Phiếu lý lịch tư pháp xin Work Permit: Điều kiện, thời hạn và cách chuẩn bị [2026] 

Đối với hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động, có.

Khoản 4 Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định hồ sơ cần có:

Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận người lao động nước ngoài không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt, chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự do nước ngoài hoặc Việt Nam cấp.

Tài liệu phải được cấp không quá 06 tháng tính từ ngày cấp đến ngày nộp hồ sơ.

Điểm cần chú ý là Nghị định không chỉ sử dụng thuật ngữ:

Phiếu lý lịch tư pháp

mà còn cho phép:

văn bản xác nhận tương ứng do nước ngoài cấp

nếu văn bản đó chứng minh được nội dung mà Nghị định yêu cầu.

Do đó, trong thực tế hồ sơ có thể xuất hiện các tài liệu với tên như:

• Police Clearance Certificate;

• Criminal Record Certificate;

• Certificate of No Criminal Record;

• Police Check;

• Certificate of Good Conduct;

• Criminal Background Check;

hoặc một tên gọi khác tùy quốc gia.

Cũng giống Employment Certificate mà FIWOLaw đã phân tích ở bài trước:

Không nên chỉ nhìn tên tài liệu. Phải kiểm tra nội dung mà tài liệu thực sự xác nhận.

Theo Nghị định 219, mục tiêu không đơn thuần là chứng minh:

“Người này chưa từng phạm tội.”

Nội dung cần được xem xét rộng hơn, gồm việc người lao động không thuộc các tình trạng:

• đang trong thời gian chấp hành hình phạt;

• chưa được xóa án tích;

• đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

Điều này đặc biệt quan trọng khi sử dụng giấy tờ nước ngoài.

Một quốc gia có thể cấp văn bản chỉ xác nhận:

No criminal convictions recorded.

Trong khi quốc gia khác lại xác nhận:

No criminal record as of the date of issue.

Hai cách xác nhận không hoàn toàn giống nhau về câu chữ.

Vì vậy, FIWOLaw khuyên nên đọc nội dung thực tế trước khi kết luận một Police Clearance nước ngoài có phù hợp với hồ sơ Work Permit hay không.

Đây là một điểm rất rõ của Nghị định 219:

• Không quá 06 tháng kể từ ngày cấp đến ngày nộp hồ sơ Work Permit.

Ví dụ:

Phiếu được cấp:

• 10/03/2026

Nếu nộp hồ sơ Work Permit sau khi đã vượt quá mốc 06 tháng thì tài liệu không còn đáp ứng thời hạn của khoản 4 Điều 18.

Do đó, khác với bằng đại học hoặc giấy xác nhận kinh nghiệm, lý lịch tư pháp là một tài liệu cần được quản lý theo timeline.

6 tháng được tính đến ngày nào?

Điểm cần nhớ là Nghị định 219 quy định:

từ ngày cấp đến ngày nộp hồ sơ.

Không phải:

• đến ngày Work Permit được cấp;

• đến ngày bắt đầu làm việc;

• hay đến ngày ký hợp đồng lao động.

Ví dụ:

LLTP cấp:

05/04/2026

Nộp Work Permit:

01/10/2026

thì cần tính khoảng thời gian từ ngày cấp Phiếu tới chính ngày nộp hồ sơ.

Đây là lý do doanh nghiệp nên tính timeline trước khi xin LLTP.

Không phải lúc nào cũng nên.

Giả sử hồ sơ còn đang chờ:

• bằng đại học;

• giấy xác nhận kinh nghiệm;

• hợp pháp hóa lãnh sự;

• quyết định bổ nhiệm;

• xác định lại chức danh;

• hoặc người lao động chưa có lịch nhập cảnh rõ ràng.

Nếu xin LLTP quá sớm thì đồng hồ 06 tháng đã bắt đầu chạy, trong khi các giấy tờ khác có thể mất vài tháng mới hoàn thành.

FIWOLaw khuyên nên xử lý theo thứ tự:

Xác định vị trí Work Permit

↓

Kiểm tra bằng cấp/kinh nghiệm

↓

Xác định những giấy nước ngoài khó nhất

↓

Xác định timeline dự kiến nộp

↓

Sau đó bố trí LLTP và giấy khám sức khỏe

Đây là cách quản trị tốt hơn việc:

Nhận hồ sơ → xin LLTP ngay → chờ các giấy còn lại.

Nghị định 219 cho phép sử dụng tài liệu:

do nước ngoài hoặc Việt Nam cấp.

Do đó, không có nguyên tắc chung rằng:

Người nước ngoài bắt buộc phải dùng LLTP của quốc gia mình.

Cũng không có nguyên tắc chung:

Đã ở Việt Nam thì bắt buộc phải dùng LLTP Việt Nam.

Cần xem trường hợp cụ thể.

Khi nào có thể sử dụng Phiếu lý lịch tư pháp Việt Nam?

Theo Luật Lý lịch tư pháp sửa đổi có hiệu lực từ 01/07/2026, người nước ngoài đã hoặc đang cư trú tại Việt Nam từ đủ 16 tuổi trở lên có quyền yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp của mình.

Điều này có ý nghĩa rất thực tế.

Ví dụ người lao động:

• đã nhập cảnh Việt Nam;

• đang có tạm trú;

• hoặc trước đây từng cư trú tại Việt Nam;

thì có thể xem xét con đường xin Phiếu LLTP Việt Nam theo điều kiện pháp luật tương ứng.

Đây là một lựa chọn quan trọng trong Work Permit.

Người nước ngoài chưa từng ở Việt Nam có xin Phiếu LLTP Việt Nam được không?

Đây là điểm doanh nghiệp cần phân biệt.

Luật trao quyền yêu cầu Phiếu LLTP cho người nước ngoài đã hoặc đang cư trú tại Việt Nam.

Nếu người lao động:

• chưa từng nhập cảnh Việt Nam;

• chưa từng cư trú tại Việt Nam;

thì thông thường hướng hồ sơ cần được xem xét là tài liệu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận tương ứng do nước ngoài cấp, thay vì cố xin Phiếu LLTP Việt Nam.

Ví dụ:

Một chuyên gia hiện vẫn đang ở Nhật Bản và chưa từng cư trú tại Việt Nam.

Doanh nghiệp dự kiến đưa người này sang Việt Nam làm việc.

Trong trường hợp đó, tài liệu Police Clearance/Criminal Record ở nước ngoài là hướng cần được rà soát trước.

Người nước ngoài đã rời Việt Nam có còn xin LLTP Việt Nam được không?

Có thể.

Quy định mới năm 2026 tiếp tục cho phép người nước ngoài đã cư trú tại Việt Nam yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp.

Nghị định 216/2026/NĐ-CP quy định đối với người nước ngoài:

• đang cư trú tại Việt Nam: gửi hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền nơi cư trú trong trường hợp gửi qua bưu chính;

• nếu đã rời khỏi Việt Nam: gửi hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền cấp Phiếu lý lịch tư pháp thuộc Bộ Công an.

Đây là thay đổi mà nhiều bài cũ trên Internet chưa cập nhật.

Đây là một trong những thay đổi lớn nhất.

Trước đây người dùng quen với:

• Sở Tư pháp;

• Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia.

Từ 01/07/2026, Luật số 107/2025/QH15 xác định cơ quan có thẩm quyền cấp Phiếu lý lịch tư pháp gồm:

• Cục Hồ sơ nghiệp vụ – Bộ Công an;

• Công an cấp tỉnh.

Có.

Quy định năm 2026 cho phép yêu cầu cấp Phiếu bằng ba hình thức:

• trực tuyến;

• trực tiếp;

• qua dịch vụ bưu chính.

Đối với hình thức trực tuyến, người yêu cầu khai hồ sơ theo hướng dẫn trên:

• Ứng dụng định danh quốc gia;

• hoặc Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Đây là điểm rất quan trọng vì hệ thống LLTP đang chuyển mạnh sang môi trường số.

Phiếu lý lịch tư pháp điện tử có dùng được cho Work Permit không? 

Theo Luật Lý lịch tư pháp sửa đổi có hiệu lực từ 01/07/2026:

Phiếu lý lịch tư pháp bản điện tử và bản giấy có giá trị pháp lý như nhau.

Đây là thay đổi rất đáng chú ý.

Trong tương lai, quy trình Work Permit sẽ ngày càng chuyển từ:

Xin Phiếu giấy

↓

scan

↓

upload

sang:

LLTP điện tử

↓

dữ liệu điện tử

↓

liên thông với Work Permit

Thực tế Nghị định 219 đã đi trước một bước khi thiết kế cơ chế cấp Phiếu LLTP cùng Work Permit trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Có.

Khoản 3 Điều 6 Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định cơ chế liên thông trong trường hợp người sử dụng lao động đề nghị:

cấp Work Permit

đồng thời với:

cấp Phiếu lý lịch tư pháp

theo ủy quyền của người lao động nước ngoài.

Quy trình cơ bản là:

Người sử dụng lao động

↓

nộp hồ sơ Work Permit + hồ sơ LLTP

↓

Cổng Dịch vụ công quốc gia

↓

chuyển hồ sơ tới:

• cơ quan cấp Work Permit;

• cơ quan Công an có thẩm quyền cấp LLTP.

↓

Cơ quan Công an cấp:

Phiếu LLTP điện tử

↓

chuyển cho cơ quan xử lý Work Permit

↓

trả:

Work Permit + Phiếu LLTP điện tử

cho người sử dụng lao động.

Đây là một cải cách rất đáng chú ý của Nghị định 219.

Khoản 4 Điều 18 Nghị định 219 quy định ngoại lệ:

không phải chuẩn bị Phiếu LLTP theo cách thông thường nếu đã thực hiện liên thông thủ tục cấp LLTP và Work Permit theo khoản 3 Điều 6.

Điều này giúp giải quyết một vấn đề rất thực tế trước đây:

Người lao động phải:

xin LLTP

↓

chờ kết quả

↓

sau đó doanh nghiệp mới hoàn thiện Work Permit.

Cơ chế liên thông cho phép hai thủ tục được kết nối với nhau.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý:

Liên thông không có nghĩa bỏ qua bước kiểm tra lý lịch tư pháp.

Chỉ là cơ quan nhà nước xử lý và chuyển kết quả LLTP trong cùng một quy trình điện tử.

Đây là câu hỏi rất đáng làm rõ trong năm 2026.

Luật Lý lịch tư pháp sửa đổi vẫn duy trì:

• Phiếu lý lịch tư pháp số 1;

• Phiếu lý lịch tư pháp số 2.

Và cả hai có thể được cấp dưới dạng điện tử hoặc bản giấy.

Tuy nhiên, Luật mới đồng thời quy định:

Cơ quan, tổ chức, cá nhân không được yêu cầu cá nhân cung cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 2.

Đối với Phiếu số 1, việc yêu cầu chỉ được đặt ra trong những trường hợp pháp luật cho phép, trong đó có các trường hợp phục vụ cấp giấy phép theo quy định của luật, nghị định hoặc văn bản có thẩm quyền.

Work Permit là một trong những thủ tục mà Nghị định 219 trực tiếp yêu cầu lý lịch tư pháp.

Vì vậy, khi chuẩn bị hồ sơ Work Permit, doanh nghiệp không nên yêu cầu người lao động xin Phiếu LLTP số 2 chỉ với suy nghĩ:

“Phiếu số 2 chi tiết hơn nên chắc chắn tốt hơn.”

Đây không phải là cách xử lý phù hợp với tinh thần của Luật Lý lịch tư pháp mới.

Phiếu lý lịch tư pháp số 1 khác số 2 ở điểm nào?

Về mục đích sử dụng, có thể hiểu ngắn gọn:

Phiếu số 1

Phù hợp với các nhu cầu hành chính, tuyển dụng, cấp giấy phép và các trường hợp pháp luật cho phép yêu cầu thông tin lý lịch tư pháp.

Phiếu số 2

Có mức thông tin sâu hơn về án tích và chủ yếu phục vụ nhu cầu đặc thù theo Luật; cơ quan, doanh nghiệp không được yêu cầu cá nhân cung cấp Phiếu số 2.

Đối với Work Permit, doanh nghiệp nên tuân thủ đúng phạm vi thông tin pháp luật yêu cầu thay vì thu thập dữ liệu hình sự nhiều hơn mức cần thiết.

Điều này cũng phù hợp với xu hướng mới của pháp luật về:

• bảo vệ dữ liệu cá nhân;

• hạn chế lạm dụng LLTP trong tuyển dụng;

• và chỉ yêu cầu thông tin khi có căn cứ pháp luật rõ ràng.

Có thể, nếu tài liệu đáp ứng yêu cầu của Nghị định 219.

Khoản 4 Điều 18 cho phép sử dụng văn bản:

do nước ngoài hoặc Việt Nam cấp.

Vì vậy, nếu khách hàng đã có:

Police Clearance Certificate

do cơ quan có thẩm quyền ở nước ngoài cấp,

FIWOLaw khuyên không nên lập tức yêu cầu:

“Phải xin thêm LLTP Việt Nam.”

Trước tiên cần kiểm tra:

Ai cấp?

↓

Nội dung xác nhận gì?

↓

Ngày cấp?

↓

Có còn trong 6 tháng không?

↓

Có cần hợp pháp hóa/Apostille không?

↓

Có đáp ứng Điều 18 Nghị định 219 không?

Sau đó mới quyết định.

Police Clearance nước ngoài có cần hợp pháp hóa lãnh sự không?

Nếu tài liệu nước ngoài được sử dụng trong hồ sơ Work Permit thì phải tiếp tục kiểm tra Điều 5 Nghị định 219 về giấy tờ nước ngoài:

nguyên tắc phải hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế, nguyên tắc có đi có lại hoặc pháp luật.

Từ 11/09/2026, còn cần kiểm tra thêm cơ chế Apostille theo Công ước La Hay và Nghị định 293/2026/NĐ-CP đối với giấy tờ công của quốc gia có quan hệ áp dụng Công ước với Việt Nam.

Do đó:

Police Clearance đúng nội dung chưa phải là bước cuối.

Còn cần kiểm tra:

giá trị sử dụng của giấy nước ngoài tại Việt Nam.

Xem thêm

Hợp pháp hóa lãnh sự hồ sơ xin giấy phép lao động tại Việt Nam [2026]

Có Apostille rồi thì Police Clearance chắc chắn dùng được không?

Không nên hiểu như vậy.

Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự giải quyết lớp:

xác thực nguồn gốc của giấy tờ

trong khi cơ quan xử lý Work Permit vẫn phải đánh giá:

• nội dung xác nhận;

• thời hạn 6 tháng;

• người được xác nhận;

• và điều kiện của khoản 4 Điều 18 Nghị định 219.

Do đó:

Apostille hợp lệ ≠ nội dung Police Clearance chắc chắn phù hợp Work Permit.

Đây chính là nguyên tắc chúng ta đã áp dụng ở các bài trước:

Đúng nội dung trước – đúng thủ tục giấy tờ sau.

Không nên hiểu như vậy.

Phiếu lý lịch tư pháp Việt Nam được lập trên cơ sở dữ liệu và thông tin lý lịch tư pháp thuộc hệ thống pháp luật Việt Nam.

Việc một người nước ngoài được cấp Phiếu LLTP tại Việt Nam không có nghĩa Việt Nam đang thay mặt tất cả quốc gia khác xác nhận toàn bộ quá trình hình sự của người đó trên toàn thế giới.

Ngược lại, Police Clearance của một quốc gia nước ngoài cũng không mặc nhiên phản ánh toàn bộ thời gian người đó đã cư trú ở các quốc gia khác.

Đây là lý do cần phân biệt:

Phạm vi của tài liệu

và

yêu cầu của thủ tục Work Permit.

Không nên suy diễn thêm phạm vi pháp lý mà tài liệu không có.

Doanh nghiệp nên ghi nhớ bốn thay đổi chính.

1. Cơ quan cấp thay đổi

Từ hệ thống thuộc Bộ Tư pháp

→ sang:

Bộ Công an / Công an cấp tỉnh.

2. Có Phiếu điện tử

Phiếu giấy và Phiếu điện tử:

có giá trị pháp lý như nhau.

3. Có thể nộp bằng nhiều phương thức

• trực tuyến;

• trực tiếp;

• bưu chính.

4. Tăng cường liên thông dữ liệu

Cơ sở dữ liệu LLTP được quản lý tập trung tại Bộ Công an và có định hướng kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư cùng các hệ thống liên quan.

Đây là nền tảng để cơ chế LLTP + Work Permit liên thông hoạt động hiệu quả hơn trong tương lai.

Có thể chuẩn hóa bước đầu thành:

1. Người lao động đã từng cư trú tại Việt Nam chưa?

↓

2. Hiện đang ở Việt Nam hay nước ngoài?

↓

3. Đã có Police Clearance/LLTP nào chưa?

↓

4. Ngày cấp là ngày nào?

↓

5. Nội dung có đáp ứng Điều 18 Nghị định 219 không?

↓

6. Nếu là giấy nước ngoài: cần miễn / Apostille / HPHLS thế nào?

↓

7. Có nên sử dụng cơ chế liên thông LLTP + Work Permit không?

Chỉ sau khi trả lời được bảy câu hỏi này mới nên yêu cầu khách đi xin thêm giấy.

Một lỗi FIWOLaw khuyên bạn nên tránh

Đừng áp dụng quy trình:

Khách nước ngoài → yêu cầu LLTP Việt Nam + LLTP nước ngoài

cho tất cả mọi người.

Nghị định 219 không đặt ra một công thức mặc định rằng hồ sơ Work Permit luôn phải có đồng thời hai Phiếu.

Nó yêu cầu:

Phiếu LLTP hoặc văn bản xác nhận phù hợp do nước ngoài hoặc Việt Nam cấp.

Vì vậy, mỗi giấy yêu cầu thêm phải có lý do rõ ràng.

Mục tiêu là:

đủ bằng chứng pháp lý – không tạo giấy tờ thừa.

Từ ngày 01/07/2026, thẩm quyền cấp Phiếu lý lịch tư pháp đã thay đổi.

Theo Điều 44 Luật Lý lịch tư pháp sau khi được sửa đổi bởi Luật số 107/2025/QH15:

Người nước ngoài đang cư trú tại Việt Nam

Phiếu lý lịch tư pháp thuộc thẩm quyền của:

Công an cấp tỉnh.

Người nước ngoài đã từng cư trú tại Việt Nam nhưng hiện đã rời Việt Nam

Phiếu lý lịch tư pháp thuộc thẩm quyền của:

Cục Hồ sơ nghiệp vụ – Bộ Công an.

Đây là thay đổi quan trọng so với hệ thống trước 01/07/2026, khi người nước ngoài thường thực hiện thủ tục thông qua Sở Tư pháp hoặc Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia.

Vì vậy, các hướng dẫn cũ trên Internet ghi:

“Người nước ngoài nộp Phiếu lý lịch tư pháp tại Sở Tư pháp”

không còn phù hợp với hệ thống thẩm quyền hiện hành.

Nếu người nước ngoài đang cư trú tại Việt Nam, Công an cấp tỉnh có thẩm quyền cấp Phiếu.

Ví dụ:

• đang cư trú tại Hà Nội → kiểm tra thủ tục của Công an thành phố Hà Nội;

• đang cư trú tại TP.HCM → kiểm tra thủ tục của Công an TP.HCM;

• đang cư trú tại Bắc Ninh → kiểm tra thủ tục của Công an tỉnh Bắc Ninh.

Tuy nhiên, Nghị định 216/2026/NĐ-CP còn tạo sự linh hoạt hơn đối với trường hợp nộp trực tiếp.

Theo Điều 22 Nghị định này, cá nhân yêu cầu cấp Phiếu trực tiếp có thể nộp tại:

cơ quan có thẩm quyền cấp Phiếu lý lịch tư pháp nơi cư trú hoặc nơi gần nhất.

Do đó, khi tư vấn khách hàng, FIWOLaw khuyên bạn không nên chỉ áp dụng máy móc:

“Đăng ký tạm trú tỉnh nào thì bắt buộc phải trực tiếp tới đúng tỉnh đó.”

Cần phân biệt hình thức nộp hồ sơ và cơ quan có thẩm quyền thực tế.

Nếu gửi hồ sơ qua bưu chính thì sao?

Nghị định 216 quy định cụ thể hơn đối với hình thức bưu chính.

Người nước ngoài đang cư trú tại Việt Nam

Gửi hồ sơ đến:

Cơ quan có thẩm quyền cấp Phiếu lý lịch tư pháp nơi cư trú.

Người nước ngoài đã rời khỏi Việt Nam

Gửi hồ sơ đến:

Cơ quan có thẩm quyền cấp Phiếu lý lịch tư pháp thuộc Bộ Công an.

Đây là điểm khác với nộp trực tiếp, nên doanh nghiệp cần xác định ngay từ đầu khách hàng sẽ:

• nộp online;

• trực tiếp;

• hay bưu chính.

Sau đó mới chuẩn bị hồ sơ tương ứng.

Người nước ngoài có thể xin LLTP online không?

Có thể, nếu đáp ứng điều kiện sử dụng hệ thống điện tử.

Luật hiện hành xác định hình thức mặc định là yêu cầu cấp Phiếu trực tuyến thông qua:

• Ứng dụng định danh quốc gia;

• hoặc Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Người nước ngoài hoặc người chưa có định danh điện tử được phép lựa chọn thêm hình thức:

• trực tiếp;

• hoặc bưu chính.

Do đó, không nên hiểu:

Người nước ngoài bắt buộc phải trực tiếp tới cơ quan Công an.

Nếu khách hàng có khả năng thực hiện thủ tục điện tử phù hợp, nên kiểm tra phương án online trước.

Đây là điểm thay đổi rất đáng chú ý.

Theo Điều 22 Nghị định 216/2026/NĐ-CP, đối với một cá nhân thông thường yêu cầu cấp Phiếu:

Nếu nộp trực tuyến

Người yêu cầu:

khai Tờ khai điện tử

theo hướng dẫn trên Ứng dụng định danh quốc gia hoặc Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Nếu nộp trực tiếp

Người yêu cầu:

khai Tờ khai yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp.

Nếu nộp qua bưu chính

Người yêu cầu:

khai Tờ khai yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp và chứng thực chữ ký của người yêu cầu.

Điểm rất quan trọng là quy định mới không còn xây dựng một checklist cứng giống hệ thống cũ với hàng loạt bản sao giấy tờ cho mọi trường hợp.

Vậy người nước ngoài có cần chuẩn bị hộ chiếu không?

Trong thực tế, hộ chiếu vẫn là giấy tờ nhận diện cực kỳ quan trọng của người nước ngoài.

FIWOLaw thường vẫn yêu cầu khách gửi bản scan hộ chiếu trước để kiểm tra:

• họ tên;

• ngày sinh;

• quốc tịch;

• số hộ chiếu;

• thời hạn hộ chiếu;

• sự thống nhất với các dữ liệu khác.

Tuy nhiên, cần phân biệt:

tài liệu FIWOLaw cần để rà soát và nhận diện khách hàng

với:

thành phần hồ sơ pháp luật bắt buộc phải nộp kèm trong mọi trường hợp.

Có bắt buộc phải nộp giấy xác nhận tạm trú bản gốc không?

Đây cũng là nội dung FIWOLaw cập nhật so với quy trình cũ.

Theo thủ tục mới tại Điều 22 Nghị định 216/2026/NĐ-CP, giấy xác nhận tạm trú bản gốc không được liệt kê như một thành phần hồ sơ bắt buộc chung đối với mọi cá nhân yêu cầu cấp Phiếu.

Điều đó không có nghĩa thông tin cư trú không còn quan trọng.

Ngược lại, đối với người nước ngoài, thông tin:

• đã cư trú ở đâu;

• đang cư trú ở đâu;

• thời gian cư trú;

• dữ liệu tạm trú;

vẫn rất quan trọng để:

• xác định thẩm quyền;

• tra cứu dữ liệu;

• xác minh người được cấp Phiếu.

Nhưng cần phân biệt:

thông tin cư trú phải xác định được

với:

mọi trường hợp đều bắt buộc nộp một bản giấy xác nhận tạm trú bản gốc.

Hai vấn đề này không giống nhau.

Visa hoặc thẻ tạm trú có bắt buộc nộp không?

Tương tự, theo FIWOLaw không nên mặc định rằng:

“Visa + thẻ tạm trú + xác nhận tạm trú”

là ba giấy bắt buộc trong mọi hồ sơ LLTP từ 01/07/2026.

Tuy nhiên, các giấy tờ này vẫn có thể rất hữu ích để:

• xác định quá trình nhập cảnh/cư trú;

• đối chiếu số hộ chiếu;

• xử lý trường hợp dữ liệu không đồng nhất;

• chứng minh mối liên hệ giữa hộ chiếu cũ và mới;

• hỗ trợ cơ quan xử lý khi cần xác minh thêm.

Do đó, cách làm tốt hơn là:

Thu thập bản scan để FIWOLaw rà soát trước → xác định chính xác tài liệu cần nộp theo hình thức thực hiện thực tế.

Không nên yêu cầu khách công chứng hoặc xin bản gốc của tất cả giấy tờ ngay từ đầu.

Từ ngày 01/07/2026, Bộ Công an đã ban hành Thông tư 101/2026/TT-BCA, quy định hệ thống biểu mẫu và trình tự thủ tục LLTP mới. Thông tư này hiện còn hiệu lực.

Vì vậy, doanh nghiệp nên sử dụng mẫu hiện hành theo hệ thống của Bộ Công an, không tiếp tục tải các mẫu cũ của hệ thống Bộ Tư pháp rồi tự điền.

Nếu nộp online, tờ khai được thực hiện trực tiếp trên:

• VNeID;

• hoặc Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Với khách hàng nước ngoài nộp trực tiếp/bưu chính, FIWOLaw khuyên nên sử dụng mẫu hiện hành theo Thông tư 101/2026/TT-BCA.

Người nước ngoài có phải trực tiếp đi xin LLTP không?

Không phải trong mọi trường hợp.

Luật Lý lịch tư pháp hiện hành cho phép cá nhân:

• tự thực hiện;

• yêu cầu cho một số người thân;

• hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục.

Khoản 4 Điều 45 quy định cá nhân có thể:

ủy quyền cho người khác làm thủ tục yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp.

Việc ủy quyền phải được lập thành văn bản theo quy định.

Nghị định 216 hướng dẫn rằng trường hợp ủy quyền cho người khác ngoài cha, mẹ, vợ, chồng, con hoặc người giám hộ thì cần:

văn bản ủy quyền được công chứng hoặc chứng thực.

Người thân xin thay có cần giấy ủy quyền không?

Luật tạo cơ chế đơn giản hơn đối với:

• cha;

• mẹ;

• vợ;

• chồng;

• con;

• người giám hộ.

Các chủ thể này có thể yêu cầu cấp Phiếu cho người liên quan theo quy định tại Điều 45 mà không áp dụng cơ chế ủy quyền giống người thứ ba thông thường.

Tuy nhiên, khi sử dụng cơ chế này cần chuẩn bị khả năng chứng minh quan hệ tương ứng nếu hệ thống/cơ quan chưa khai thác được dữ liệu.

Công ty có thể xin LLTP thay cho người nước ngoài không?

Cần tách thành hai trường hợp.

Trường hợp 1 – Xin Phiếu LLTP độc lập

Quyền yêu cầu trước hết thuộc cá nhân.

Nếu muốn người khác thực hiện thay thì phải tuân thủ quy định về ủy quyền.

Doanh nghiệp không nên hiểu rằng:

“Là công ty sử dụng lao động nên đương nhiên có quyền xin lý lịch tư pháp của nhân viên.”

Thông tin LLTP là dữ liệu nhạy cảm và chỉ được yêu cầu khi có căn cứ pháp luật.

Trường hợp 2 – Làm LLTP cùng Work Permit

Đây là trường hợp Nghị định 219 đã thiết kế riêng.

Người sử dụng lao động có thể thực hiện liên thông thủ tục cấp Phiếu LLTP và cấp Work Permit trên Cổng Dịch vụ công quốc gia khi được người lao động nước ngoài ủy quyền.

Trong trường hợp này:

Người lao động

↓

ủy quyền

↓

Người sử dụng lao động

↓

nộp hồ sơ liên thông:

LLTP + Work Permit

↓

Cơ quan Công an và cơ quan cấp Work Permit xử lý song song.

Đây là cách doanh nghiệp có thể “làm thay” trong một cơ chế pháp lý rất rõ, chứ không phải tự ý yêu cầu dữ liệu LLTP của người lao động.

Xem thêm:

Hồ sơ xin giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam [Cập nhật mới]

Nộp trực tiếp có lợi gì?

Đối với một số khách hàng nước ngoài chưa có định danh điện tử, nộp trực tiếp vẫn là lựa chọn rất thực tế.

Đặc biệt khi hồ sơ có vấn đề như:

• tên nhiều cách phiên âm;

• nhiều số hộ chiếu;

• từng cư trú ở nhiều địa phương;

• dữ liệu tạm trú không đầy đủ;

• đã rời Việt Nam rồi quay lại;

• thông tin trên hệ thống chưa đồng nhất.

Khi đó, thực hiện trực tiếp có thể giúp doanh nghiệp xử lý ngay các vấn đề cần giải thích.

Nhưng không nên mặc định:

Khách nước ngoài = phải đi trực tiếp.

Trước tiên vẫn nên kiểm tra khả năng online và ủy quyền.

Người nước ngoài đã ở nhiều tỉnh có phải xin LLTP từng tỉnh không?

Không nên hiểu như vậy.

Ví dụ một người đã từng cư trú tại:

Hà Nội

↓

Bắc Ninh

↓

TP.HCM

không có nghĩa phải xin:

• 01 Phiếu Hà Nội;

• 01 Phiếu Bắc Ninh;

• 01 Phiếu TP.HCM.

Cơ sở dữ liệu LLTP hiện được tổ chức theo hệ thống quản lý tập trung và cơ quan có thẩm quyền thực hiện việc tra cứu, xác minh thông tin cần thiết.

Một cá nhân yêu cầu:

một Phiếu lý lịch tư pháp của mình

chứ không phải “mỗi tỉnh một Phiếu”.

Đây là một lợi thế rất lớn của việc chuyển hệ thống LLTP sang Bộ Công an và kết nối dữ liệu tập trung từ 01/07/2026.

Từng ở nhiều tỉnh có làm thời gian cấp lâu hơn không?

Theo quy định mới, thời hạn cấp Phiếu LLTP thông thường là:

05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu hợp lệ.

Nếu có thông tin về án tích hoặc hành vi phạm tội mới cần xác minh, thời gian có thể kéo dài nhưng:

không quá 15 ngày.

So với hệ thống cũ, đây là thay đổi đáng kể vì thời hạn thông thường đã được rút từ 10 ngày xuống 05 ngày làm việc.

Tuy nhiên, không thể cam kết:

“Chắc chắn 5 ngày có Phiếu.”

5 ngày là thời hạn giải quyết trong trường hợp thông thường kể từ khi yêu cầu hợp lệ.

Nếu:

• hồ sơ phải bổ sung;

• dữ liệu cần xác minh;

• thông tin nhân thân không đồng nhất;

timeline thực tế có thể dài hơn.

Theo Thông tư 16/2025/TT-BTC, từ ngày 01/01/2026 mức phí thông thường là:

200.000 đồng/lần/người.

Một số nhóm đối tượng được áp dụng mức:

100.000 đồng/lần/người

hoặc thuộc diện miễn phí theo quy định.

Nếu yêu cầu trên 02 Phiếu trong một lần, từ Phiếu thứ ba trở đi có thể thu thêm:

5.000 đồng/Phiếu.

Đây là phí nhà nước, không bao gồm các chi phí khác có thể phát sinh như:

• công chứng/chứng thực ủy quyền;

• bưu chính;

• dịch vụ hỗ trợ;

• xử lý tài liệu nước ngoài.

Nếu LLTP chỉ dùng cho một bộ Work Permit, không nhất thiết phải xin quá nhiều bản.

Tuy nhiên, doanh nghiệp nên xem người lao động có đồng thời cần sử dụng Phiếu cho:

• Work Permit;

• thủ tục nội bộ;

• hồ sơ khác;

hay không.

Nếu có nhu cầu, có thể yêu cầu số lượng phù hợp ngay từ đầu thay vì phải thực hiện lại thủ tục sau đó.

Nhưng cần nhớ:

thời hạn 06 tháng dùng cho hồ sơ Work Permit vẫn tính theo ngày cấp của Phiếu.

Xin nhiều bản không làm “reset” thời hạn.

Đây là tình huống FIWOLaw đang gặp khá thường xuyên.

Ví dụ:

LLTP ghi hộ chiếu:

E1234567

sau đó người lao động được cấp hộ chiếu mới:

E9876543.

Không nên tự sửa Phiếu.

Trước tiên cần xác định:

• họ tên có giữ nguyên không;

• ngày sinh;

• quốc tịch;

• hộ chiếu cũ và mới có thể liên kết được không;

• hồ sơ Work Permit đang ở bước nào.

Nếu biết chắc người lao động sắp đổi hộ chiếu thì về quản trị hồ sơ, phương án sạch hơn thường là:

Đổi hộ chiếu trước → xin LLTP sau

để:

• LLTP;

• giấy khám sức khỏe;

• Work Permit;

đều sử dụng cùng dữ liệu nhận diện.

FIWOLaw khuyên ưu tiên thống nhất theo hộ chiếu sử dụng cho Work Permit.

Đặc biệt cần lưu ý với:

• tên Trung Quốc;

• tên Hàn Quốc;

• tên Nhật;

• người có middle name;

• họ kép;

• người từng đổi tên;

• người có tên bản địa và tên tiếng Anh khác nhau.

Ví dụ:

Hộ chiếu:

ZHANG WEIMING

LLTP:

WEIMING ZHANG

Không nên lập tức kết luận đây là hai người khác nhau, nhưng cũng không nên bỏ qua.

Cần xem toàn bộ:

• hộ chiếu;

• ngày sinh;

• quốc tịch;

• số giấy tờ;

• dữ liệu cư trú.

Nếu có thể chỉnh đúng ngay từ lúc khai thì nên làm đúng từ đầu.

Đây là một trong những tình huống thực tế có thể làm hồ sơ chậm.

Ví dụ:

Khách thực tế đã ở Việt Nam nhưng:

• khách sạn khai báo thiếu;

• doanh nghiệp chưa khai tạm trú đúng;

• thông tin hộ chiếu cũ;

• nhập cảnh bằng hộ chiếu khác;

• dữ liệu địa chỉ chưa đồng nhất.

Khi đó, cơ quan xử lý có thể cần xác minh thêm.

FIWOLaw thường yêu cầu khách gửi trước:

• các hộ chiếu đã sử dụng;

• visa/thẻ tạm trú có liên quan;

• thông tin thời gian cư trú;

• địa chỉ đã ở;

nếu hồ sơ có dấu hiệu phức tạp.

Một lần nữa, đây là tài liệu rà soát nghiệp vụ, không có nghĩa tất cả đều là thành phần bắt buộc phải nộp trong mọi hồ sơ.

Nếu người lao động đã từng cư trú tại Việt Nam nhưng hiện ở nước ngoài, vẫn có thể yêu cầu Phiếu LLTP Việt Nam.

Theo Điều 44 Luật hiện hành, trường hợp này thuộc thẩm quyền của:

Cục Hồ sơ nghiệp vụ – Bộ Công an.

Nếu gửi qua bưu chính, Nghị định 216 cũng xác định hồ sơ được gửi đến cơ quan có thẩm quyền thuộc Bộ Công an.

Người lao động cũng có thể xem xét:

• ủy quyền cho người khác;

• hoặc lựa chọn phương thức phù hợp khác theo điều kiện thực tế.

Do đó:

“Đã xuất cảnh = không xin được LLTP Việt Nam”

là kết luận không đúng.

Không mặc nhiên.

Nếu đã từng cư trú tại Việt Nam và hiện ở nước ngoài, pháp luật đã thiết kế thẩm quyền giải quyết riêng tại Cục Hồ sơ nghiệp vụ Bộ Công an.

Ngoài ra, luật cũng cho phép ủy quyền.

Vì vậy, trước khi yêu cầu khách:

“Phải mua vé sang Việt Nam để trực tiếp xin LLTP”

FIWOLaw thường kiểm tra các phương án:

Online nếu khả thi

↓

Bưu chính

↓

Ủy quyền

↓

Trực tiếp

và chọn cách phù hợp nhất.

Nếu người đó đã từng cư trú tại Việt Nam, có thể xem xét xin Phiếu Việt Nam ngay cả khi hiện đang ở nước ngoài.

Nếu người đó chưa từng cư trú tại Việt Nam, Phiếu Việt Nam không phải con đường mặc nhiên phù hợp; khi đó nên kiểm tra Police Clearance/văn bản xác nhận do nước ngoài cấp.

Vì vậy, khi onboarding một khách Work Permit mới, FIWOLaw thường hỏi ngay:

Anh/chị đã từng ở Việt Nam trước đây chưa?

Đây là câu hỏi có thể thay đổi toàn bộ phương án LLTP.

Không có câu trả lời giống nhau cho tất cả hồ sơ.

FIWOLaw có thể đánh giá theo bốn yếu tố:

1. Người lao động đang ở đâu?

Ở Việt Nam hay nước ngoài?

2. Đã từng cư trú tại Việt Nam chưa?

3. Police Clearance nước ngoài đã có sẵn chưa?

4. Thời gian và chi phí xử lý giấy nước ngoài

Nếu Police Clearance nước ngoài phải:

• xin mới;

• công chứng;

• Apostille/hợp pháp hóa;

• gửi quốc tế;

• dịch;

trong khi người lao động đã đủ điều kiện xin LLTP Việt Nam, có thể cần so sánh hai phương án.

Ngược lại, nếu khách đã có một Police Clearance hợp lệ và còn hạn, việc bắt khách xin thêm LLTP Việt Nam có thể là giấy tờ thừa.

Đối với khách nước ngoài, bước pre-check có thể chỉ cần:

• Scan trang thông tin hộ chiếu hiện tại;

• Scan hộ chiếu cũ nếu từng sử dụng tại Việt Nam;

• Visa/thẻ tạm trú có liên quan nếu có;

• Thông tin nơi đang cư trú;

• Thời gian từng cư trú tại Việt Nam;

• Police Clearance đang có nếu có;

• Ngày dự kiến nộp Work Permit.

Từ bộ thông tin này, FIWOLaw mới quyết định:

LLTP Việt Nam

hay

Police Clearance nước ngoài

hay

Liên thông LLTP + Work Permit.

Đây hiệu quả hơn rất nhiều so với gửi cho khách một checklist cố định ngay từ đầu.

Người đang ở Việt Nam và đã cư trú tại Việt Nam

→ Kiểm tra LLTP Việt Nam.

Người đã rời Việt Nam nhưng từng cư trú

→ Kiểm tra LLTP Việt Nam qua cơ chế Bộ Công an/ủy quyền/bưu chính phù hợp.

Người chưa từng cư trú tại Việt Nam

→ Kiểm tra Police Clearance nước ngoài.

Người đã có Police Clearance còn hạn

→ Rà soát nội dung + xử lý giấy nước ngoài trước khi yêu cầu thêm LLTP.

Doanh nghiệp đang chuẩn bị Work Permit mới

→ Kiểm tra khả năng liên thông LLTP + Work Permit.

Câu hỏi đầu tiên nên là:

Người này thực sự cần loại tài liệu nào?

Sau đó mới hỏi:

xin ở đâu?

Quy trình đúng nên là:

Lịch sử cư trú

↓

Tài liệu hiện có

↓

Ngày dự kiến nộp Work Permit

↓

Chọn LLTP Việt Nam / Police Clearance nước ngoài

↓

Chọn hình thức trực tiếp / online / bưu chính / ủy quyền / liên thông

↓

Xin Phiếu

↓

Kiểm tra 06 tháng

↓

Đưa vào Work Permit

Đây là tư duy quan trọng nhất.

Không.

Đây là điểm rất đáng lưu ý.

Theo Điều 27 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động gồm các tài liệu như:

• văn bản đề nghị gia hạn;

• giấy khám sức khỏe;

• ảnh;

• giấy phép lao động đang còn thời hạn;

• hộ chiếu;

• giấy tờ chứng minh hình thức làm việc trong trường hợp tương ứng.

Điều 27 không liệt kê Phiếu lý lịch tư pháp trong thành phần hồ sơ gia hạn.

Vì vậy, không nên áp dụng quy trình:

Work Permit sắp hết hạn → xin LLTP mới → khám sức khỏe mới → gia hạn.

Trong hồ sơ gia hạn, giấy khám sức khỏe được yêu cầu, nhưng LLTP không phải là thành phần tại Điều 27.

Đây cũng là lý do doanh nghiệp không nên dùng nguyên checklist cấp mới cho hồ sơ gia hạn.

Xem thêm:

Gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam

Không.

Điều 24 Nghị định 219 quy định hồ sơ cấp lại Work Permit gồm:

• văn bản đề nghị cấp lại;

• 02 ảnh;

• giấy tờ chứng minh nội dung thay đổi nếu thuộc trường hợp thay đổi thông tin;

• Work Permit còn thời hạn, trừ trường hợp bị mất.

Không có Phiếu LLTP trong danh mục này.

Do đó, nếu Work Permit còn thời hạn nhưng:

• bị mất;

• bị hỏng;

• đổi họ tên;

• đổi quốc tịch;

• đổi số hộ chiếu;

• doanh nghiệp đổi tên nhưng không thay đổi mã số định danh;

thì doanh nghiệp không nên yêu cầu người lao động xin lại lý lịch tư pháp chỉ vì đang làm thủ tục cấp lại.

Có thể tóm tắt:

Cấp mới → kiểm tra LLTP.
Gia hạn → không yêu cầu LLTP theo Điều 27.
Cấp lại → không yêu cầu LLTP theo Điều 24.

Đây là trường hợp cần phân tích kỹ hơn vì không thể trả lời chung là có hoặc không.

Trường hợp 1: Work Permit hiện tại còn hiệu lực, đổi sang công ty khác nhưng vẫn cùng vị trí và lĩnh vực

Điều 20 Nghị định 219 có một thủ tục riêng.

Người lao động đã có Work Permit còn hiệu lực nhưng muốn làm việc cho người sử dụng lao động khác tại cùng vị trí công việc và lĩnh vực làm việc phải xin Work Permit mới.

Tuy nhiên, bộ hồ sơ đặc biệt này chỉ dẫn chiếu tới các khoản:

• khoản 1;

• khoản 3;

• khoản 5;

• khoản 6 Điều 18;

cùng giấy xác nhận đang làm việc, Work Permit cũ và giấy tờ bổ sung đối với nhà quản lý/giám đốc điều hành.

Khoản 4 Điều 18 – tức Phiếu LLTP – không được yêu cầu lại trong trường hợp này.

Trường hợp 2: Đổi công ty đồng thời thay đổi vị trí hoặc lĩnh vực

Nếu không thuộc đúng trường hợp đặc biệt của Điều 20 nêu trên, doanh nghiệp cần xác định lại hồ sơ cấp Work Permit tương ứng.

Khi phải thực hiện theo bộ hồ sơ cấp mới thông thường tại Điều 18 thì LLTP lại là một thành phần cần xem xét.

Do đó:

Không nên tư vấn “đổi công ty = luôn xin LLTP mới”.

Phải xác định người lao động đang đi theo Điều 18 hay một trường hợp đặc biệt của Điều 20.

Xem thêm: Đổi công ty có cần làm lại giấy phép lao động không? [Giải đáp 2026] 

Nghị định 219 cũng có quy định riêng.

Nếu người lao động:

• Work Permit còn hiệu lực;

• vẫn làm cho cùng người sử dụng lao động;

• nhưng thay đổi vị trí công việc hoặc hình thức làm việc;

thì phải xin Work Permit mới.

Tuy nhiên hồ sơ theo khoản 2 Điều 20 chỉ yêu cầu một số tài liệu tại Điều 18 cùng giấy tờ chứng minh vị trí/hình thức mới và Work Permit đã cấp.

Phiếu LLTP không nằm trong bộ tài liệu được dẫn chiếu lại.

Đây là một điểm có lợi đáng kể của Nghị định 219 so với tư duy “cứ Work Permit mới là phải làm lại toàn bộ hồ sơ từ đầu”.

Đây là một trường hợp đặc biệt rất hay.

Nghị định 219 chỉ cho phép Work Permit được gia hạn một lần, tối đa 02 năm. Sau khi đã gia hạn mà người lao động vẫn muốn tiếp tục làm:

• cho cùng người sử dụng lao động;

• tại cùng vị trí;

• cùng lĩnh vực;

thì phải thực hiện thủ tục cấp Work Permit.

Tuy nhiên khoản 3 Điều 20 quy định bộ hồ sơ này chỉ yêu cầu các khoản:

• 1;

• 2;

• 3;

• 5;

• 6 Điều 18;

cùng Work Permit cũ và giấy tờ chứng minh tương ứng đối với nhà quản lý/giám đốc điều hành.

Một lần nữa:

Khoản 4 Điều 18 – Phiếu lý lịch tư pháp – không được yêu cầu lại trong trường hợp đặc biệt này.

Điều đó cho thấy Nghị định 219 đã giảm đáng kể việc phải lặp lại tài liệu tư pháp đối với người lao động đã có quá trình làm việc hợp pháp tại Việt Nam trong một số trường hợp.

Nếu một thủ tục mới thực sự yêu cầu LLTP, doanh nghiệp cần kiểm tra thời hạn.

Nghị định 219 yêu cầu tài liệu được cấp:

không quá 06 tháng từ ngày cấp đến ngày nộp hồ sơ Work Permit.

Ví dụ:

Phiếu cấp:

01/06/2026

Hồ sơ Work Permit mới dự kiến nộp:

15/09/2026

Nếu Phiếu vẫn đáp ứng:

• thời hạn;

• thông tin nhân thân;

• hình thức tài liệu;

• yêu cầu của hồ sơ;

thì không có lý do chỉ vì Phiếu đã từng được dùng cho một thủ tục trước đó mà tự động kết luận phải xin Phiếu mới.

Điều cần quan tâm là:

Phiếu còn đáp ứng điều kiện pháp luật ở lần nộp hiện tại hay không.

Về pháp lý, cần kiểm tra Phiếu còn trong giới hạn 06 tháng tại ngày nộp hồ sơ.

Nhưng về vận hành, FIWOLaw khuyên nên quản lý theo timeline.

Ví dụ:

LLTP còn:

25 ngày

nhưng:

• bằng đang hợp pháp hóa;

• Employment Certificate chưa sửa xong;

• người lao động chưa khám sức khỏe;

• doanh nghiệp chưa chốt chức danh;

• dự kiến nộp còn chưa chắc chắn.

Trong tình huống đó, cố sử dụng Phiếu hiện tại có thể không phải lựa chọn tốt.

Ngược lại:

LLTP còn 25 ngày,

nhưng:

• toàn bộ hồ sơ đã PASS;

• doanh nghiệp có thể nộp trong 3 ngày;

thì tình huống hoàn toàn khác.

Không có quy định:

“LLTP còn dưới 30 ngày bắt buộc làm lại.”

Đây là vấn đề quản trị timeline, không phải một thời hạn pháp lý riêng.

Tương tự Phiếu Việt Nam, văn bản nước ngoài sử dụng theo khoản 4 Điều 18 cũng phải:

được cấp không quá 06 tháng tính từ ngày cấp đến ngày nộp hồ sơ.

Doanh nghiệp cần đặc biệt tính cả thời gian:

Xin Police Clearance

↓

công chứng/chứng nhận nếu cần

↓

hợp pháp hóa/Apostille

↓

gửi về Việt Nam

↓

dịch thuật

↓

hoàn thiện Work Permit

Nếu xin quá sớm, một phần đáng kể của 06 tháng có thể bị tiêu hao ngay trong quá trình xử lý giấy tờ.

Tại thời điểm bài được cập nhật 03/09/2026, Nghị định 293/2026/NĐ-CP về Apostille chưa có hiệu lực.

Nghị định có hiệu lực từ:

11/09/2026.

Từ thời điểm đó, đối với giấy tờ công:

• do quốc gia thành viên có quan hệ áp dụng Công ước với Việt Nam cấp;

• thuộc phạm vi Công ước;

• có Apostille hợp lệ;

cơ chế Apostille có thể thay thế bước hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống theo quy định tương ứng.

Police Clearance do cơ quan công quyền nước ngoài cấp thường là nhóm tài liệu cần kiểm tra rất kỹ khả năng áp dụng cơ chế này.

Tuy nhiên vẫn phải đi qua hai lớp:

Lớp 1 – Giá trị của giấy tờ nước ngoài

• Apostille?

• miễn?

• hay hợp pháp hóa lãnh sự?

Lớp 2 – Điều kiện Work Permit

• đúng người?

• đúng nội dung?

• còn 06 tháng?

• đáp ứng khoản 4 Điều 18?

Apostille không làm thay công việc của lớp thứ hai.

Xem thêm:

Hợp pháp hóa lãnh sự hồ sơ xin giấy phép lao động tại Việt Nam [2026]

Có thể.

Không nên quá phụ thuộc vào tiêu đề.

Các quốc gia có thể sử dụng:

• Police Clearance Certificate;

• Criminal Record Certificate;

• Certificate of No Criminal Record;

• Police Check;

• Criminal History Check;

• Certificate of Good Conduct;

• Certificate of Non-Conviction.

Điều Nghị định 219 cần là một văn bản xác nhận người lao động không thuộc các tình trạng pháp lý bị loại trừ tương ứng.

Do đó, quy trình FIWOLaw khuyên nên là:

Đọc nội dung → kiểm tra cơ quan cấp → kiểm tra thời hạn → kiểm tra hình thức sử dụng tại Việt Nam.

Không nên:

Không có chữ “Police Clearance” → loại giấy.

Không thể trả lời chỉ bằng một câu.

Cần xem toàn bộ ngữ cảnh của tài liệu.

Nghị định 219 và Điều 151 Bộ luật Lao động đặt điều kiện người lao động không thuộc các trường hợp:

• đang chấp hành hình phạt;

• chưa được xóa án tích;

• đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

Một văn bản nước ngoài ghi:

No Criminal Record

có thể phù hợp với cách hệ thống pháp luật nước đó xác nhận.

Nhưng FIWOLaw khuyên bạn vẫn nên kiểm tra:

• cơ quan cấp;

• phạm vi dữ liệu được kiểm tra;

• nội dung chi tiết;

• thời điểm cấp.

Không nên tự yêu cầu cơ quan nước ngoài phải sử dụng đúng câu chữ tiếng Việt của Nghị định 219.

Đây là câu hỏi cần trả lời rất cẩn thận.

Điều 151 Bộ luật Lao động không đơn giản quy định:

“Ai đã từng bị kết án trong đời đều không được làm việc tại Việt Nam.”

Điều luật tập trung vào việc người lao động không phải là người:

• đang chấp hành hình phạt;

• chưa được xóa án tích;

• hoặc đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

Vì vậy, cần phân biệt:

Án tích chưa được xóa

Đây là vấn đề trực tiếp với điều kiện làm việc tại Việt Nam.

Đã từng bị kết án nhưng án tích đã được xóa theo pháp luật áp dụng

Không nên mặc định coi tình huống này giống “chưa được xóa án tích”.

Do đó, nếu LLTP hoặc Police Clearance có thông tin về bản án cũ, FIWOLaw cho rằng không nên kết luận chỉ dựa trên một dòng.

Cần xác định:

Tình trạng pháp lý hiện tại của án tích là gì?

Nếu đang bị điều tra nhưng chưa bị kết án thì sao?

Điều kiện của người lao động nước ngoài còn bao gồm việc không đang trong thời gian:

bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

Do đó:

“Chưa bị kết án”

không phải lúc nào cũng đồng nghĩa:

“đủ điều kiện.”

Nếu tài liệu hoặc thông tin cho thấy người lao động đang trong quá trình bị truy cứu trách nhiệm hình sự, đây là vấn đề cần được đánh giá trước khi chuẩn bị Work Permit.

Nếu Work Permit đã được cấp nhưng sau đó người lao động bị khởi tố thì sao?

Nghị định 219 còn điều chỉnh trường hợp phát sinh sau khi Work Permit đã được cấp.

Điều 30 quy định người lao động nước ngoài trong quá trình làm việc tại Việt Nam không thực hiện đúng pháp luật Việt Nam và bị:

• khởi tố;

• truy cứu trách nhiệm hình sự;

có thể thuộc trường hợp Work Permit bị thu hồi.

Điều này cho thấy LLTP không chỉ là một “giấy nộp cho đủ hồ sơ”.

Điều kiện về tư pháp còn liên quan tới cả quá trình người lao động đang làm việc tại Việt Nam.

Không nên tự động kết luận như vậy.

Cần phân biệt:

Phiếu bị ghi sai số hộ chiếu ngay từ đầu

→ nên xử lý sai sót.

Người lao động được cấp hộ chiếu mới sau ngày Phiếu được cấp

→ Phiếu không phải “sai” tại thời điểm được cấp.

Lúc này cần kiểm tra khả năng liên kết:

• hộ chiếu cũ;

• hộ chiếu mới;

• họ tên;

• ngày sinh;

• quốc tịch;

• các giấy tờ khác.

Nếu đã biết chắc khách sẽ đổi hộ chiếu trước khi làm Work Permit, quy trình sạch hơn vẫn là:

Hộ chiếu mới → LLTP → giấy khám sức khỏe → Work Permit.

Không nên tự động làm như vậy.

Bản điện tử đã có giá trị pháp lý theo Luật.

Việc:

in file điện tử → photo → công chứng

không phải mặc nhiên là bước bắt buộc để biến Phiếu thành “hợp lệ hơn”.

Doanh nghiệp cần căn cứ vào:

• hình thức nộp Work Permit;

• khả năng hệ thống tiếp nhận;

• quy trình điện tử đang áp dụng.

Trong cơ chế liên thông LLTP + Work Permit, kết quả LLTP được chuyển trực tiếp dưới dạng điện tử cho cơ quan cấp Work Permit.

Không.

Phiếu được cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp và sử dụng cho thủ tục tại Việt Nam.

Hợp pháp hóa lãnh sự chỉ đặt ra với giấy tờ nước ngoài sử dụng tại Việt Nam theo Điều 5 Nghị định 219 trong trường hợp tương ứng.

Không nên áp dụng tư duy:

Người nước ngoài → tất cả giấy của họ phải hợp pháp hóa.

Cần nhìn:

Ai cấp giấy?

Nếu Phiếu được cấp bằng tiếng Việt và sử dụng cho hồ sơ Work Permit tại Việt Nam thì không cần dịch lại sang tiếng Việt.

Vấn đề dịch thuật chủ yếu đặt ra đối với:

Police Clearance/văn bản tư pháp bằng tiếng nước ngoài.

Có thể một người có cả hai tài liệu.

Nhưng FIWOLaw khuyên bạn không nên biến điều này thành checklist tiêu chuẩn.

Nghị định 219 quy định:

Phiếu LLTP hoặc văn bản xác nhận do nước ngoài hoặc Việt Nam cấp.

Vì vậy, nếu một tài liệu đã đáp ứng đầy đủ yêu cầu, việc yêu cầu thêm tài liệu thứ hai cần có lý do thực tế.

Triết lý nên là:

Đủ chứng minh – không tạo giấy tờ thừa.

1. Xác định thủ tục Work Permit

• Cấp mới?

• Cấp lại?

• Gia hạn?

• Đổi công ty?

• Đổi vị trí?

• Đã từng gia hạn một lần?

Đây là bước đầu tiên vì không phải thủ tục nào cũng cần LLTP.

2. Xác định nguồn Phiếu

• Việt Nam?

• Hay nước ngoài?

3. Kiểm tra người lao động

• Họ tên.

• Ngày sinh.

• Quốc tịch.

• Số hộ chiếu.

• Hộ chiếu cũ nếu có.

4. Kiểm tra nội dung

• Có án tích?

• Đã xóa án tích?

• Có thông tin truy cứu trách nhiệm hình sự?

• Nội dung Police Clearance có rõ không?

5. Kiểm tra thời hạn

Ngày cấp

↓

Ngày dự kiến nộp Work Permit

↓

≤ 06 tháng

6. Nếu là giấy nước ngoài

• Cơ quan nào cấp?

• Có thuộc giấy tờ công?

• Miễn HPHLS?

• Apostille?

• Hay hợp pháp hóa truyền thống?

• Đã dịch và chứng thực phù hợp chưa?

7. Nếu là LLTP Việt Nam

• Bản giấy?

• Bản điện tử?

• Có thể dùng liên thông Work Permit không?

Một quy trình tốt có thể là:

Xác định loại Work Permit

↓

Kiểm tra thủ tục đó có cần LLTP không

↓

Nếu không cần

→ không yêu cầu khách xin thêm.

Nếu cần

↓

Kiểm tra LLTP/Police Clearance khách đang có

↓

Kiểm tra 06 tháng

↓

Kiểm tra nội dung

↓

Kiểm tra hình thức sử dụng

↓

Nếu nước ngoài:

Apostille / HPHLS / miễn

↓

Dịch thuật

↓

PASS

↓

Đưa vào Work Permit

Nguyên tắc lớn nhất:

Không bắt khách xin LLTP chỉ vì checklist cũ nói rằng Work Permit luôn phải có LLTP.

Trước tiên phải xác định đúng loại thủ tục đang làm.

LLTP và giấy khám sức khỏe có một đặc điểm giống nhau:

đều là tài liệu có vòng đời tương đối ngắn.

Nhưng hai mốc lại khác nhau:

LLTP

→ 06 tháng.

Giấy khám sức khỏe

→ kiểm tra mốc 12 tháng theo quy định tương ứng.

Do đó, FIWOLaw cho rằng không nên yêu cầu khách làm cả hai ngay ngày đầu onboarding nếu:

• bằng chưa có;

• kinh nghiệm chưa chốt;

• hồ sơ nước ngoài còn vài tháng;

• chức danh chưa chắc chắn.

Timeline hợp lý thường là:

Hồ sơ khó / giấy nước ngoài

↓

Chốt vị trí

↓

Chốt ngày dự kiến nộp

↓

LLTP

↓

Khám sức khỏe

↓

Hoàn thiện Work Permit

Cách này giảm nguy cơ tài liệu hết hạn trong lúc chờ hồ sơ khác.

Phiếu lý lịch tư pháp là thành phần quan trọng của hồ sơ cấp Work Permit mới, nhưng doanh nghiệp không nên hiểu rằng:

“Mọi thủ tục Work Permit đều phải xin LLTP mới.”

Nghị định 219 đã thiết kế nhiều trường hợp đơn giản hóa đáng kể.

Cần đặc biệt phân biệt:

Cấp mới thông thường

→ LLTP.

Gia hạn

→ không yêu cầu LLTP tại Điều 27.

Cấp lại

→ không yêu cầu LLTP tại Điều 24.

Đổi công ty nhưng cùng vị trí/lĩnh vực khi Work Permit còn hiệu lực

→ trường hợp đặc biệt Điều 20, không yêu cầu lại LLTP.

Thay đổi vị trí/hình thức trong cùng doanh nghiệp

→ trường hợp đặc biệt Điều 20, không yêu cầu lại LLTP.

Sau một lần gia hạn, tiếp tục cùng công ty/vị trí/lĩnh vực

→ hồ sơ cấp mới đặc biệt tại Điều 20 cũng không yêu cầu lại LLTP.

Khi LLTP thực sự cần, doanh nghiệp mới tiếp tục kiểm tra:

Nguồn cấp → Nội dung → 06 tháng → Hình thức giấy → Apostille/HPHLS nếu là giấy nước ngoài → Work Permit.

Đó là cách giảm giấy tờ thừa và đồng thời hạn chế rủi ro hồ sơ.

FIWOLaw hỗ trợ doanh nghiệp và người lao động nước ngoài:

• xác định hồ sơ Work Permit có cần xin LLTP hay không;

• lựa chọn LLTP Việt Nam hoặc Police Clearance nước ngoài;

• rà soát thời hạn 06 tháng;

• kiểm tra thông tin hộ chiếu;

• hỗ trợ xin Phiếu LLTP Việt Nam;

• kiểm tra tài liệu nước ngoài;

• xử lý Apostille/hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật;

• thực hiện hồ sơ Work Permit;

• đánh giá trường hợp đổi công ty, cấp lại hoặc gia hạn để tránh yêu cầu lại giấy tờ không cần thiết.

• Giấy phép lao động cho người nước ngoài

• Đổi công ty có cần làm lại Work Permit 

• Work Permit hết hạn cần làm gì?

• Những lỗi khiến hồ sơ bị trả về 

• Nộp hồ sơ Work Permit online