Thủ tục, thời hạn và chi phí xin Work Permit tại Việt Nam [2026] 

Muốn biết quy trình từ chuẩn bị đến khi nhận Work Permit  - Xem thêm: Thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam 

Muốn biết Work Permit có thời hạn bao lâu - Xem thêm: Thời hạn giấy phép lao động là bao lâu? Quy định mới nhất 

Muốn biết lệ phí cấp Work Permit  - Xem thêm: Phí làm giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam [2026] 

Muốn thực hiện hoặc tìm hiểu cách nộp hồ sơ trực tuyến  - Xem thêm: Nộp hồ sơ giấy phép lao động online cho người nước ngoài như thế nào? [2026] 

Ở mức tổng quát, một hồ sơ Work Permit có thể đi theo trình tự:

1. Xác định người lao động có phải xin Work Permit

2. Xác định vị trí và công việc dự kiến

3. Chuẩn bị và kiểm tra hồ sơ

4. Xác định thời điểm nộp

5. Nộp hồ sơ tới cơ quan có thẩm quyền

6. Cơ quan nhà nước xem xét nhu cầu sử dụng lao động và hồ sơ cấp Work Permit

7. Cấp Work Permit hoặc trả lời bằng văn bản nếu không chấp thuận

Điểm đáng chú ý của Nghị định 219 là Mẫu số 03 vừa thể hiện nội dung báo cáo, giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài vừa là đề nghị cấp giấy phép lao động.

Điều này giúp quy trình được tích hợp hơn so với cách thực hiện trước đây.

Tuy nhiên, việc tích hợp thủ tục không có nghĩa doanh nghiệp có thể bỏ qua bước chuẩn bị và rà soát hồ sơ.

Ngược lại, vì việc xem xét nhu cầu và cấp Work Permit nằm trong cùng quy trình, thông tin về:

• người sử dụng lao động;

• vị trí;

• công việc;

• địa điểm làm việc;

• thời gian làm việc;

• và hồ sơ chứng minh của người lao động

cần được thống nhất trước khi nộp.

Xem toàn bộ quy trình tại:

Thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam

Theo khoản 1 Điều 22 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động được nộp:

Trong thời hạn 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày tính đến ngày người lao động nước ngoài dự kiến làm việc.

Có thể hiểu đơn giản là doanh nghiệp cần chủ động nộp hồ sơ trong một khoảng thời gian phù hợp trước ngày người lao động dự kiến bắt đầu công việc.

Ví dụ, nếu dự kiến người lao động bắt đầu làm việc vào ngày 01/12 thì doanh nghiệp không nên đợi đến sát ngày này mới bắt đầu xử lý Work Permit.

Thực tế còn phải tính thời gian để:

• kiểm tra bằng cấp;

• xin giấy xác nhận kinh nghiệm;

• xin lý lịch tư pháp;

• khám sức khỏe;

• xử lý giấy tờ nước ngoài;

• dịch thuật;

• hoàn thiện các tài liệu của doanh nghiệp;

• và xử lý những vấn đề phát sinh nếu hồ sơ chưa đạt.

Vì vậy:

Thời điểm được nộp hồ sơ không phải là thời điểm nên bắt đầu chuẩn bị hồ sơ.

Doanh nghiệp nên chuẩn bị sớm hơn đáng kể.

Theo khoản 3 Điều 22 Nghị định 219, trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động, cơ quan có thẩm quyền xem xét nhu cầu và thực hiện cấp Work Permit.

Nếu không chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài hoặc không cấp giấy phép lao động, cơ quan có thẩm quyền phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.

Điểm rất quan trọng nằm ở cụm:

“Kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.”

Điều này có nghĩa thời gian 10 ngày làm việc không nên được hiểu đơn giản là:

Nộp bất kỳ bộ hồ sơ nào → đúng 10 ngày sau sẽ có Work Permit.

Nếu hồ sơ chưa đáp ứng yêu cầu hoặc còn vấn đề cần xử lý thì thời gian thực tế có thể khác.

Bộ Nội vụ cũng đã có hướng dẫn rằng quy trình giải quyết theo Điều 22 được thực hiện sau khi cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ theo quy định.

Không nên hiểu như vậy.

Có ba mốc khác nhau cần phân biệt:

Thời gian chuẩn bị hồ sơ

Đây là thời gian doanh nghiệp và người lao động cần để xin, kiểm tra và xử lý giấy tờ.

Thời gian này không nằm trong mốc 10 ngày làm việc của cơ quan nhà nước.

Thời gian xử lý hồ sơ hợp lệ

Đây mới là mốc được Nghị định quy định, tính từ khi cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ.

Thời gian phát sinh nếu hồ sơ có vấn đề

Nếu hồ sơ:

• thiếu tài liệu;

• sai thông tin;

• không chứng minh được vị trí;

• có giấy nước ngoài chưa xử lý đúng;

• hoặc có nội dung chưa thống nhất,

doanh nghiệp có thể phải xử lý lại trước khi thủ tục có thể hoàn tất.

Do đó, khi lập kế hoạch cho người nước ngoài bắt đầu làm việc, doanh nghiệp không nên chỉ lấy:

10 ngày làm việc

làm toàn bộ timeline Work Permit.

Pháp luật quy định khoảng thời gian nộp hồ sơ, nhưng thời điểm nên bắt đầu chuẩn bị còn phụ thuộc tình trạng thực tế của từng người lao động.

Một trường hợp đơn giản có thể đã có sẵn:

• hộ chiếu;

• bằng cấp;

• kinh nghiệm;

• lý lịch tư pháp;

• giấy khám sức khỏe.

Nhưng một hồ sơ khác có thể phải mất thêm thời gian để:

• xin Experience Certificate từ công ty cũ;

• điều chỉnh giấy xác nhận kinh nghiệm;

• xin Police Clearance tại nước ngoài;

• xử lý Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự;

• gửi bản gốc về Việt Nam;

• hoặc bổ sung tài liệu chứng minh Nhà quản lý.

Vì vậy, một nguyên tắc thực tế là:

Càng có nhiều giấy tờ phải xử lý ở nước ngoài, càng nên bắt đầu sớm.

Không nên chờ tới khi bước vào khoảng thời gian nộp hồ sơ mới bắt đầu hỏi khách:

“Anh/chị đã có bằng và giấy kinh nghiệm chưa?”

Theo Điều 21 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thời hạn giấy phép lao động được xác định theo thời hạn của trường hợp làm việc tương ứng nhưng không quá 02 năm.

Thời hạn thực tế có thể phụ thuộc vào:

• thời hạn hợp đồng lao động dự kiến;

• thời hạn văn bản cử người lao động sang Việt Nam;

• thời hạn của hợp đồng hoặc thỏa thuận;

• thời hạn hợp đồng cung cấp dịch vụ;

• thời hạn hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức hoặc hiện diện thương mại;

• hoặc thời hạn của tài liệu liên quan đến hình thức làm việc.

Do đó:

Work Permit tối đa 02 năm

không có nghĩa:

mọi Work Permit đều được cấp đủ 02 năm.

Nếu căn cứ làm việc chỉ còn 12 tháng thì giấy phép không thể được hiểu là mặc nhiên được cấp 24 tháng.

Ví dụ người lao động dự kiến ký hợp đồng trong 18 tháng.

Khi đó, mặc dù giới hạn pháp luật cho phép Work Permit tối đa 02 năm, thời hạn thực tế còn phải căn cứ vào thời gian của quan hệ làm việc.

Tương tự, nếu một văn bản cử người lao động sang Việt Nam chỉ xác nhận thời gian làm việc trong 01 năm thì đây cũng là một căn cứ cần được xem xét khi xác định thời hạn giấy phép.

Có thể hiểu theo nguyên tắc:

Thời hạn Work Permit = thời hạn phù hợp với căn cứ làm việc, nhưng không vượt quá 02 năm.

Để xem từng trường hợp và các vấn đề liên quan tới thời hạn giấy phép, xem:

Thời hạn giấy phép lao động là bao lâu? Quy định mới nhất

Nếu doanh nghiệp tiếp tục sử dụng người lao động sau khi giấy phép gần hết hạn, không nên chờ đến ngày cuối cùng mới bắt đầu xem xét thủ tục tiếp theo.

Tùy tình trạng Work Permit và quá trình sử dụng giấy phép trước đó, doanh nghiệp cần xác định:

• có thuộc trường hợp gia hạn;

• phải thực hiện thủ tục cấp mới;

• hay có thay đổi về người sử dụng lao động, vị trí hoặc hình thức làm việc dẫn đến một hướng xử lý khác.

GHI CHÚ CHO BẠN: Hub 04 không nên giải thích sâu về gia hạn vì Gia hạn Work Permit thuộc Hub 05 – Tình huống & Vòng đời. Nếu muốn, chỉ gắn 1 link nhẹ tại cụm “gia hạn” sang bài số 6. Không bắt buộc ở giai đoạn này.

Mục đích của Hub 04 chỉ cần giúp người đọc hiểu:

Work Permit có thời hạn và doanh nghiệp cần quản lý mốc thời gian này từ trước.

Không có một mức lệ phí duy nhất áp dụng giống nhau cho tất cả địa phương trên toàn quốc.

Lệ phí cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài đối với thủ tục do cơ quan địa phương thực hiện thuộc nhóm lệ phí do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quyết định. Vì vậy, mức thu có thể khác nhau giữa các tỉnh, thành phố.

Do đó, khi tìm thông tin:

“Phí Work Permit bao nhiêu?”

cần xác định trước:

Hồ sơ được xử lý tại địa phương nào?

Không nên lấy mức phí của một tỉnh rồi mặc định áp dụng cho toàn quốc.

Không.

Đây là hai khái niệm nên phân biệt.

Lệ phí cấp Work Permit

Là khoản lệ phí liên quan đến thủ tục hành chính và được áp dụng theo quy định tại địa phương.

Chi phí chuẩn bị hồ sơ

Có thể phát sinh từ:

• khám sức khỏe;

• xin lý lịch tư pháp;

• dịch thuật;

• chứng thực;

• hợp pháp hóa lãnh sự;

• Apostille;

• chuyển phát tài liệu;

• xin hoặc điều chỉnh giấy tờ tại nước ngoài.

Phí dịch vụ

Nếu doanh nghiệp thuê một đơn vị hỗ trợ rà soát và thực hiện thủ tục thì đây là một khoản riêng, không phải lệ phí nhà nước.

Vì vậy, khi so sánh chi phí Work Permit, cần xem báo giá đang bao gồm những khoản nào.

Xem hướng dẫn:

Phí làm giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam [2026]

Ngay cả khi hai người cùng xin Work Permit, tổng chi phí thực tế có thể khác nhau.

Ví dụ:

Người lao động A

• bằng đã xử lý hợp lệ;

• có Work Permit cũ dùng được để hỗ trợ chứng minh kinh nghiệm trong trường hợp phù hợp;

• đang ở Việt Nam;

• có thể khám sức khỏe tại Việt Nam.

Người lao động B

• phải xin lại giấy kinh nghiệm;

• tài liệu được cấp ở nhiều quốc gia;

• phải xử lý Apostille hoặc hợp pháp hóa;

• cần dịch nhiều tài liệu;

• phải gửi bản gốc quốc tế.

Rõ ràng chi phí chuẩn bị hai bộ hồ sơ sẽ không giống nhau.

Vì vậy, khi đánh giá phí Work Permit nên tách:

Lệ phí nhà nước

với

Chi phí chuẩn bị giấy tờ

và

Phí dịch vụ nếu có.

Hiện nay thủ tục hành chính về người lao động nước ngoài có sự kết nối với cơ chế một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Theo Điều 22 Nghị định 219, hồ sơ được tiếp nhận tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương theo các hình thức được quy định; sau đó hồ sơ được chuyển theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông và Cổng Dịch vụ công quốc gia tới cơ quan có thẩm quyền cấp Work Permit.

Trong thực tế, việc thao tác trực tuyến cần căn cứ thủ tục đang được công bố và hệ thống áp dụng tại thời điểm thực hiện.

Do đó, nếu doanh nghiệp muốn nộp online, cần kiểm tra:

• đúng thủ tục;

• đúng địa phương;

• tài khoản sử dụng;

• định dạng tài liệu;

• thông tin khai trên hệ thống;

• và tình trạng tiếp nhận sau khi gửi hồ sơ.

Xem hướng dẫn chi tiết:

Nộp hồ sơ giấy phép lao động online cho người nước ngoài như thế nào? [2026]

Không.

Online chỉ là hình thức thực hiện thủ tục.

Nó không làm thay đổi yêu cầu cơ bản đối với:

• điều kiện người lao động;

• vị trí;

• bằng cấp;

• kinh nghiệm;

• giấy khám sức khỏe;

• lý lịch tư pháp;

• tài liệu doanh nghiệp;

• và giấy tờ nước ngoài.

Một file PDF được upload thành công không đồng nghĩa nội dung tài liệu đã đạt yêu cầu.

Do đó:

Nộp được hồ sơ

khác với:

Hồ sơ đủ điều kiện để được cấp Work Permit.

Đây là lý do doanh nghiệp nên kiểm tra bộ hồ sơ trước khi thao tác nộp.

Theo Nghị định 219, người sử dụng lao động nộp hồ sơ theo quy định tới Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc. Trung tâm chuyển hồ sơ tới cơ quan có thẩm quyền theo cơ chế một cửa.

Do đó, địa điểm người lao động dự kiến làm việc là một dữ liệu quan trọng ngay từ khi chuẩn bị hồ sơ.

Nếu người lao động dự kiến làm việc tại nhiều địa phương hoặc có sự thay đổi nơi làm việc, doanh nghiệp cần tiếp tục kiểm tra quy định tương ứng thay vì áp dụng máy móc thủ tục của một trường hợp chỉ làm việc tại một địa điểm.

Doanh nghiệp có thể chia quá trình thành ba giai đoạn.

Giai đoạn 1 – Chuẩn bị

Kiểm tra:

• vị trí;

• bằng cấp;

• kinh nghiệm;

• giấy tờ cá nhân;

• giấy tờ nước ngoài.

Đây thường là giai đoạn khó dự đoán nhất vì phụ thuộc vào tài liệu khách đang có.

Giai đoạn 2 – Nộp hồ sơ

Chọn thời điểm trong khoảng pháp luật cho phép và thực hiện thủ tục theo hướng dẫn tại địa phương.

Giai đoạn 3 – Xử lý

Khi đã nhận đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền thực hiện xem xét theo thời hạn được quy định.

Có thể hình dung:

1. CHUẨN BỊ HỒ SƠ

2. HỒ SƠ READY

3. NỘP ĐÚNG THỜI ĐIỂM

4. CƠ QUAN TIẾP NHẬN ĐỦ HỒ SƠ

5. XỬ LÝ

6. CẤP WORK PERMIT / TRẢ LỜI

Đây là cách hiểu chính xác hơn so với việc nói:

“Work Permit làm mất 10 ngày.”

• Đợi gần ngày làm việc mới bắt đầu chuẩn bị

Nếu giấy tờ phải xin từ nước ngoài, thời gian chuẩn bị có thể dài hơn nhiều so với dự kiến.

• Nhầm thời gian xử lý với toàn bộ thời gian làm hồ sơ

Mốc 10 ngày làm việc không bao gồm toàn bộ thời gian doanh nghiệp chuẩn bị tài liệu.

• Nghĩ Work Permit luôn được cấp đủ 2 năm

Không đúng. 02 năm là thời hạn tối đa; thời hạn cụ thể còn phụ thuộc căn cứ làm việc.

• Lấy mức lệ phí của một địa phương áp dụng cho toàn quốc

Không phù hợp vì mức lệ phí do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quyết định đối với thủ tục thuộc thẩm quyền địa phương.

• Nộp online rồi không kiểm tra tình trạng hồ sơ

Sau khi gửi hồ sơ, doanh nghiệp vẫn cần theo dõi:

• trạng thái tiếp nhận;

• yêu cầu phát sinh nếu có;

• kết quả giải quyết;

• và thông tin trả về từ hệ thống/cơ quan xử lý.

• Chỉ quan tâm ngày hết hạn của Work Permit khi đã quá sát

Điều này dễ khiến doanh nghiệp không còn đủ thời gian để xác định thủ tục phù hợp cho giai đoạn tiếp theo.

Dưới đây là bốn hướng dẫn chính của FIWOLaw dành cho từng vấn đề trong quá trình thực hiện Work Permit.

Thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam

Hướng dẫn trình tự thực hiện Work Permit từ chuẩn bị hồ sơ, xác định thời điểm nộp đến quá trình tiếp nhận và cấp giấy phép.

Xem chi tiết: Thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam

Thời hạn giấy phép lao động là bao lâu?

Work Permit được cấp tối đa bao nhiêu năm? Vì sao có trường hợp giấy phép được cấp ngắn hơn 02 năm và cần lưu ý gì khi giấy phép sắp hết hạn?

Xem chi tiết: Thời hạn giấy phép lao động là bao lâu? Quy định mới nhất

Phí làm giấy phép lao động cho người nước ngoài

Phân biệt lệ phí nhà nước, chi phí chuẩn bị tài liệu và phí dịch vụ; đồng thời lưu ý sự khác biệt về lệ phí giữa các địa phương.

Xem chi tiết: Phí làm giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam [2026]

Nộp hồ sơ giấy phép lao động online

Hướng dẫn cách tiếp cận thủ tục trực tuyến, chuẩn bị file hồ sơ, khai thông tin và theo dõi trạng thái xử lý.

Xem chi tiết: Nộp hồ sơ giấy phép lao động online cho người nước ngoài như thế nào? [2026]

Thủ tục chỉ là bước đưa một bộ hồ sơ đã được chuẩn bị tới cơ quan có thẩm quyền.

Nếu doanh nghiệp vẫn chưa chắc:

• bằng có sử dụng được không;

• kinh nghiệm có phù hợp không;

• lý lịch tư pháp còn hạn không;

• giấy khám sức khỏe đạt chưa;

• hay tài liệu nước ngoài đã xử lý đúng chưa,

nên hoàn tất việc kiểm tra Hồ sơ và Giấy tờ Work Permit trước khi nộp.

Nếu vấn đề nằm ở việc chưa xác định được người lao động nên xin theo Nhà quản lý, Giám đốc điều hành, Chuyên gia hay Lao động kỹ thuật, cần xác định Vị trí Work Permit trước khi hoàn thiện thủ tục.

Sau khi Work Permit được cấp, doanh nghiệp vẫn cần tiếp tục quản lý các thay đổi có thể phát sinh trong quá trình sử dụng giấy phép, chẳng hạn đổi công ty, thay đổi vị trí, gia hạn, hết hạn hoặc làm việc tại nhiều địa phương.

Xem tiếp tại Các tình huống thường gặp và vòng đời Work Permit tại Việt Nam [2026].

Trước khi chốt lịch nộp, cần kiểm tra lý lịch tư pháp còn trong thời hạn 06 tháng và đã chọn đúng giấy của Việt Nam hoặc nước ngoài. Xem hướng dẫn kiểm tra lý lịch tư pháp trước khi nộp Work Permit. 

FIWOLaw hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình thực hiện thủ tục Work Permit, bao gồm:

• xác định thời điểm nên bắt đầu chuẩn bị;

• kiểm tra mốc thời gian nộp hồ sơ;

• rà soát hồ sơ trước khi nộp;

• chuẩn bị thông tin đề nghị cấp Work Permit;

• hỗ trợ thực hiện thủ tục theo quy trình hiện hành;

• theo dõi tình trạng xử lý;

• kiểm tra thời hạn giấy phép;

• xác định lệ phí và các khoản chi phí dự kiến;

• hướng dẫn thực hiện hồ sơ trực tuyến;

• và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình tiếp nhận hồ sơ.

Việc quản lý tốt thủ tục + thời gian + chi phí giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong kế hoạch sử dụng người lao động nước ngoài và hạn chế tình trạng giấy tờ đã hoàn thiện nhưng không kịp thời điểm dự kiến làm việc.

Sau khi xác định đúng người lao động và hoàn thiện hồ sơ, doanh nghiệp nên quản lý Work Permit theo bốn câu hỏi:

Thủ tục thực hiện như thế nào?

↓

Khi nào phải nộp hồ sơ?

↓

Work Permit được cấp trong bao lâu và có hiệu lực bao lâu?

↓

Lệ phí và các chi phí liên quan là bao nhiêu?

Các mốc quan trọng cần nhớ gồm:

• hồ sơ cấp Work Permit được nộp trong thời hạn 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày trước ngày người lao động dự kiến làm việc;

• thời gian xử lý theo quy định là 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ;

• Work Permit có thời hạn không quá 02 năm;

• lệ phí cấp giấy phép có thể khác nhau theo địa phương;

• và việc nộp hồ sơ online vẫn yêu cầu bộ hồ sơ đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp lý.

Trong nhóm Thủ tục – Thời hạn – Chi phí Work Permit, FIWOLaw đã xây dựng các hướng dẫn chuyên sâu về:

• Thủ tục xin giấy phép lao động

• Thời hạn giấy phép lao động

• Phí làm giấy phép lao động

• Nộp hồ sơ Work Permit online

Doanh nghiệp có thể lựa chọn đúng vấn đề đang cần xử lý và xem bài hướng dẫn tương ứng trước khi thực hiện thủ tục.