Người nước ngoài đổi vị trí công việc có phải làm lại giấy phép lao động không? [2026] 

Câu trả lời phụ thuộc vào nội dung thay đổi thực tế.

Phải làm thủ tục cấp Work Permit mới nếu:

• Thay đổi vị trí công việc ghi trên giấy phép.

• Thay đổi từ chuyên gia sang nhà quản lý.

• Thay đổi từ chuyên gia sang giám đốc điều hành.

• Thay đổi từ lao động kỹ thuật sang chuyên gia.

• Thay đổi từ nhà quản lý sang một vị trí chuyên môn khác.

• Thay đổi công việc hoặc lĩnh vực làm việc đã được ghi nhận trên Work Permit.

• Thay đổi hình thức làm việc nhưng vẫn làm việc cho cùng người sử dụng lao động.

• Chuyển sang làm việc cho người sử dụng lao động khác, kể cả vẫn giữ nguyên vị trí.

Có thể thực hiện thủ tục cấp lại Work Permit nếu:

• Work Permit còn thời hạn nhưng bị mất.

• Work Permit bị hư hỏng và không thể tiếp tục sử dụng.

• Thay đổi họ và tên.

• Thay đổi quốc tịch.

• Thay đổi số hộ chiếu.

• Thay đổi tên người sử dụng lao động nhưng không thay đổi mã số định danh của người sử dụng lao động.

Không phải cứ đổi cách gọi chức danh nội bộ là chắc chắn phải làm Work Permit mới.

Nếu doanh nghiệp chỉ điều chỉnh tên gọi hành chính nhưng vị trí pháp lý, công việc, lĩnh vực, nhiệm vụ, quyền hạn và hình thức làm việc không thay đổi, cần đối chiếu hồ sơ cụ thể trước khi kết luận.

Ngược lại, nếu tên chức danh không thay đổi nhưng công việc thực tế và quyền hạn đã thay đổi, doanh nghiệp vẫn có thể phải làm thủ tục cấp Work Permit mới.

Quy định trực tiếp về trường hợp này nằm tại khoản 2 Điều 20 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Theo đó, người lao động nước ngoài đã được cấp giấy phép lao động đang còn hiệu lực, có nhu cầu thay đổi vị trí công việc hoặc hình thức làm việc ghi trong giấy phép nhưng không thay đổi người sử dụng lao động, phải làm thủ tục cấp giấy phép lao động mới.

Quy định này cho thấy ba vấn đề quan trọng.

Thứ nhất, Work Permit cũ có thể vẫn còn thời hạn nhưng không còn phù hợp với công việc mới.

Hiệu lực về thời gian của giấy phép không đồng nghĩa người lao động được sử dụng giấy phép đó cho mọi vị trí trong doanh nghiệp.

Thứ hai, không thay đổi người sử dụng lao động vẫn có thể phải xin Work Permit mới.

Nhiều doanh nghiệp cho rằng chỉ khi người nước ngoài đổi công ty mới cần làm lại giấy phép. Cách hiểu này chưa đầy đủ. Việc thay đổi vị trí công việc hoặc hình thức làm việc ngay trong cùng doanh nghiệp cũng có thể làm phát sinh thủ tục cấp giấy phép lao động mới.

Thứ ba, thay đổi vị trí công việc không thuộc nhóm cấp lại giấy phép.

Điều 23 Nghị định 219/2025/NĐ-CP giới hạn các trường hợp cấp lại Work Permit, chủ yếu gồm mất, hư hỏng hoặc thay đổi một số thông tin nhận dạng. Vị trí công việc và hình thức làm việc không nằm trong danh sách này.

Vì vậy, doanh nghiệp không nên lựa chọn thủ tục cấp lại chỉ vì Work Permit hiện tại vẫn còn thời hạn.

Theo mẫu giấy phép lao động hiện hành, Work Permit thể hiện nhiều nhóm thông tin liên quan đến hoạt động làm việc của người nước ngoài, bao gồm:

• Tên người sử dụng lao động.

• Vị trí công việc.

• Công việc hoặc lĩnh vực làm việc cụ thể.

• Hình thức làm việc.

• Địa điểm làm việc.

• Thời hạn làm việc.

• Tình trạng của giấy phép lao động.

Vị trí công việc được xác định theo một trong bốn nhóm sau:

1. Nhà quản lý.

2. Giám đốc điều hành.

3. Chuyên gia.

4. Lao động kỹ thuật.

Ngoài nhóm vị trí, giấy phép còn ghi nhận công việc hoặc nghề nghiệp cụ thể theo mã nghề, lĩnh vực làm việc, hình thức làm việc và địa điểm làm việc.

Do đó, khi đánh giá một trường hợp thay đổi chức danh, doanh nghiệp không nên chỉ so sánh tên gọi trên quyết định bổ nhiệm với tên gọi đang sử dụng trong nội bộ. Cần đối chiếu đầy đủ:

• Nhóm vị trí trên Work Permit.

• Công việc hoặc nghề nghiệp cụ thể.

• Lĩnh vực chuyên môn.

• Mô tả công việc thực tế.

• Quyền hạn quản lý.

• Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.

• Hình thức làm việc.

• Người sử dụng lao động.

• Địa điểm làm việc.

Trong quản trị nhân sự, doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chức danh khác nhau như:

• Trưởng phòng kinh doanh.

• Giám đốc kinh doanh.

• Giám đốc thị trường.

• Quản lý nhà máy.

• Quản lý sản xuất.

• Trưởng bộ phận kỹ thuật.

• Kỹ sư trưởng.

• Chuyên gia phần mềm.

• Cố vấn kỹ thuật.

• Tổng Giám đốc.

• Phó Tổng Giám đốc.

Tuy nhiên, tên chức danh nội bộ không phải lúc nào cũng quyết định vị trí pháp lý dùng để xin Work Permit.

Ví dụ, một người có chức danh “Sales Manager” chưa chắc đương nhiên đáp ứng vị trí nhà quản lý theo quy định về lao động nước ngoài. Doanh nghiệp vẫn cần chứng minh người đó thuộc đối tượng nhà quản lý, có chức vụ, quyền hạn và tài liệu bổ nhiệm phù hợp.

Tương tự, chức danh có chữ “Director” không có nghĩa người lao động mặc nhiên được xác định là giám đốc điều hành. Cần kiểm tra người đó có đứng đầu và trực tiếp điều hành một lĩnh vực của doanh nghiệp hay thuộc trường hợp đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh hay không.

Doanh nghiệp cần xem xét bản chất công việc, thay vì chỉ căn cứ bản dịch tiếng Anh hoặc cách gọi chức danh.

Việc đổi chức danh có khả năng được xem là thay đổi vị trí công việc khi xuất hiện một hoặc nhiều yếu tố sau:

• Thay đổi từ nhóm chuyên môn sang nhóm quản lý.

• Thay đổi từ nhà quản lý sang giám đốc điều hành.

• Thay đổi từ lao động kỹ thuật sang chuyên gia.

• Thay đổi chức năng chính của công việc.

• Thay đổi lĩnh vực chuyên môn.

• Thay đổi quyền ra quyết định.

• Thay đổi phạm vi quản lý nhân sự.

• Thay đổi đơn vị, phòng ban hoặc bộ phận phụ trách.

• Thay đổi công việc hoặc nghề nghiệp theo mã nghề.

• Thay đổi hình thức làm việc.

• Thay đổi người trực tiếp giao việc và kiểm soát công việc.

• Thay đổi người sử dụng lao động thực tế.

Nếu các yếu tố trên thay đổi, doanh nghiệp nên xem đây là dấu hiệu cần rà soát thủ tục cấp Work Permit mới.

Ví dụ 1: Từ chuyên gia lên nhà quản lý

Một người nước ngoài đang có Work Permit ở vị trí chuyên gia tư vấn kinh doanh. Sau đó, người này được bổ nhiệm làm Giám đốc kinh doanh, có quyền quản lý phòng kinh doanh, phê duyệt kế hoạch và đánh giá nhân sự.

Trường hợp này không chỉ thay đổi tên chức danh. Bản chất vị trí đã chuyển từ chuyên gia sang nhà quản lý. Doanh nghiệp phải làm thủ tục cấp Work Permit mới và chuẩn bị giấy tờ chứng minh vị trí nhà quản lý.

Ví dụ 2: Từ lao động kỹ thuật sang chuyên gia

Người lao động đang có Work Permit ở vị trí lao động kỹ thuật, trực tiếp vận hành và bảo trì máy móc. Sau đó, doanh nghiệp chuyển người này sang vị trí chuyên gia tư vấn, thiết kế và quản lý giải pháp kỹ thuật.

Nếu công việc mới được xác định thuộc vị trí chuyên gia, doanh nghiệp phải đánh giá lại điều kiện về bằng cấp, kinh nghiệm và thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động mới.

Ví dụ 3: Từ nhà quản lý sang giám đốc điều hành

Người lao động đang được cấp phép ở vị trí nhà quản lý. Doanh nghiệp bổ nhiệm người này đứng đầu và trực tiếp điều hành một lĩnh vực hoạt động.

Nếu vị trí mới được xác định là giám đốc điều hành theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ chứng minh chức danh và kinh nghiệm phù hợp để xin Work Permit mới.

Bảng trên mang tính định hướng ban đầu. Hướng xử lý chính xác vẫn phải căn cứ nội dung Work Permit, hồ sơ đã được phê duyệt và công việc thực tế của người lao động. 

Để tránh nộp sai thủ tục, doanh nghiệp cần phân biệt ba khái niệm sau.

Cấp Work Permit mới

Áp dụng khi phát sinh một quan hệ hoặc nội dung làm việc mới mà giấy phép hiện tại không còn phù hợp, chẳng hạn:

• Thay đổi vị trí công việc.

• Thay đổi hình thức làm việc.

• Thay đổi người sử dụng lao động.

• Tiếp tục làm việc sau khi Work Permit đã được gia hạn một lần và không còn thuộc trường hợp được gia hạn tiếp.

Việc người lao động đã có Work Permit còn hiệu lực có thể giúp đơn giản hóa một số tài liệu trong những trường hợp được pháp luật quy định, nhưng doanh nghiệp vẫn đang thực hiện thủ tục cấp một giấy phép lao động mới.

Cấp lại Work Permit

Cấp lại được áp dụng trong phạm vi hẹp khi:

• Giấy phép còn thời hạn bị mất.

• Giấy phép bị hư hỏng, không sử dụng được.

• Thay đổi họ tên.

• Thay đổi quốc tịch.

• Thay đổi số hộ chiếu.

• Thay đổi tên người sử dụng lao động nhưng không thay đổi mã số định danh.

Thời hạn của Work Permit được cấp lại bằng thời hạn của giấy phép cũ trừ đi thời gian người lao động đã làm việc tính đến thời điểm đề nghị cấp lại.

Gia hạn Work Permit

Gia hạn áp dụng khi người lao động tiếp tục làm việc cho cùng người sử dụng lao động, tại cùng vị trí và theo hình thức làm việc đã được cấp phép, đồng thời đáp ứng điều kiện và thời điểm nộp hồ sơ gia hạn.

Theo quy định hiện hành, Work Permit chỉ được gia hạn một lần với thời hạn tối đa không quá 02 năm.

Nếu đồng thời thay đổi vị trí hoặc hình thức làm việc, doanh nghiệp không nên chọn thủ tục gia hạn chỉ vì giấy phép sắp hết hạn. Cần đánh giá theo hướng cấp Work Permit mới.

Không nên tiếp tục sử dụng Work Permit cũ cho vị trí mới nếu sự thay đổi thuộc trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 20 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Work Permit cũ chỉ chứng minh quyền làm việc của người nước ngoài theo nội dung đã được cấp. Giấy phép không tự động mở rộng sang một vị trí, lĩnh vực hoặc hình thức làm việc khác.

Quyết định bổ nhiệm, phụ lục hợp đồng lao động hoặc thông báo nội bộ của doanh nghiệp không thể thay thế Work Permit mới.

Doanh nghiệp nên hoàn thành thủ tục cấp giấy phép lao động mới trước khi người lao động chính thức thực hiện công việc của vị trí mới. Trong thời gian chuẩn bị hồ sơ, công việc thực tế vẫn phải phù hợp với Work Permit đang còn hiệu lực.

Có. Khi xin Work Permit mới cho vị trí mới, doanh nghiệp phải chứng minh người lao động đáp ứng điều kiện của vị trí dự kiến đảm nhiệm.

Tài liệu cần chuẩn bị sẽ phụ thuộc vào việc người lao động được xác định là:

• Nhà quản lý.

• Giám đốc điều hành.

• Chuyên gia.

• Lao động kỹ thuật.

Ví dụ:

• Chuyển từ chuyên gia sang nhà quản lý: cần giấy tờ chứng minh người lao động thuộc vị trí nhà quản lý và tài liệu về việc bổ nhiệm.

• Chuyển từ lao động kỹ thuật sang chuyên gia: cần kiểm tra lại bằng cấp và kinh nghiệm phù hợp với vị trí chuyên gia.

• Chuyển sang giám đốc điều hành: cần chứng minh chức danh, phạm vi điều hành và kinh nghiệm trong lĩnh vực phù hợp.

• Chuyển sang lĩnh vực chuyên môn khác: cần kiểm tra sự phù hợp giữa bằng cấp, kinh nghiệm và công việc mới.

Work Permit đã được cấp trước đây có thể được sử dụng để thay thế giấy tờ chứng minh kinh nghiệm trong một số trường hợp nếu kinh nghiệm ghi nhận trên giấy phép phù hợp với vị trí dự kiến. Tuy nhiên, Work Permit cũ không tự động chứng minh người lao động đáp ứng mọi điều kiện của vị trí mới.

Trước khi ký quyết định thay đổi chức danh cho người lao động nước ngoài, doanh nghiệp nên trả lời bốn câu hỏi sau:

1. Vị trí pháp lý có thay đổi không?

Người lao động có chuyển giữa nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật hay không?

2. Công việc thực tế có thay đổi không?

Nhiệm vụ, lĩnh vực chuyên môn, mã nghề, phạm vi phụ trách hoặc mục tiêu công việc có khác so với hồ sơ Work Permit hiện tại không?

3. Quyền hạn có thay đổi không?

Người lao động có được giao quyền quản lý nhân sự, phê duyệt kế hoạch, điều hành một lĩnh vực hoặc đại diện cho doanh nghiệp hay không?

4. Hình thức làm việc hoặc người sử dụng lao động có thay đổi không?

Người lao động có chuyển sang một pháp nhân khác, thay đổi hình thức hợp đồng, di chuyển nội bộ doanh nghiệp hoặc làm việc theo một hình thức mới hay không?

Nếu câu trả lời cho một trong các câu hỏi trên là “có”, doanh nghiệp nên rà soát thủ tục Work Permit trước khi người lao động nhận nhiệm vụ mới.

Việc xác định đúng loại thủ tục từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tránh nộp nhầm hồ sơ cấp lại, sử dụng người lao động sai nội dung giấy phép hoặc phải điều chỉnh quyết định bổ nhiệm sau khi hồ sơ đã được chuẩn bị.

Phần tiếp theo sẽ trình bày chi tiết thành phần hồ sơ, giấy tờ chứng minh từng vị trí, quy trình cấp Work Permit mới và cách xử lý Work Permit cũ khi người lao động thay đổi vị trí công việc.

Trường hợp người lao động đã có Work Permit còn hiệu lực nhưng thay đổi vị trí công việc hoặc hình thức làm việc được áp dụng bộ hồ sơ riêng theo khoản 2 Điều 20 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

So với hồ sơ xin giấy phép lao động lần đầu, bộ hồ sơ này được rút gọn do người lao động đã có Work Permit còn hiệu lực. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải chứng minh người lao động đáp ứng điều kiện của vị trí hoặc hình thức làm việc mới.

Hồ sơ cơ bản gồm:

1. Văn bản báo cáo, giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 03.

2. Hộ chiếu còn thời hạn.

3. Hai ảnh màu kích thước 4 cm x 6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính.

4. Giấy tờ chứng minh người lao động đáp ứng điều kiện của vị trí công việc mới.

5. Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc mới nếu doanh nghiệp đồng thời thay đổi hình thức làm việc.

6. Bản sao Work Permit đã được cấp và đang còn hiệu lực.

Nếu chỉ thay đổi vị trí công việc, doanh nghiệp tập trung chuẩn bị giấy tờ chứng minh vị trí mới.

Nếu chỉ thay đổi hình thức làm việc, doanh nghiệp chuẩn bị giấy tờ chứng minh hình thức làm việc mới.

Nếu đồng thời thay đổi cả vị trí công việc và hình thức làm việc, doanh nghiệp cần chuẩn bị cả hai nhóm tài liệu trong cùng một bộ hồ sơ đề nghị cấp Work Permit mới.

Theo thành phần hồ sơ riêng tại khoản 2 Điều 20 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, hồ sơ cấp Work Permit mới cho người đã có giấy phép còn hiệu lực nhưng thay đổi vị trí hoặc hình thức làm việc không liệt kê:

• Giấy khám sức khỏe.

• Phiếu lý lịch tư pháp.

• Toàn bộ giấy tờ đã sử dụng trong hồ sơ cấp lần đầu.

Đây là điểm khác biệt quan trọng giữa hồ sơ cấp lần đầu và hồ sơ dành cho người đang có Work Permit còn hiệu lực.

Tuy nhiên, để được áp dụng bộ hồ sơ rút gọn, doanh nghiệp phải bảo đảm:

• Work Permit cũ vẫn còn hiệu lực tại thời điểm nộp hồ sơ.

• Người lao động chưa bắt đầu làm việc trái với nội dung giấy phép cũ.

• Người sử dụng lao động không thay đổi nếu áp dụng khoản 2 Điều 20.

• Hồ sơ thể hiện rõ nội dung vị trí hoặc hình thức làm việc dự kiến thay đổi.

• Giấy tờ chứng minh vị trí mới đáp ứng đúng yêu cầu pháp luật.

Nếu Work Permit cũ đã hết hạn, bị thu hồi hoặc không còn hiệu lực, doanh nghiệp không nên mặc nhiên áp dụng bộ hồ sơ rút gọn này.

Mẫu số 03 được sử dụng để doanh nghiệp đồng thời:

• Báo cáo, giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài.

• Đề nghị cấp, cấp lại hoặc gia hạn Work Permit.

• Cung cấp thông tin về người lao động.

• Khai báo vị trí, công việc, lĩnh vực và hình thức làm việc dự kiến.

Trong trường hợp thay đổi vị trí công việc, doanh nghiệp cần điền thông tin theo vị trí mới, không sao chép nguyên trạng nội dung của Work Permit cũ.

Các nội dung cần đặc biệt chú ý gồm:

• Vị trí công việc: nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật.

• Công việc hoặc nghề nghiệp cụ thể.

• Lĩnh vực làm việc.

• Hình thức làm việc.

• Địa điểm làm việc.

• Thời hạn đề nghị cấp phép.

• Lý do sử dụng người lao động nước ngoài.

• Sự phù hợp giữa kinh nghiệm, bằng cấp và công việc mới.

Thông tin trong Mẫu số 03 phải thống nhất với:

• Quyết định bổ nhiệm hoặc điều động.

• Điều lệ và cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.

• Giấy xác nhận kinh nghiệm.

• Bằng cấp hoặc chứng chỉ đào tạo.

• Dự thảo hợp đồng lao động hoặc văn bản cử sang Việt Nam.

• Mô tả công việc.

• Mã nghề dự kiến sử dụng.

• Work Permit cũ.

Một trong những lỗi thường gặp là doanh nghiệp đề nghị cấp phép ở vị trí nhà quản lý nhưng mô tả công việc chỉ thể hiện nhiệm vụ chuyên môn. Ngược lại, có trường hợp đề nghị vị trí chuyên gia nhưng quyết định bổ nhiệm lại trao quyền quản lý, điều hành một bộ phận.

Sự không thống nhất giữa các tài liệu có thể làm hồ sơ bị yêu cầu giải trình, bổ sung hoặc bị từ chối.

Xem thêm: Các trường hợp bị từ chối cấp giấy phép lao động tại Việt Nam [2026] 

Người lao động nước ngoài được xác định là nhà quản lý nếu thuộc trường hợp người quản lý doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp hoặc là người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức theo quy định pháp luật.

Tùy từng trường hợp, giấy tờ chứng minh vị trí nhà quản lý có thể gồm:

• Điều lệ công ty.

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

• Quyết định bổ nhiệm.

• Quyết định điều động.

• Văn bản của chủ sở hữu, Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị.

• Biên bản hoặc nghị quyết thông qua việc bổ nhiệm.

• Tài liệu chứng minh chức danh thuộc nhóm người quản lý doanh nghiệp.

• Giấy phép thành lập cơ quan, tổ chức.

• Văn bản chứng minh người lao động là người đứng đầu hoặc cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Không phải mọi chức danh có chữ “Manager” hoặc “Director” đều được xem là nhà quản lý.

Doanh nghiệp cần chứng minh đồng thời:

• Chức danh được ghi nhận trong cơ cấu tổ chức.

• Thẩm quyền ban hành quyết định bổ nhiệm.

• Quyền hạn thực tế của người lao động.

• Sự phù hợp giữa chức danh với điều lệ doanh nghiệp.

• Mối liên hệ giữa vị trí quản lý và nội dung công việc được đề nghị cấp phép.

Ví dụ: Chuyên gia được bổ nhiệm làm Trưởng phòng kinh doanh

Nếu Trưởng phòng kinh doanh không thuộc nhóm người quản lý doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp và cũng không phải người đứng đầu hoặc cấp phó của người đứng đầu một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp không nên mặc nhiên xác định người này là nhà quản lý.

Trường hợp này cần phân tích cơ cấu tổ chức, quyền hạn, điều lệ và quy định nội bộ trước khi lựa chọn vị trí Work Permit.

Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, giám đốc điều hành có thể thuộc một trong hai trường hợp:

• Người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp.

• Người đứng đầu và trực tiếp điều hành một lĩnh vực của cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp, đồng thời có ít nhất 03 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phù hợp.

Tùy từng trường hợp, hồ sơ có thể cần:

• Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh.

• Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.

• Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh.

• Điều lệ công ty.

• Văn bản quy định cơ cấu tổ chức.

• Quyết định bổ nhiệm hoặc điều động.

• Văn bản thể hiện phạm vi điều hành.

• Văn bản xác nhận kinh nghiệm của người sử dụng lao động tại nước ngoài.

• Work Permit hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp Work Permit đã được cấp trước đây nếu đáp ứng điều kiện thay thế giấy tờ chứng minh kinh nghiệm.

Nếu người lao động được xác định là người đứng đầu và trực tiếp điều hành một lĩnh vực, hồ sơ cần thể hiện rõ lĩnh vực đó là gì, phạm vi quyền hạn ra sao và người lao động có đủ kinh nghiệm phù hợp hay không.

Chỉ sử dụng một quyết định bổ nhiệm ghi chức danh “Giám đốc” nhưng không có tài liệu về cơ cấu tổ chức, lĩnh vực phụ trách và kinh nghiệm có thể chưa đủ để chứng minh vị trí giám đốc điều hành.

Thông thường, người lao động nước ngoài được xác định là chuyên gia khi có:

• Bằng đại học trở lên hoặc tương đương.

• Ít nhất 02 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí dự kiến tại Việt Nam.

Đối với chuyên gia làm việc trong một số lĩnh vực ưu tiên như tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia hoặc lĩnh vực ưu tiên phát triển kinh tế – xã hội, điều kiện có thể được xác định theo bằng đại học phù hợp và ít nhất 01 năm kinh nghiệm nếu đáp ứng đầy đủ phạm vi áp dụng.

Hồ sơ chứng minh chuyên gia thường gồm:

• Bằng đại học, chứng chỉ hoặc giấy chứng nhận trình độ tương đương.

• Giấy xác nhận kinh nghiệm.

• Employment Certificate hoặc văn bản có giá trị tương đương.

• Tài liệu thể hiện chức danh, công việc và thời gian làm việc.

• Work Permit hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp Work Permit đã được cấp tại Việt Nam nếu được sử dụng để thay thế giấy tờ chứng minh kinh nghiệm.

Bằng cấp và kinh nghiệm phải phù hợp với công việc mới.

Ví dụ, một người đang có Work Permit ở vị trí chuyên gia tiếp thị nhưng được chuyển sang làm chuyên gia công nghệ thông tin sẽ không đương nhiên được sử dụng toàn bộ hồ sơ cũ. Doanh nghiệp cần chứng minh lại sự phù hợp giữa trình độ, kinh nghiệm và công việc công nghệ thông tin dự kiến.

Người lao động nước ngoài có thể được xác định là lao động kỹ thuật nếu thuộc một trong các trường hợp:

• Được đào tạo ít nhất 01 năm và có ít nhất 02 năm kinh nghiệm phù hợp với vị trí dự kiến.

• Có ít nhất 03 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí dự kiến.

Hồ sơ có thể gồm:

• Văn bằng, chứng chỉ hoặc giấy chứng nhận đã được đào tạo ít nhất 01 năm.

• Giấy xác nhận kinh nghiệm của người sử dụng lao động tại nước ngoài.

• Employment Certificate.

• Tài liệu thể hiện công việc kỹ thuật đã thực hiện.

• Work Permit hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp Work Permit đã được cấp trước đây nếu kinh nghiệm ghi nhận phù hợp với vị trí mới.

Doanh nghiệp cần chú ý phân biệt lao động kỹ thuật với chuyên gia.

Lao động kỹ thuật thường gắn với quá trình đào tạo nghề, kỹ năng và kinh nghiệm thực hành. Chuyên gia thường được đánh giá dựa trên trình độ đại học hoặc tương đương và kinh nghiệm chuyên môn phù hợp.

Tên chức danh như “Technical Expert”, “Technical Supervisor” hoặc “Senior Technician” chưa đủ để quyết định người lao động thuộc nhóm nào. Cần căn cứ điều kiện thực tế và bộ tài liệu có thể chứng minh.

Nghị định 219/2025/NĐ-CP cho phép người lao động đã làm việc tại Việt Nam sử dụng Work Permit hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp Work Permit đã được cấp để thay thế giấy tờ chứng minh số năm kinh nghiệm trong một số trường hợp.

Khả năng sử dụng phụ thuộc vào mức độ phù hợp giữa kinh nghiệm được ghi nhận trên giấy phép cũ và vị trí công việc mới.

Có thể sử dụng khi:

• Work Permit cũ thể hiện lĩnh vực phù hợp với vị trí mới.

• Thời gian làm việc được ghi nhận đáp ứng số năm kinh nghiệm cần chứng minh.

• Nội dung công việc cũ có liên quan trực tiếp đến công việc mới.

• Giấy phép còn rõ ràng, đầy đủ thông tin và có thể kiểm tra.

Có thể không đủ khi:

• Vị trí mới thuộc một lĩnh vực hoàn toàn khác.

• Work Permit cũ không thể hiện đủ thời gian kinh nghiệm.

• Công việc trên giấy phép cũ không liên quan đến công việc dự kiến.

• Vị trí mới yêu cầu thêm bằng cấp, chứng chỉ hoặc quyết định bổ nhiệm.

• Doanh nghiệp chỉ nộp bản Work Permit mà không giải trình sự phù hợp.

Ví dụ, Work Permit cũ ở vị trí chuyên gia kỹ thuật có thể hỗ trợ chứng minh kinh nghiệm khi người lao động tiếp tục đảm nhiệm một công việc trong cùng lĩnh vực kỹ thuật.

Tuy nhiên, nếu người đó chuyển sang làm giám đốc điều hành lĩnh vực kinh doanh, Work Permit chuyên gia kỹ thuật chưa chắc chứng minh được 03 năm kinh nghiệm phù hợp với lĩnh vực kinh doanh.

Giấy tờ do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp cần được xử lý theo cơ chế chứng nhận đang áp dụng giữa Việt Nam và quốc gia hoặc vùng lãnh thổ cấp giấy tờ.

Tùy từng trường hợp, tài liệu có thể phải:

• Được chứng nhận Apostille nếu cơ chế Apostille được áp dụng trong quan hệ với Việt Nam.

• Được hợp pháp hóa lãnh sự nếu không thuộc trường hợp áp dụng Apostille hoặc miễn hợp pháp hóa lãnh sự.

• Được miễn chứng nhận theo điều ước quốc tế, nguyên tắc có đi có lại hoặc quy định pháp luật.

• Dịch sang tiếng Việt.

• Chứng thực bản dịch theo quy định.

Doanh nghiệp nên kiểm tra riêng từng giấy tờ và từng quốc gia. Việc một quốc gia tham gia Công ước Apostille không tự động có nghĩa mọi loại giấy tờ của quốc gia đó đều được sử dụng ngay tại Việt Nam.

Đặc biệt, cần phân biệt:

• Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự xác nhận nguồn gốc, chữ ký và tư cách của người ký giấy tờ.

• Dịch thuật giúp chuyển nội dung giấy tờ sang tiếng Việt.

• Chứng thực bản dịch xác nhận chữ ký của người dịch theo quy định.

• Các thủ tục trên không thay thế việc đánh giá người lao động có đáp ứng điều kiện Work Permit hay không.

Khoản 2 Điều 20 Nghị định 219/2025/NĐ-CP điều chỉnh trường hợp người lao động thay đổi vị trí công việc hoặc hình thức làm việc nhưng không thay đổi người sử dụng lao động.

Căn cứ cấu trúc thành phần hồ sơ, nếu doanh nghiệp thay đổi đồng thời cả vị trí và hình thức làm việc, có cơ sở để chuẩn bị một bộ hồ sơ cấp Work Permit mới, trong đó bao gồm:

• Hồ sơ chung theo quy định.

• Giấy tờ chứng minh vị trí công việc mới.

• Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc mới.

• Bản sao Work Permit cũ.

Doanh nghiệp không nhất thiết phải thực hiện hai thủ tục cấp phép tách biệt cho cùng một người lao động.

Tuy nhiên, đây là trường hợp có nhiều thông tin thay đổi cùng lúc. Trước khi nộp, doanh nghiệp nên kiểm tra hướng dẫn của cơ quan tiếp nhận để bảo đảm cách kê khai Mẫu số 03 và thành phần tài liệu phù hợp với thực tiễn xử lý tại địa phương.

Mốc từ 30 đến 60 ngày là kế hoạch quản trị nội bộ, không phải thời hạn giải quyết hồ sơ của cơ quan nhà nước. Thời gian thực tế có thể dài hơn nếu doanh nghiệp phải xin giấy xác nhận kinh nghiệm, Apostille, hợp pháp hóa lãnh sự hoặc điều chỉnh tài liệu bổ nhiệm. 

Người sử dụng lao động nộp hồ sơ đến Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc.

Tùy điều kiện và phương thức tiếp nhận, hồ sơ có thể được nộp:

• Trực tiếp.

• Qua dịch vụ bưu chính công ích.

• Thông qua doanh nghiệp, cá nhân cung cấp dịch vụ.

• Thông qua ủy quyền.

• Trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia theo quy định về giao dịch điện tử.

Cơ quan có thẩm quyền cấp Work Permit là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan được phân cấp thực hiện nhiệm vụ này.

Nếu người lao động làm việc cho cùng một người sử dụng lao động tại nhiều tỉnh, thành phố, thẩm quyền cấp giấy phép được xác định tại địa phương nơi người sử dụng lao động đặt trụ sở chính. Sau khi được cấp phép, doanh nghiệp tiếp tục thực hiện nghĩa vụ thông báo tại địa phương khác nếu phát sinh trường hợp làm việc ở nhiều tỉnh.

Do cơ chế phân cấp và đầu mối tiếp nhận có thể khác nhau giữa các địa phương, doanh nghiệp nên kiểm tra cơ quan cụ thể trước khi nộp.

Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền xem xét nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài và thực hiện cấp Work Permit.

Nếu không chấp thuận nhu cầu sử dụng hoặc không cấp giấy phép, cơ quan có thẩm quyền phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do theo thời hạn luật định.

Doanh nghiệp cần phân biệt:

• Thời hạn nộp hồ sơ: không quá 60 ngày và không ít hơn 10 ngày trước ngày dự kiến làm việc.

• Thời hạn giải quyết: 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ.

• Thời gian chuẩn bị giấy tờ nước ngoài: phụ thuộc quốc gia và loại tài liệu.

• Thời gian sửa đổi, bổ sung: không nằm trọn trong thời hạn xử lý nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa thống nhất.

Vì vậy, doanh nghiệp không nên tính đúng 10 ngày rồi mới nộp. Nếu hồ sơ phải bổ sung, ngày nhận nhiệm vụ mới có thể bị chậm.

Doanh nghiệp có thể thực hiện theo 07 bước sau.

Bước 1: Xác định sự thay đổi có thuộc trường hợp cấp mới hay không

Đối chiếu Work Permit hiện tại với vị trí, công việc, lĩnh vực, quyền hạn và hình thức làm việc mới.

Bước 2: Xác định vị trí pháp lý mới

Phân loại người lao động là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hay lao động kỹ thuật.

Bước 3: Kiểm tra điều kiện

Rà soát bằng cấp, thời gian kinh nghiệm, quyết định bổ nhiệm, điều lệ và cơ cấu tổ chức.

Bước 4: Chuẩn bị giấy tờ nước ngoài

Thực hiện Apostille, hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật và chứng thực nếu thuộc trường hợp phải thực hiện.

Bước 5: Hoàn thiện Mẫu số 03 và bộ hồ sơ

Bảo đảm thông tin trên tất cả tài liệu thống nhất với vị trí mới.

Bước 6: Nộp hồ sơ và theo dõi kết quả

Nộp trong khung thời gian luật định và kịp thời giải trình nếu cơ quan tiếp nhận yêu cầu.

Bước 7: Hoàn thiện hồ sơ sau khi được cấp

Sau khi nhận Work Permit mới, doanh nghiệp cập nhật hợp đồng, quyết định bổ nhiệm, hồ sơ nhân sự và xử lý Work Permit cũ theo quy định.

Work Permit cũ không được sử dụng để hợp thức hóa công việc của vị trí mới.

Khi nội dung hợp đồng lao động hoặc công việc thực tế không còn phù hợp với giấy phép đã cấp, Work Permit cũ có thể hết hiệu lực theo quy định của Bộ luật Lao động.

Doanh nghiệp cần:

• Xác định thời điểm giấy phép cũ hết hiệu lực.

• Thu hồi bản gốc Work Permit từ người lao động.

• Nộp lại cho cơ quan đã cấp.

• Gửi kèm văn bản báo cáo trường hợp thu hồi.

• Thực hiện trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày giấy phép hết hiệu lực.

• Lưu bản sao giấy phép và bằng chứng đã nộp lại trong hồ sơ nhân sự.

Trường hợp không thu hồi được bản gốc Work Permit, doanh nghiệp cần nêu rõ lý do trong văn bản báo cáo.

Doanh nghiệp không nên để người lao động đồng thời sử dụng hai Work Permit cho hai vị trí khác nhau tại cùng thời điểm mà không xác định rõ hiệu lực và căn cứ sử dụng của từng giấy phép.

Đối với người lao động làm việc theo hình thức thực hiện hợp đồng lao động, doanh nghiệp và người lao động phải ký hợp đồng bằng văn bản trước ngày dự kiến bắt đầu làm việc theo giấy phép mới.

Tùy nội dung thay đổi, doanh nghiệp có thể phải:

• Ký hợp đồng lao động mới.

• Ký phụ lục hoặc văn bản điều chỉnh phù hợp.

• Ban hành quyết định bổ nhiệm.

• Cập nhật mô tả công việc.

• Điều chỉnh mức lương, phòng ban hoặc phạm vi quyền hạn.

• Cập nhật hồ sơ bảo hiểm, thuế và quản lý lao động nếu có liên quan.

Nội dung hợp đồng và tài liệu nhân sự phải thống nhất với Work Permit mới. Doanh nghiệp không nên ký hợp đồng hoặc quyết định bổ nhiệm có nội dung mâu thuẫn với giấy phép.

Tình huống 1: Chuyên gia được bổ nhiệm làm nhà quản lý

Một người nước ngoài đang có Work Permit ở vị trí chuyên gia kinh doanh. Doanh nghiệp dự kiến bổ nhiệm người này làm Tổng Giám đốc hoặc một chức danh quản lý doanh nghiệp theo điều lệ.

Hướng xử lý:

1. Kiểm tra chức danh mới có thuộc nhóm người quản lý doanh nghiệp không.

2. Chuẩn bị điều lệ, quyết định bổ nhiệm và tài liệu của cơ quan có thẩm quyền.

3. Rà soát hộ chiếu, ảnh và Work Permit cũ.

4. Kê khai vị trí mới là nhà quản lý trong Mẫu số 03.

5. Nộp hồ sơ cấp Work Permit mới trước ngày người lao động nhận chức.

6. Sau khi được cấp phép, hoàn thiện hợp đồng và xử lý Work Permit cũ.

Doanh nghiệp không nên cho người lao động thực hiện quyền hạn Tổng Giám đốc chỉ dựa trên Work Permit chuyên gia.

Tình huống 2: Nhà quản lý chuyển thành giám đốc điều hành

Người lao động đang có Work Permit ở vị trí nhà quản lý và được bổ nhiệm trực tiếp điều hành một lĩnh vực của doanh nghiệp.

Hướng xử lý:

• Xác định người lao động có thực sự đứng đầu và trực tiếp điều hành lĩnh vực đó không.

• Kiểm tra điều kiện ít nhất 03 năm kinh nghiệm phù hợp.

• Chuẩn bị điều lệ hoặc tài liệu về cơ cấu tổ chức.

• Chuẩn bị quyết định bổ nhiệm.

• Chuẩn bị giấy xác nhận kinh nghiệm hoặc kiểm tra khả năng sử dụng Work Permit cũ để thay thế.

• Thực hiện thủ tục cấp Work Permit mới ở vị trí giám đốc điều hành.

Nếu chỉ đổi tên chức danh nhưng bản chất vị trí vẫn thuộc nhóm nhà quản lý, doanh nghiệp cần rà soát kỹ trước khi kết luận phải thay đổi nhóm vị trí.

Tình huống 3: Lao động kỹ thuật chuyển sang chuyên gia

Người lao động đang làm công việc vận hành, lắp đặt hoặc bảo trì với Work Permit lao động kỹ thuật. Sau đó, doanh nghiệp muốn chuyển người này sang công việc tư vấn, thiết kế hoặc quản lý giải pháp kỹ thuật ở vị trí chuyên gia.

Hướng xử lý:

• Kiểm tra bằng đại học hoặc trình độ tương đương.

• Kiểm tra chuyên ngành đào tạo.

• Kiểm tra số năm và lĩnh vực kinh nghiệm.

• Đối chiếu công việc mới với bằng cấp và kinh nghiệm.

• Xác định Work Permit cũ có thể thay thế giấy tờ kinh nghiệm hay không.

• Làm thủ tục cấp Work Permit mới ở vị trí chuyên gia.

Nếu người lao động không đáp ứng điều kiện chuyên gia, việc doanh nghiệp đổi tên chức danh không làm cho người đó trở thành chuyên gia hợp pháp.

Tình huống 4: Chỉ đổi tên chức danh bằng tiếng Anh

Doanh nghiệp đổi chức danh từ “Software Specialist” thành “Senior Software Specialist”, nhưng không thay đổi công việc, lĩnh vực, quyền hạn, hình thức làm việc hoặc người sử dụng lao động.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần đối chiếu:

• Nội dung Work Permit.

• Mã nghề.

• Mô tả công việc.

• Hợp đồng lao động.

• Quyết định điều chỉnh chức danh.

• Quyền hạn thực tế.

Nếu nội dung được cấp phép và công việc thực tế không thay đổi, có thể chưa phát sinh thủ tục cấp Work Permit mới. Doanh nghiệp nên lưu hồ sơ giải trình về việc chỉ thay đổi cách gọi nội bộ.

Nếu việc thêm từ “Senior” đi kèm quyền quản lý, thay đổi nhiệm vụ hoặc thay đổi phạm vi công việc, cần đánh giá lại theo hướng thay đổi vị trí.

Xem thêm: Tình huống & Vòng đời Work Permit tại Việt Nam [2026] | FIWOLaw 

Doanh nghiệp nên kiểm tra lần cuối các nội dung sau:

• Work Permit cũ còn hiệu lực.

• Hộ chiếu còn thời hạn.

• Có đủ hai ảnh 4 cm x 6 cm.

• Mẫu số 03 đã khai theo vị trí mới.

• Vị trí mới được xác định đúng.

• Công việc và mã nghề phù hợp.

• Giấy tờ chứng minh vị trí mới đầy đủ.

• Bằng cấp và kinh nghiệm phù hợp.

• Quyết định bổ nhiệm đúng thẩm quyền.

• Điều lệ và cơ cấu tổ chức thống nhất.

• Giấy tờ nước ngoài đã được xử lý hợp lệ.

• Bản dịch tiếng Việt đã được chứng thực.

• Work Permit cũ được sao chụp rõ ràng.

• Ngày nộp hồ sơ nằm trong thời hạn luật định.

• Người lao động chưa thực hiện công việc của vị trí mới khi chưa được cấp phép.

• Có phương án thu hồi và nộp lại Work Permit cũ.

Việc chuẩn bị đúng hồ sơ mới chỉ giải quyết điều kiện thủ tục. Doanh nghiệp vẫn cần kiểm soát thời điểm người lao động nhận nhiệm vụ, sự thống nhất giữa Work Permit với hợp đồng và trách nhiệm thu hồi giấy phép cũ.

Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ mới chỉ giải quyết điều kiện thủ tục. Doanh nghiệp vẫn có thể gặp rủi ro nếu cho người lao động nhận nhiệm vụ mới quá sớm, xác định sai vị trí hoặc tiếp tục sử dụng Work Permit cũ sau khi công việc thực tế đã thay đổi.

Dưới đây là những lỗi thường gặp khi người nước ngoài đổi vị trí công việc.

1. Cho người lao động làm công việc mới trước khi được cấp Work Permit

Doanh nghiệp có thể đã ban hành quyết định bổ nhiệm và nộp hồ sơ cấp Work Permit mới nhưng chưa nhận được kết quả.

Trong thời gian chờ giải quyết, người lao động không nên thực hiện công việc, quyền hạn hoặc nhiệm vụ của vị trí mới. Việc đã nộp hồ sơ không đồng nghĩa người lao động đã được phép làm công việc mới.

Công việc thực tế trong thời gian chờ vẫn phải phù hợp với Work Permit đang còn hiệu lực.

Doanh nghiệp có thể ban hành quyết định bổ nhiệm với điều khoản xác định thời điểm có hiệu lực sau khi người lao động được cấp Work Permit phù hợp. Cách xử lý này giúp hạn chế khoảng trống giữa quyết định nhân sự và điều kiện làm việc hợp pháp.

2. Chỉ ký quyết định bổ nhiệm mà không làm Work Permit mới

Quyết định bổ nhiệm là tài liệu quản trị nội bộ hoặc tài liệu chứng minh vị trí của người lao động. Quyết định này không thay thế giấy phép lao động.

Ví dụ, người nước ngoài đang có Work Permit chuyên gia được bổ nhiệm làm Tổng Giám đốc. Mặc dù quyết định bổ nhiệm đã được ký đúng thẩm quyền, người đó vẫn phải có Work Permit phù hợp trước khi thực hiện công việc của vị trí nhà quản lý.

Doanh nghiệp cần xử lý đồng thời hai nhóm thủ tục:

• Thủ tục nội bộ về bổ nhiệm, điều động hoặc thay đổi chức danh.

• Thủ tục cấp Work Permit mới theo quy định về lao động nước ngoài.

3. Nộp hồ sơ cấp lại thay vì cấp mới

Thay đổi vị trí công việc hoặc hình thức làm việc không thuộc trường hợp cấp lại Work Permit.

Nếu doanh nghiệp chọn thủ tục cấp lại, hồ sơ có thể bị yêu cầu điều chỉnh hoặc bị từ chối do không đúng loại thủ tục.

Doanh nghiệp cần nhớ:

• Mất hoặc hư hỏng Work Permit: cấp lại.

• Đổi họ tên, quốc tịch hoặc số hộ chiếu: cấp lại.

• Doanh nghiệp đổi tên nhưng không đổi mã số định danh: cấp lại.

• Thay đổi vị trí công việc: cấp Work Permit mới.

• Thay đổi hình thức làm việc: cấp Work Permit mới.

• Thay đổi người sử dụng lao động: cấp Work Permit mới.

4. Chỉ dựa vào tên chức danh tiếng Anh

Các chức danh như Manager, Director, Executive Director, Supervisor, Head, Senior Specialist hoặc Chief Engineer không tự động quyết định vị trí pháp lý của người lao động.

Cơ quan có thẩm quyền có thể xem xét:

• Điều lệ doanh nghiệp.

• Cơ cấu tổ chức.

• Quyết định bổ nhiệm.

• Thẩm quyền của người ký.

• Phạm vi quản lý.

• Quyền quyết định.

• Mô tả công việc.

• Số lượng nhân sự hoặc bộ phận được quản lý.

• Kinh nghiệm phù hợp.

• Công việc thực tế tại Việt Nam.

Doanh nghiệp cần xác định vị trí dựa trên bản chất công việc và điều kiện pháp lý, không chỉ dịch tên chức danh sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh.

5. Mô tả công việc không phù hợp với vị trí đề nghị

Một hồ sơ đề nghị vị trí nhà quản lý nhưng mô tả công việc chỉ gồm tư vấn, nghiên cứu và hỗ trợ chuyên môn có thể thiếu căn cứ chứng minh quyền quản lý.

Ngược lại, hồ sơ đề nghị vị trí chuyên gia nhưng mô tả công việc lại thể hiện người lao động có quyền điều hành bộ phận, phê duyệt kế hoạch và quyết định nhân sự có thể gây mâu thuẫn.

Mẫu số 03, quyết định bổ nhiệm, mô tả công việc, cơ cấu tổ chức và tài liệu kinh nghiệm phải thống nhất với nhau.

6. Dùng Work Permit cũ để chứng minh kinh nghiệm nhưng lĩnh vực không phù hợp

Work Permit cũ có thể thay thế giấy tờ chứng minh số năm kinh nghiệm trong một số trường hợp. Tuy nhiên, kinh nghiệm được thể hiện trên giấy phép phải phù hợp với vị trí mới.

Ví dụ:

• Work Permit chuyên gia phần mềm có thể hỗ trợ chứng minh kinh nghiệm cho một vị trí chuyên gia công nghệ tương đồng.

• Work Permit lao động kỹ thuật bảo trì máy móc có thể hỗ trợ chứng minh kinh nghiệm cho công việc kỹ thuật cùng lĩnh vực.

• Work Permit chuyên gia tiếp thị chưa chắc chứng minh được kinh nghiệm điều hành tài chính.

• Work Permit lao động kỹ thuật chưa chắc chứng minh được điều kiện của vị trí giám đốc điều hành.

Doanh nghiệp nên kèm theo giải trình về sự liên quan giữa công việc cũ và vị trí mới nếu mối liên hệ không thể hiện rõ trên giấy phép.

7. Quyết định bổ nhiệm không đúng thẩm quyền

Quyết định bổ nhiệm cần được ban hành bởi đúng cá nhân hoặc cơ quan có thẩm quyền theo:

• Điều lệ doanh nghiệp.

• Luật Doanh nghiệp.

• Cơ cấu tổ chức.

• Quy chế quản trị nội bộ.

• Nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu, Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị.

Nếu chức danh được bổ nhiệm không tồn tại trong điều lệ hoặc người ký không có thẩm quyền, hồ sơ có thể bị yêu cầu bổ sung tài liệu giải trình.

Đặc biệt đối với vị trí nhà quản lý và giám đốc điều hành, doanh nghiệp cần kiểm tra sự thống nhất giữa quyết định bổ nhiệm, điều lệ và giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

8. Không tính đủ thời gian xử lý giấy tờ nước ngoài

Thời gian 10 ngày làm việc là thời hạn cơ quan có thẩm quyền xem xét hồ sơ sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Đây không phải tổng thời gian để doanh nghiệp hoàn thành toàn bộ quy trình.

Trước khi nộp, doanh nghiệp có thể phải:

• Xin giấy xác nhận kinh nghiệm.

• Xin lại giấy tờ bị thiếu thông tin.

• Thực hiện Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự.

• Dịch sang tiếng Việt.

• Chứng thực bản dịch.

• Sửa quyết định bổ nhiệm.

• Điều chỉnh mô tả công việc.

• Làm rõ mã nghề và lĩnh vực làm việc.

Nếu bắt đầu chuẩn bị quá muộn, doanh nghiệp có thể phải lùi ngày người lao động nhận nhiệm vụ mới.

9. Gia hạn Work Permit cũ dù vị trí đã thay đổi

Gia hạn Work Permit được áp dụng khi người lao động tiếp tục làm việc theo nội dung phù hợp với giấy phép đã cấp.

Nếu người lao động chuyển sang vị trí hoặc hình thức làm việc mới, doanh nghiệp không nên chọn thủ tục gia hạn chỉ vì Work Permit sắp hết hạn. Trường hợp này phải được đánh giá theo hướng cấp Work Permit mới.

Việc nộp hồ sơ gia hạn với thông tin không phù hợp thực tế có thể dẫn đến yêu cầu điều chỉnh hoặc từ chối hồ sơ.

10. Không thu hồi và nộp lại Work Permit cũ

Sau khi Work Permit cũ hết hiệu lực, người sử dụng lao động có trách nhiệm thu hồi để nộp lại cơ quan đã cấp, kèm văn bản báo cáo.

Việc không thu hồi, thu hồi không đúng thời hạn hoặc không nộp lại giấy phép theo yêu cầu có thể bị xử phạt riêng.

Doanh nghiệp nên đưa việc thu hồi Work Permit cũ vào checklist sau cấp phép, thay vì chỉ tập trung vào việc nhận giấy phép mới.

Xem thêm: Những lỗi khiến hồ sơ xin giấy phép lao động bị trả về 

Ngoài việc theo dõi ngày cấp Work Permit mới, doanh nghiệp cần ghi nhận:

• Ngày Work Permit cũ hết hiệu lực.

• Người đang giữ bản gốc.

• Thời hạn thu hồi.

• Cơ quan nhận lại giấy phép.

• Văn bản báo cáo kèm theo.

• Bằng chứng đã nộp lại.

Việc áp dụng nhóm hành vi nào phụ thuộc vào tình trạng của Work Permit, công việc thực tế và kết quả kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền.

Do đó, doanh nghiệp không nên cho rằng một Work Permit còn ghi thời hạn trên giấy thì luôn có thể tiếp tục sử dụng. Cần kiểm tra cả hiệu lực pháp lý và sự phù hợp giữa giấy phép với công việc thực tế.

Work Permit có thể bị thu hồi nếu người sử dụng lao động hoặc người lao động không thực hiện đúng quy định về cấp, cấp lại hoặc gia hạn giấy phép lao động.

Ngoài ra, giấy phép có thể hết hiệu lực khi:

• Hợp đồng lao động chấm dứt.

• Nội dung hợp đồng lao động không phù hợp với Work Permit.

• Người lao động làm việc không đúng nội dung giấy phép.

• Văn bản làm căn cứ cử người lao động sang Việt Nam chấm dứt.

• Người sử dụng lao động chấm dứt hoạt động.

• Cơ quan có thẩm quyền ban hành quyết định thu hồi.

Doanh nghiệp cần phân biệt:

• Hết hiệu lực là tình trạng phát sinh khi có căn cứ pháp luật.

• Thu hồi là thủ tục cơ quan có thẩm quyền hoặc người sử dụng lao động xử lý giấy phép theo từng trường hợp.

• Thời hạn in trên Work Permit không phải căn cứ duy nhất để xác định giấy phép còn sử dụng được hay không.

Không nên.

Người lao động chỉ được thực hiện công việc phù hợp với Work Permit đang có hiệu lực. Việc doanh nghiệp đã nộp hồ sơ cấp giấy phép mới không tạo ra quyền tạm thời làm việc ở vị trí mới.

Trong thời gian chờ kết quả, doanh nghiệp có thể lựa chọn:

• Tiếp tục bố trí người lao động làm công việc cũ phù hợp với Work Permit hiện tại.

• Lùi ngày có hiệu lực của quyết định bổ nhiệm.

• Xác định quyết định bổ nhiệm có hiệu lực sau khi được cấp Work Permit mới.

• Tạm thời không giao quyền hạn của vị trí mới.

• Điều chỉnh kế hoạch nhân sự và thời gian bàn giao.

Doanh nghiệp không nên giao người lao động ký duyệt, quản lý nhân sự, điều hành bộ phận hoặc thực hiện nhiệm vụ của chức danh mới nếu Work Permit chưa phù hợp.

Trước ngày quyết định bổ nhiệm có hiệu lực, doanh nghiệp nên kiểm tra:

• Vị trí mới đã được phân loại đúng chưa?

• Công việc mới có khác Work Permit hiện tại không?

• Hình thức làm việc có thay đổi không?

• Người sử dụng lao động có thay đổi không?

• Mã nghề và lĩnh vực làm việc đã thống nhất chưa?

• Bằng cấp và kinh nghiệm có phù hợp không?

• Quyết định bổ nhiệm đã đúng thẩm quyền chưa?

• Hồ sơ đã được nộp trong thời hạn luật định chưa?

• Work Permit mới đã được cấp chưa?

• Hợp đồng lao động đã phù hợp với giấy phép mới chưa?

• Ngày bắt đầu công việc mới đã được xác định đúng chưa?

• Có kế hoạch thu hồi Work Permit cũ chưa?

Nếu chưa trả lời chắc chắn một trong các câu hỏi trên, doanh nghiệp nên tạm dừng việc giao nhiệm vụ mới và rà soát hồ sơ.

Nếu doanh nghiệp chưa xác định được trường hợp của mình chỉ cần thông báo hay phải thực hiện thủ tục Work Permit khác, có thể gửi cho FIWOLaw các thông tin sau:

• Bản chụp Work Permit hiện tại.

• Tên người sử dụng lao động trên giấy phép.

• Địa điểm người lao động dự kiến đến làm việc.

• Thời gian bắt đầu và kết thúc.

• Nội dung công việc thực tế.

• Quan hệ giữa các công ty, chi nhánh hoặc địa điểm liên quan.

FIWOLaw sẽ hỗ trợ kiểm tra điều kiện, xác định cơ quan tiếp nhận, rà soát nội dung thông báo và đề xuất phương án hồ sơ phù hợp. Do cách tổ chức tiếp nhận tại mỗi địa phương có thể khác nhau, doanh nghiệp nên kiểm tra trước khi gửi hồ sơ.

Phạm vi công việc và chi phí hỗ trợ, nếu phát sinh, sẽ được thông báo rõ trước khi thực hiện.

Hotline/Zalo: 0392.906.316
Email: fiwolawvietnam@gmail.com

Người nước ngoài đổi vị trí công việc hoặc hình thức làm việc nhưng vẫn làm cho cùng người sử dụng lao động phải thực hiện thủ tục cấp Work Permit mới nếu nội dung thay đổi khác với giấy phép đang có.

Đây không phải trường hợp cấp lại giấy phép lao động.

Doanh nghiệp cần đặc biệt phân biệt giữa việc chỉ đổi tên chức danh nội bộ và việc thay đổi thực chất vị trí, nhiệm vụ, quyền hạn hoặc lĩnh vực làm việc. Cách xác định phải dựa trên Work Permit, hợp đồng, quyết định bổ nhiệm, cơ cấu tổ chức và công việc thực tế.

Trước khi người lao động nhận nhiệm vụ mới, doanh nghiệp nên hoàn thành Work Permit phù hợp, điều chỉnh hợp đồng và chuẩn bị phương án thu hồi giấy phép cũ. Việc đã ký quyết định bổ nhiệm hoặc đã nộp hồ sơ không cho phép người lao động làm công việc mới trước khi được cấp phép.

Nếu doanh nghiệp chưa xác định trường hợp của mình phải cấp mới, cấp lại hay gia hạn Work Permit, có thể gửi cho FIWOLaw:

• Bản chụp Work Permit hiện tại.

• Hộ chiếu của người lao động.

• Vị trí và công việc hiện tại.

• Chức danh dự kiến bổ nhiệm.

• Mô tả công việc mới.

• Quyết định hoặc dự thảo quyết định bổ nhiệm.

• Điều lệ và sơ đồ tổ chức liên quan.

• Bằng cấp, giấy xác nhận kinh nghiệm hiện có.

• Ngày dự kiến bắt đầu vị trí mới.

FIWOLaw sẽ hỗ trợ rà soát:

• Vị trí pháp lý phù hợp.

• Điều kiện của người lao động.

• Loại thủ tục cần thực hiện.

• Giấy tờ có thể tiếp tục sử dụng.

• Tài liệu cần bổ sung.

• Thời điểm nộp hồ sơ.

• Cách xử lý Work Permit cũ.

• Rủi ro trước khi ban hành quyết định bổ nhiệm.

Mỗi hồ sơ có thể khác nhau về chức danh, quyền hạn, cơ cấu doanh nghiệp và giấy tờ chứng minh. Doanh nghiệp nên kiểm tra trước khi giao người lao động thực hiện công việc mới.

Phạm vi hỗ trợ và chi phí, nếu phát sinh, sẽ được thông báo rõ trước khi thực hiện.

Hotline/Zalo: 0392.906.316
Email: fiwolawvietnam@gmail.com