng dẫn:

Hồ sơ chứng minh chuyên gia khi xin giấy phép lao động và Hồ sơ chứng minh nhà quản lý khi xin giấy phép lao động

thay vì gộp chung thành một bài.

Xem bài viêt chuyên sâu về giấy xác nhận kinh nghiệm tại: Hướng dẫn chi tiết giấy xác nhận kinh nghiệm xin giấy phép lao động

Với hồ sơ chuyên gia, chúng ta đã sử dụng nguyên tắc:

Bằng cấp – Kinh nghiệm – Vị trí phải kể cùng một câu chuyện.

Đối với nhà quản lý, mình đề xuất FIWOLaw sử dụng một nguyên tắc khác:

Cơ cấu – Chức danh – Thẩm quyền – Quyết định phải thống nhất với nhau.

Có thể hình dung như sau:

• Điều lệ cần xác định: Công ty có chức danh này không?

• Thẩm quyền cần xác định: Ai được quyền bổ nhiệm?

• Quyết định cần xác định: Người nước ngoài đã được bổ nhiệm chưa?

• Work Permit cần xác định: Vị trí đăng ký có thống nhất với các tài liệu trên không?

Nếu một mắt xích không khớp, doanh nghiệp nên rà soát trước khi nộp hồ sơ.

Đây là điểm giúp bài của FIWOLaw khác với những bài chỉ sao chép danh mục hồ sơ từ Nghị định.

Giả sử Công ty A muốn xin Work Permit cho người nước ngoài với chức danh Giám đốc.

Doanh nghiệp không nên bắt đầu bằng câu hỏi:

“Giám đốc cần những giấy tờ gì?”

Mà nên kiểm tra lần lượt:

1. Loại hình doanh nghiệp là gì?

TNHH một thành viên, TNHH hai thành viên, công ty cổ phần... có cơ cấu quản trị khác nhau.

2. Điều lệ quy định chức danh này như thế nào?

3. Ai có quyền bổ nhiệm?

4. Người nước ngoài đã có quyết định bổ nhiệm phù hợp chưa?

5. Chức danh trên hồ sơ Work Permit có thống nhất không?

Cùng tên gọi “Giám đốc”, nhưng cấu trúc pháp lý và tài liệu chứng minh của từng doanh nghiệp có thể khác nhau.

Vì vậy, FIWOLaw không khuyến nghị doanh nghiệp lấy một mẫu quyết định bổ nhiệm trên Internet rồi thay tên người lao động để sử dụng ngay.

Điều quan trọng hơn mẫu văn bản là văn bản đó có phù hợp với Điều lệ và cơ cấu pháp lý của chính doanh nghiệp hay không.

Một bộ hồ sơ nhà quản lý tốt không nên được xây dựng theo cách “có giấy tờ gì thì nộp giấy tờ đó”.

Doanh nghiệp nên bắt đầu từ câu hỏi:

Người lao động được xác định là nhà quản lý dựa trên căn cứ nào và bộ hồ sơ hiện tại có chứng minh được căn cứ đó hay không?

Trong thực tế rà soát hồ sơ, FIWOLaw thường kiểm tra theo bốn lớp:

Cơ cấu doanh nghiệp → Chức danh → Thẩm quyền bổ nhiệm → Người được bổ nhiệm

Nếu bốn lớp này thống nhất với nhau, hồ sơ sẽ có tính logic cao hơn đáng kể.

Trường hợp Tổng giám đốc hoặc Giám đốc

Tổng giám đốc và Giám đốc là những chức danh thường gặp nhất khi doanh nghiệp xin giấy phép lao động theo diện nhà quản lý.

Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên chỉ nhìn thấy chữ “Giám đốc” rồi mặc định hồ sơ chắc chắn đủ điều kiện.

Trước tiên cần kiểm tra:

• Loại hình doanh nghiệp;

• Cơ cấu tổ chức được quy định trong Điều lệ;

• Chức danh Tổng giám đốc/Giám đốc có tồn tại trong cơ cấu đó hay không;

• Chủ thể nào có quyền bổ nhiệm;

• Người nước ngoài đã được bổ nhiệm đúng thẩm quyền hay chưa;

• Chức danh trên quyết định bổ nhiệm có thống nhất với vị trí đăng ký Work Permit không.

Ví dụ

Điều lệ quy định:

Công ty có một Tổng giám đốc do Hội đồng thành viên bổ nhiệm.

Khi đó, nếu doanh nghiệp muốn xin giấy phép lao động cho ông A theo vị trí nhà quản lý – Tổng giám đốc, bộ tài liệu cần tạo được một chuỗi logic:

Điều lệ

→ xác định chức danh Tổng giám đốc và thẩm quyền bổ nhiệm;

Quyết định/Nghị quyết phù hợp

→ thể hiện ông A được bổ nhiệm;

Hồ sơ Work Permit

→ sử dụng thống nhất chức danh Tổng giám đốc.

Nếu ba tài liệu này sử dụng ba chức danh khác nhau như:

• General Manager;

• Managing Director;

• Tổng giám đốc;

doanh nghiệp cần kiểm tra xem chúng có thực sự chỉ cùng một chức danh hay không và có cần giải trình sự khác nhau về cách dịch hay không.

Trường hợp Phó tổng giám đốc hoặc Phó giám đốc

Đây là nhóm hồ sơ cần rà soát cẩn thận hơn.

Không nên suy luận rằng:

Có chữ “Phó giám đốc” thì tự động là nhà quản lý.

Doanh nghiệp cần quay lại:

• Điều lệ;

• cơ cấu tổ chức;

• phạm vi quyền hạn;

• căn cứ bổ nhiệm;

để xác định vị trí đó có đáp ứng cách xác định nhà quản lý theo quy định áp dụng hay không.

Đặc biệt, nếu công ty có nhiều Phó giám đốc phụ trách từng bộ phận như:

• Phó giám đốc kinh doanh;

• Phó giám đốc kỹ thuật;

• Phó giám đốc sản xuất;

thì không nên chỉ dựa vào tên chức danh.

Cần xem người đó thực tế giữ vai trò quản lý cấp nào và tài liệu doanh nghiệp thể hiện ra sao.

Chủ tịch công ty có thể xin Work Permit theo diện nhà quản lý không?

Trường hợp này cần đánh giá đồng thời Luật Doanh nghiệp, Điều lệ và cơ cấu thực tế của công ty.

Ví dụ, đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, Chủ tịch công ty có thể là một chức danh quan trọng trong cơ cấu quản trị.

Nhưng khi chuẩn bị Work Permit, doanh nghiệp vẫn cần kiểm tra:

• Chủ tịch được xác lập chức danh theo căn cứ nào;

• Người nước ngoài có đồng thời là chủ sở hữu hay người đại diện theo pháp luật hay không;

• Có thuộc trường hợp miễn giấy phép lao động hay không;

• Nếu không thuộc diện miễn thì nhóm vị trí nào là phù hợp.

Đây là một điểm rất quan trọng:

Có chức danh quản lý không đồng nghĩa chắc chắn phải xin Work Permit.

Trước khi chuẩn bị hồ sơ cấp giấy phép, doanh nghiệp nên kiểm tra người nước ngoài có thuộc diện miễn hay không.

Xem thêm:

Miễn giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam: Điều kiện, hồ sơ, thủ tục mới nhất

Thành viên Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị thì sao?

Tương tự Chủ tịch công ty, đây là trường hợp không nên xử lý máy móc.

Một người nước ngoài có tên trong:

• Hội đồng thành viên;

• Hội đồng quản trị;

có thể đồng thời phát sinh các vấn đề liên quan đến:

• tỷ lệ vốn góp;

• chức danh quản lý;

• quyền điều hành;

• trường hợp miễn giấy phép lao động.

Do đó, trước khi xác định hồ sơ theo diện nhà quản lý, cần rà soát toàn bộ tư cách pháp lý của người đó.

Việc chỉ nhìn vào chức danh “Board Member” hoặc “Member of Members’ Council” rồi tiến hành xin Work Permit có thể khiến doanh nghiệp bỏ qua một hướng xử lý pháp lý khác phù hợp hơn.

Trưởng văn phòng đại diện chứng minh vị trí nhà quản lý như thế nào?

Trưởng văn phòng đại diện là trường hợp FIWOLaw thường xuyên gặp trong quá trình xử lý hồ sơ cho doanh nghiệp nước ngoài.

Khác với một chức danh nội bộ của doanh nghiệp Việt Nam, văn phòng đại diện hoạt động dựa trên giấy phép thành lập hoặc giấy phép hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cấp.

Do đó, khi rà soát hồ sơ cần đặc biệt chú ý:

• Giấy phép thành lập/hoạt động của văn phòng đại diện;

• Thông tin người đứng đầu trên giấy phép;

• Văn bản bổ nhiệm hoặc điều động;

• Sự thống nhất giữa giấy phép, quyết định và hồ sơ Work Permit.

Nếu người được đăng ký Work Permit không phải người đang thể hiện trên giấy phép hiện tại, doanh nghiệp còn cần kiểm tra xem thủ tục thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện đã được thực hiện hay chưa.

Trường hợp chức danh dự kiến chưa có trong Điều lệ công ty

Đây là một trong những tình huống thực tế quan trọng nhất.

Ví dụ doanh nghiệp muốn bổ nhiệm người nước ngoài làm:

Giám đốc vận hành.

Nhưng Điều lệ hiện tại chỉ quy định:

• Chủ tịch công ty;

• Tổng giám đốc.

Không có chức danh “Giám đốc vận hành”.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp không nên vội vàng sửa Điều lệ chỉ với mục tiêu tạo một chức danh để làm Work Permit.

Trước hết cần xác định:

1. Công việc thực tế của người lao động là gì?

2. Người đó có thực sự thuộc nhóm nhà quản lý không?

3. Chức danh dự kiến có cần nằm trong cơ cấu quản trị của doanh nghiệp không?

4. Hồ sơ có phù hợp hơn với chuyên gia, giám đốc điều hành hoặc nhóm khác hay không?

Nếu chức danh chỉ là tên gọi nội bộ của một vị trí chuyên môn thì việc sửa Điều lệ để biến vị trí đó thành chức danh quản lý có thể làm cơ cấu pháp lý của doanh nghiệp trở nên thiếu tự nhiên.

Câu trả lời không nên là “có” hoặc “không” trong mọi trường hợp.

FIWOLaw thường tiếp cận theo hướng:

Điều lệ phải phản ánh đúng cơ cấu quản trị thực tế của doanh nghiệp, không nên sửa chỉ để hợp thức hóa một bộ hồ sơ lao động.

Nếu Điều lệ cũ:

• thiếu nội dung do đã lâu không cập nhật;

• không còn phản ánh cơ cấu hiện tại;

• có chức danh nhưng mô tả quyền hạn chưa rõ;

• chưa thống nhất với quyết định tổ chức doanh nghiệp;

thì doanh nghiệp có thể cân nhắc điều chỉnh Điều lệ theo đúng trình tự pháp luật.

Nhưng nếu người lao động thực chất không phải nhà quản lý thì việc thay đổi Điều lệ chỉ để đưa tên chức danh vào không phải là hướng xử lý nên ưu tiên.

Ví dụ thực tế về cách FIWOLaw rà soát

Trong những hồ sơ doanh nghiệp dự kiến bổ nhiệm người nước ngoài giữ chức danh Giám đốc, FIWOLaw thường không bắt đầu bằng việc soạn quyết định bổ nhiệm.

Trình tự kiểm tra hợp lý hơn là:

Bước 1: Xem loại hình doanh nghiệp.

Bước 2: Đọc Điều lệ hiện tại.

Bước 3: Xác định cơ quan/chủ thể có thẩm quyền bổ nhiệm.

Bước 4: Kiểm tra chức danh và nhiệm vụ thực tế.

Bước 5: Sau đó mới xây dựng văn bản bổ nhiệm và hồ sơ Work Permit.

Cách làm này giúp hạn chế tình trạng đã ký một loạt văn bản rồi mới phát hiện các tài liệu mâu thuẫn với Điều lệ.

Đây là lỗi rất phổ biến ở doanh nghiệp FDI.

Ví dụ cùng một người nhưng tài liệu thể hiện:

• Employment Contract: General Manager

• Appointment Decision: Director

• Business License: General Director

• Work Permit application: Giám đốc

Không nên cho rằng tất cả các từ trên đương nhiên có nghĩa giống nhau.

Trong hồ sơ Work Permit, doanh nghiệp nên xác định một chức danh pháp lý thống nhất, sau đó rà soát lại cách dịch và cách sử dụng trên các tài liệu khác.

Một số chức danh đặc biệt dễ gây nhầm gồm:

• Director;

• General Director;

• Managing Director;

• Executive Director;

• General Manager;

• Country Manager;

• Operations Manager.

Tên gọi bằng tiếng Anh mang tính thương mại hoặc tổ chức nội bộ chưa chắc tương ứng trực tiếp với một nhóm vị trí Work Permit.

Đây cũng là lý do cần phân biệt rõ: Nhà quản lý và Giám đốc điều hành.

Xem thêm:

Giấy phép lao động cho giám đốc điều hành nước ngoài tại Việt Nam: Điều kiện, hồ sơ và thủ tục [2026]

Không có một câu trả lời duy nhất áp dụng cho mọi doanh nghiệp.

Người ký phải được xác định căn cứ vào:

• loại hình doanh nghiệp;

• Điều lệ;

• chức danh được bổ nhiệm;

• quy định pháp luật doanh nghiệp có liên quan.

Ví dụ, tùy từng doanh nghiệp, thẩm quyền có thể thuộc:

• Chủ sở hữu công ty;

• Chủ tịch công ty;

• Hội đồng thành viên;

• Hội đồng quản trị;

• hoặc chủ thể khác theo Điều lệ và quy định áp dụng.

Đây là lý do FIWOLaw không khuyến nghị sử dụng một mẫu quyết định bổ nhiệm duy nhất cho mọi doanh nghiệp.

Một quyết định có hình thức đẹp nhưng ký sai thẩm quyền vẫn có thể tạo ra vấn đề cho toàn bộ hồ sơ chứng minh nhà quản lý.

Thời điểm trên các tài liệu cũng cần được kiểm tra.

Ví dụ:

• Quyết định bổ nhiệm có hiệu lực ngày 01/08/2026;

• Hồ sơ xin Work Permit đăng ký bắt đầu làm việc ngày 15/07/2026.

Hai mốc này có thể tạo ra câu hỏi:

Người lao động căn cứ vào đâu để đảm nhiệm vị trí từ ngày 15/07 khi quyết định chỉ có hiệu lực từ 01/08?

Do đó, khi rà soát hồ sơ cần kiểm tra đồng thời:

• ngày quyết định;

• ngày hiệu lực;

• thời hạn làm việc;

• thời gian dự kiến trên hồ sơ Work Permit.

1. Chỉ dựa vào tên “Manager”

Ví dụ người lao động giữ chức danh:

Sales Manager.

Nhưng hồ sơ không chứng minh được đây là vị trí nhà quản lý theo cấu trúc pháp lý của doanh nghiệp.

Tên gọi nội bộ không phải lúc nào cũng quyết định nhóm Work Permit.

2. Điều lệ và quyết định bổ nhiệm không thống nhất

Ví dụ:

Điều lệ:

Tổng giám đốc do Hội đồng thành viên bổ nhiệm.

Nhưng quyết định lại do một cá nhân không có căn cứ thẩm quyền ký.

Đây là lỗi cần phát hiện trước khi hồ sơ được nộp.

3. Chức danh khác nhau trên các tài liệu

Ví dụ:

• Điều lệ: Tổng giám đốc;

• Quyết định: Giám đốc;

• Hợp đồng: General Manager;

• Hồ sơ Work Permit: Operations Director.

Càng nhiều tên gọi, khả năng cần giải trình càng cao.

4. Sử dụng Điều lệ cũ

Doanh nghiệp đã thay đổi:

• Chủ sở hữu;

• cơ cấu tổ chức;

• người đại diện;

• cách quản lý;

nhưng vẫn sử dụng Điều lệ lập từ thời điểm thành lập mà chưa rà soát tính phù hợp.

5. Sửa Điều lệ quá mức chỉ để làm hồ sơ

Điều lệ là tài liệu quản trị lâu dài của doanh nghiệp.

Không nên bổ sung hàng loạt chức danh chỉ để phù hợp với một người lao động nước ngoài nếu cơ cấu thực tế không vận hành theo mô hình đó.

6. Nhầm nhà quản lý với chuyên gia

Ví dụ:

Người lao động có chức danh:

Technical Manager.

Nhưng thực tế công việc chủ yếu là:

• tư vấn kỹ thuật;

• thiết kế;

• giám sát chuyên môn;

và không thực hiện chức năng quản lý doanh nghiệp.

Khi đó hồ sơ có thể cần xem xét theo diện chuyên gia thay vì chỉ dựa vào chữ “Manager”.

Xem thêm: Giấy phép lao động cho chuyên gia nước ngoài tại Việt Nam [2026]

7. Nhầm nhà quản lý với giám đốc điều hành

Đây là lỗi tương tự. Một người mang chức danh “Director” chưa đủ để xác định:

• Nhà quản lý;
  hay

• Giám đốc điều hành.

Cần xem quyền hạn và đơn vị mà người đó trực tiếp quản lý hoặc điều hành.

Một sai lầm FIWOLaw thường thấy là doanh nghiệp tìm kiếm:

“Mẫu quyết định bổ nhiệm giám đốc Work Permit”

rồi tải một mẫu trên Internet, thay:

• tên công ty;

• tên người lao động;

• ngày tháng;

và sử dụng ngay.

Cách làm này bỏ qua vấn đề quan trọng nhất:

Quyết định đó có phù hợp với cơ cấu pháp lý của chính doanh nghiệp hay không?

Thứ tự hợp lý nên là:

1. Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp

2. Điều lệ

3. Chức danh

4. Thẩm quyền

5. Quyết định

6. Work Permit

chứ không phải:

Tìm mẫu → ký → cố làm các tài liệu khác khớp với mẫu.

Đây chính là lý do doanh nghiệp không nên sử dụng một checklist chung cho mọi vị trí Work Permit. 

Trước khi nộp hồ sơ xin giấy phép lao động theo diện nhà quản lý, doanh nghiệp nên rà soát theo bốn nhóm chính:

1. Cơ cấu doanh nghiệp

• Điều lệ hiện tại có phản ánh đúng cơ cấu quản lý đang áp dụng không?

• Chức danh dự kiến xin Work Permit có xuất hiện hoặc có căn cứ trong cơ cấu quản trị không?

• Loại hình doanh nghiệp có phù hợp với cách thiết kế chức danh đó không?

• Các thay đổi trước đây về chủ sở hữu, thành viên, hội đồng quản trị hoặc người đại diện đã được cập nhật đầy đủ chưa?

2. Chức danh

• Tên chức danh trên Điều lệ có thống nhất với quyết định bổ nhiệm không?

• Tên tiếng Việt và tiếng Anh có tương thích không?

• Chức danh trên hồ sơ Work Permit có phản ánh đúng vai trò thực tế không?

• Có đang nhầm “Manager”, “Director”, “Executive Director” hoặc “General Manager” với nhau không?

3. Thẩm quyền

• Ai có quyền bổ nhiệm chức danh đó?

• Thẩm quyền này được quy định ở đâu?

• Người ký quyết định có đúng thẩm quyền không?

• Nếu quyết định do tổ chức nước ngoài ban hành, tài liệu có cần hợp pháp hóa lãnh sự hay không?

4. Bổ nhiệm

• Quyết định bổ nhiệm có đầy đủ thông tin người lao động không?

• Chức danh bổ nhiệm có thống nhất với hồ sơ Work Permit không?

• Ngày hiệu lực có phù hợp với thời gian dự kiến làm việc không?

• Thời hạn bổ nhiệm có phù hợp với thời hạn xin giấy phép lao động không?

Có thể tóm tắt logic thành:

Cơ cấu → Chức danh → Thẩm quyền → Bổ nhiệm → Work Permit

Nếu một trong các bước trên không thống nhất, doanh nghiệp nên xử lý trước khi nộp hồ sơ.

Đây là phần doanh nghiệp rất dễ nhầm.

Một số tài liệu có thể hỗ trợ hồ sơ gồm:

• Sơ đồ tổ chức;

• Mô tả công việc;

• Hợp đồng lao động;

• Quy chế quản lý nội bộ;

• Văn bản phân công nhiệm vụ;

• Tài liệu của công ty mẹ;

• Giấy tờ chứng minh quá trình công tác;

• Hồ sơ người đại diện theo pháp luật.

Các tài liệu này có thể rất có giá trị để giải thích một hồ sơ phức tạp, nhưng không nên mặc định rằng tất cả đều bắt buộc đối với mọi trường hợp.

Nguyên tắc nên là:

Nộp đúng tài liệu cần thiết để chứng minh vấn đề cần chứng minh, thay vì nộp càng nhiều càng tốt.

Đây cũng là nguyên tắc FIWOLaw sử dụng khi rà soát các bộ hồ sơ có nhiều tài liệu doanh nghiệp.

Đây là một trong những câu hỏi dễ gây nhầm nhất.

Hồ sơ nhà quản lý và hồ sơ chuyên gia có logic chứng minh khác nhau.

Đối với chuyên gia, bằng cấp và kinh nghiệm thường là trọng tâm.

Đối với nhà quản lý, hồ sơ tập trung vào:

• vị trí trong cơ cấu;

• chức danh;

• căn cứ bổ nhiệm hoặc điều động;

• tư cách quản lý theo quy định áp dụng.

Do đó, doanh nghiệp không nên lấy nguyên checklist của chuyên gia để áp dụng cho nhà quản lý.

Bạn có thể so sánh chi tiết với:

Hồ sơ chứng minh chuyên gia khi xin giấy phép lao động tại Việt Nam [2026]

Việc không có bằng đại học không đồng nghĩa người lao động chắc chắn không đủ điều kiện làm nhà quản lý.

Điều quan trọng trước tiên là xác định:

• Người này có thực sự thuộc vị trí nhà quản lý không?

• Hồ sơ doanh nghiệp có chứng minh được chức danh đó không?

• Người được bổ nhiệm có đầy đủ căn cứ pháp lý để đảm nhiệm vị trí không?

Đây là lý do không nên áp dụng điều kiện của chuyên gia sang nhà quản lý.

Xem thêm:

Không có bằng đại học có xin giấy phép lao động (Work Permit) được không? [Cập nhật 2026]

Nếu người lao động trực tiếp đứng đầu và điều hành một đơn vị, chi nhánh hoặc bộ phận có tính độc lập trong cơ cấu của tổ chức, doanh nghiệp nên đánh giá kỹ khả năng hồ sơ thuộc diện giám đốc điều hành.

Không nên lựa chọn “nhà quản lý” chỉ vì chức danh có chữ Manager, cũng không nên lựa chọn “giám đốc điều hành” chỉ vì chức danh có chữ Director.

Cần căn cứ vào bản chất công việc và tài liệu chứng minh.

Xem thêm:

Giấy phép lao động cho giám đốc điều hành nước ngoài tại Việt Nam: Điều kiện, hồ sơ và thủ tục [2026]

Doanh nghiệp cần đặc biệt thận trọng nếu gặp một trong các trường hợp sau:

• Điều lệ không có căn cứ cho chức danh đang đăng ký;

• Quyết định bổ nhiệm ký không đúng thẩm quyền;

• Tên chức danh khác nhau giữa nhiều tài liệu;

• Người nước ngoài thực tế làm công việc chuyên môn nhưng lại đăng ký diện quản lý;

• Hồ sơ doanh nghiệp đã thay đổi nhưng Điều lệ chưa được cập nhật;

• Tài liệu do nước ngoài cấp chưa được xử lý hợp pháp hóa lãnh sự;

• Thời điểm bổ nhiệm không phù hợp với thời gian dự kiến làm việc;

• Cơ cấu doanh nghiệp và mô tả công việc không hỗ trợ cho chức danh quản lý.

Bạn có thể liên kết thêm:

• Những lỗi khiến hồ sơ xin giấy phép lao động bị trả về hoặc kéo dài thời gian xử lý

• Các trường hợp bị từ chối cấp giấy phép lao động tại Việt Nam [2026]

Đối với hồ sơ nhà quản lý, giấy xác nhận kinh nghiệm không phải lúc nào cũng là tài liệu trọng tâm như đối với chuyên gia. Tuy nhiên, trong một số trường hợp doanh nghiệp vẫn cần chuẩn bị văn bản này để hỗ trợ giải thích quá trình công tác hoặc kinh nghiệm quản lý của người lao động.

Doanh nghiệp có thể tham khảo:

Mẫu giấy xác nhận kinh nghiệm xin giấy phép lao động

Qua quá trình hỗ trợ các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, FIWOLaw nhận thấy hồ sơ nhà quản lý thường không khó vì “thiếu giấy tờ”, mà khó ở việc các tài liệu pháp lý của doanh nghiệp không nói cùng một ngôn ngữ.

Ví dụ:

• Điều lệ sử dụng một chức danh;

• Đăng ký doanh nghiệp sử dụng một chức danh khác;

• Quyết định bổ nhiệm sử dụng tên tiếng Anh;

• Hồ sơ Work Permit lại sử dụng một cách dịch khác.

Từng tài liệu riêng lẻ có thể hoàn toàn hợp lệ, nhưng khi ghép thành một bộ hồ sơ lại tạo ra sự thiếu thống nhất.

Do đó, nguyên tắc FIWOLaw sử dụng là:

Không đọc từng giấy tờ riêng lẻ. Hãy đọc toàn bộ hồ sơ như một chuỗi pháp lý liên tục.

Với nhà quản lý, chuỗi đó là:

• Doanh nghiệp có cơ cấu này

• Cơ cấu có chức danh này

• Chủ thể này có quyền bổ nhiệm

• Người lao động đã được bổ nhiệm

• Vị trí xin Work Permit đúng với chức danh đã được bổ nhiệm

Đây là cách đơn giản nhất để doanh nghiệp tự phát hiện những điểm chưa logic trước khi nộp hồ sơ.

Hướng dẫn chi tiết Giấy xác nhận kinh nghiệm xin giấy phép lao động 

Hồ sơ chứng minh nhà quản lý khi xin giấy phép lao động không đơn thuần là một quyết định bổ nhiệm hoặc một bản Điều lệ.

Một bộ hồ sơ tốt cần chứng minh được sự thống nhất giữa:

Cơ cấu doanh nghiệp – Chức danh – Thẩm quyền – Quyết định bổ nhiệm – Vị trí Work Permit.

Doanh nghiệp nên xác định đúng nhóm đối tượng trước khi soạn hồ sơ, đồng thời rà soát toàn bộ tài liệu pháp lý hiện có để tránh tình trạng phải điều chỉnh hồ sơ nhiều lần sau khi đã nộp.

Đối với trường hợp chức danh hoặc cơ cấu chưa rõ ràng, việc đánh giá hồ sơ trước khi nộp thường hiệu quả hơn so với việc sửa Điều lệ hoặc soạn thêm nhiều văn bản mà chưa xác định được căn cứ pháp lý phù hợp.