Người lao động nước ngoài làm việc ở nhiều tỉnh, thành phố thì xử lý Work Permit thế nào? [2026] 

Câu trả lời là: Có thể.

Người lao động nước ngoài đã có giấy phép lao động còn hiệu lực có thể làm việc cho cùng người sử dụng lao động tại nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương mà không nhất thiết phải xin một Work Permit riêng cho từng địa phương.

Tuy nhiên, doanh nghiệp phải bảo đảm đồng thời các điều kiện sau:

1. Người lao động đã được cấp giấy phép lao động hợp lệ và giấy phép vẫn còn thời hạn;

2. Người lao động tiếp tục làm việc cho đúng người sử dụng lao động đã được xác định trong hồ sơ;

3. Vị trí công việc và hình thức làm việc thực tế không thay đổi so với nội dung đã được cấp phép;

4. Việc làm tại địa phương khác vẫn nằm trong thời hạn của giấy phép lao động;

5. Người sử dụng lao động thông báo cho cơ quan có thẩm quyền nơi người nước ngoài dự kiến làm việc trước ít nhất 03 ngày.

Như vậy, doanh nghiệp không nên hiểu rằng Work Permit được tự động sử dụng trên toàn quốc. Quyền làm việc tại nhiều địa phương đi kèm với điều kiện và nghĩa vụ thông báo cụ thể.

Nếu doanh nghiệp chưa xác định được người lao động có đáp ứng điều kiện cấp phép hay không, có thể xem trước bài Điều kiện cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam.

Xem thêm: Giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam | Work Permit 

Xem thêm: Điều kiện cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam 

Quy định trực tiếp về trường hợp này được ghi nhận tại Nghị định số 219/2025/NĐ-CP ngày 07/08/2025 của Chính phủ quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.

Nghị định số 219/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 07/08/2025 và thay thế các quy định về lao động nước ngoài tại Nghị định số 152/2020/NĐ-CP đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 70/2023/NĐ-CP.

Có hai nội dung pháp lý quan trọng cần được xem xét:

Thứ nhất, thẩm quyền cấp Work Permit khi làm việc tại nhiều tỉnh

Khoản 2 Điều 4 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP quy định trường hợp người lao động nước ngoài làm việc cho một người sử dụng lao động tại nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thì Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đặt trụ sở chính có thẩm quyền:

• Cấp giấy phép lao động;

• Cấp lại giấy phép lao động;

• Gia hạn giấy phép lao động;

• Thu hồi giấy phép lao động;

• Cấp, cấp lại, gia hạn hoặc thu hồi giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động.

Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thể phân cấp cho cơ quan chuyên môn thực hiện các thủ tục này theo quy định tại từng địa phương.

Như vậy, nếu ngay từ khi chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp đã xác định người lao động sẽ làm việc cho cùng doanh nghiệp tại nhiều tỉnh, thành phố thì thẩm quyền giải quyết về nguyên tắc thuộc địa phương nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Ví dụ:

Công ty A đặt trụ sở chính tại Hà Nội, có chi nhánh tại Hải Phòng và nhà máy tại Bắc Ninh. Một chuyên gia nước ngoài được tuyển dụng để phụ trách kỹ thuật cho cả ba địa điểm.

Trong trường hợp này, nếu người lao động làm việc cho cùng Công ty A tại nhiều tỉnh, thành phố thì cơ quan có thẩm quyền tại Hà Nội là nơi xem xét cấp giấy phép lao động theo nguyên tắc về trụ sở chính.

Thứ hai, nghĩa vụ thông báo trước khi làm việc tại tỉnh khác

Khoản 5 Điều 22 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP quy định trường hợp người lao động nước ngoài đã được cấp giấy phép lao động có nhu cầu làm việc cho người sử dụng lao động đó tại nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thì người sử dụng lao động phải thông báo cho cơ quan có thẩm quyền nơi người lao động dự kiến làm việc.

Thời điểm thông báo là “trước ít nhất 3 ngày dự kiến làm việc”.

Nội dung thông báo phải thể hiện các thông tin cơ bản gồm:

• Họ và tên người lao động nước ngoài;

• Tuổi;

• Quốc tịch;

• Số hộ chiếu;

• Số giấy phép lao động;

• Tên người sử dụng lao động;

• Ngày bắt đầu làm việc;

• Ngày kết thúc làm việc.

Ngày kết thúc làm việc tại địa phương khác không được vượt quá thời hạn của giấy phép lao động đã được cấp. Xem thêm: Thời hạn giấy phép lao động là bao lâu? Quy định gia hạn mới nhất .

Do đó, giấy phép lao động được cấp tại địa phương nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính không loại bỏ nghĩa vụ thông báo tại địa phương khác. Doanh nghiệp vẫn phải thông báo trước khi bố trí người lao động đến làm việc.

Có thể tham khảo toàn văn Nghị định số 219/2025/NĐ-CP tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật và phần giới thiệu quy định mới của Báo Điện tử Chính phủ.

Không phải mọi trường hợp người nước ngoài di chuyển đến tỉnh khác đều được áp dụng cơ chế thông báo. Doanh nghiệp cần kiểm tra lần lượt các yếu tố dưới đây.

1. Phải là cùng một người sử dụng lao động

Đây là điều kiện quan trọng nhất.

Khoản 5 Điều 22 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP sử dụng cụm từ “làm việc cho người sử dụng lao động đó”. Điều này có nghĩa người lao động phải tiếp tục làm việc cho đúng người sử dụng lao động gắn với giấy phép đã được cấp.

Ví dụ:

Công ty A có trụ sở tại Hà Nội và có nhà máy tại Bắc Ninh. Công ty A cử chuyên gia đã có Work Permit đến nhà máy tại Bắc Ninh để thực hiện công việc chuyên môn.

Nếu nhà máy hoặc địa điểm tại Bắc Ninh thuộc phạm vi tổ chức, hoạt động của Công ty A và người lao động vẫn làm việc cho Công ty A thì có thể xem xét áp dụng cơ chế làm việc tại nhiều tỉnh.

Ngược lại, nếu người lao động ký hợp đồng, nhận sự quản lý hoặc trực tiếp làm việc cho Công ty B tại Bắc Ninh thì đây không còn là trường hợp làm việc cho cùng một người sử dụng lao động.

Việc Công ty A và Công ty B có chung chủ sở hữu, cùng tập đoàn, cùng người đại diện hoặc có quan hệ công ty mẹ – công ty con không đồng nghĩa hai doanh nghiệp là cùng một người sử dụng lao động.

Trong trường hợp chuyển sang hoặc làm thêm cho doanh nghiệp khác, cần thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động tương ứng cho người sử dụng lao động mới.

Doanh nghiệp có thể xem thêm bài Đổi công ty có cần làm lại giấy phép lao động không? để phân biệt hai trường hợp này.

2. Giấy phép lao động phải còn hiệu lực

Cơ chế thông báo chỉ áp dụng đối với người lao động nước ngoài đã được cấp giấy phép lao động hợp lệ.

Nếu Work Permit đã hết hạn, bị thu hồi, bị hư hỏng không sử dụng được hoặc không còn phù hợp với quan hệ làm việc thực tế thì doanh nghiệp không thể dựa vào giấy phép đó để thông báo làm việc tại tỉnh khác.

Doanh nghiệp cần kiểm tra ít nhất các thông tin sau:

• Số giấy phép lao động;

• Thời hạn bắt đầu và kết thúc;

• Tên người sử dụng lao động;

• Vị trí công việc;

• Hình thức làm việc;

• Họ tên, quốc tịch và số hộ chiếu của người lao động.

Nếu thông tin trên giấy phép không còn phù hợp, cần xác định thủ tục cấp lại hoặc cấp giấy phép lao động mới trước khi bố trí người lao động làm việc.

3. Không thay đổi người sử dụng lao động, vị trí hoặc hình thức làm việc

Việc thay đổi địa phương làm việc không đồng nghĩa doanh nghiệp được phép thay đổi cả vị trí công việc hoặc hình thức làm việc.

Ví dụ, một người được cấp Work Permit theo vị trí chuyên gia kỹ thuật không thể chỉ bằng một văn bản thông báo để chuyển sang làm nhà quản lý tại chi nhánh ở tỉnh khác.

Tương tự, người lao động được cấp phép theo một hình thức làm việc cụ thể không nên sử dụng giấy phép đó cho một quan hệ làm việc khác nếu hình thức làm việc thực tế đã thay đổi.

Theo khoản 2 Điều 20 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, trường hợp người lao động đã có giấy phép còn hiệu lực nhưng thay đổi vị trí công việc hoặc hình thức làm việc ghi trong giấy phép, dù không thay đổi người sử dụng lao động, vẫn phải thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động mới.

Do đó, trước khi thông báo làm việc tại tỉnh khác, doanh nghiệp cần đối chiếu công việc thực tế với nội dung hồ sơ và giấy phép đã được cấp.

4. Phải phát sinh hoạt động làm việc thực tế tại tỉnh khác

Quy định áp dụng khi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại một tỉnh hoặc thành phố trực thuộc Trung ương khác.

Một chuyến đi gặp khách hàng, tham dự cuộc họp, khảo sát ngắn hoặc tham gia sự kiện chưa chắc đã được xác định giống với việc thường xuyên thực hiện công việc chuyên môn tại địa phương đó. Việc đánh giá cần căn cứ vào:

• Mục đích của chuyến đi;

• Nội dung công việc thực tế;

• Thời gian có mặt;

• Đơn vị quản lý và giao việc;

• Địa điểm thực hiện công việc;

• Hợp đồng, quyết định điều động hoặc kế hoạch làm việc;

• Trách nhiệm của người lao động tại địa phương.

Nếu người nước ngoài trực tiếp quản lý, vận hành, đào tạo, giám sát kỹ thuật, thực hiện dự án hoặc cung cấp lao động chuyên môn tại địa phương khác thì doanh nghiệp nên xem xét đây là hoạt động làm việc và thực hiện thông báo theo quy định.

Không nên dựa hoàn toàn vào tên gọi “đi công tác” để cho rằng không phát sinh nghĩa vụ về lao động nước ngoài. Cơ quan quản lý có thể xem xét bản chất công việc thay vì chỉ căn cứ vào tên của quyết định điều động.

5. Thời gian làm việc không được vượt quá thời hạn Work Permit

Văn bản thông báo phải xác định ngày bắt đầu và ngày kết thúc làm việc tại tỉnh, thành phố khác.

Khoảng thời gian này không được vượt quá thời hạn của giấy phép lao động đã được cấp.

Ví dụ:

Work Permit có thời hạn đến ngày 30/11/2026 thì doanh nghiệp không thể đăng ký hoặc thông báo người lao động làm việc tại địa phương khác đến ngày 31/12/2026.

Nếu nhu cầu làm việc tiếp tục sau ngày giấy phép hết hạn, doanh nghiệp phải hoàn thành thủ tục gia hạn hoặc cấp giấy phép lao động mới theo đúng thời hạn luật định.

Bảng trên chỉ là bước phân loại ban đầu. Khi xử lý thực tế, doanh nghiệp cần đối chiếu giấy phép đã cấp, người sử dụng lao động, vị trí, hình thức làm việc và kế hoạch làm việc tại từng địa phương. 

Đây là trường hợp cần đặc biệt thận trọng.

Quy định tại khoản 5 Điều 22 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP điều chỉnh trường hợp người lao động có nhu cầu làm việc cho cùng người sử dụng lao động “tại nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương”.

Nếu người lao động vẫn làm việc tại địa phương ban đầu và đồng thời được bố trí làm việc thêm tại địa phương khác, trường hợp này tương đối phù hợp với cơ chế làm việc tại nhiều tỉnh.

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp chấm dứt hoàn toàn việc làm tại địa phương cũ và chuyển người lao động sang làm việc cố định, lâu dài tại một địa phương mới thì không nên mặc nhiên cho rằng chỉ cần gửi thông báo.

Doanh nghiệp cần kiểm tra:

• Địa điểm làm việc đã kê khai trong hồ sơ ban đầu;

• Người sử dụng lao động được ghi nhận trong Work Permit;

• Đơn vị tại địa phương mới là trụ sở, chi nhánh hay một pháp nhân khác;

• Vị trí và nội dung công việc có thay đổi không;

• Việc điều chuyển là tạm thời hay lâu dài;

• Cơ quan đã cấp giấy phép và cơ quan quản lý tại nơi làm việc mới.

Nếu bản chất của việc điều chuyển làm thay đổi quan hệ lao động, vị trí, hình thức làm việc hoặc người sử dụng lao động thì doanh nghiệp có thể phải thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động mới.

Ví dụ 1: Cùng công ty, làm việc tại ba tỉnh

Công ty A đặt trụ sở chính tại Hà Nội, có nhà máy tại Bắc Ninh và chi nhánh tại Hải Phòng. Một chuyên gia Hàn Quốc làm việc cho Công ty A, phụ trách kiểm tra và vận hành hệ thống tại cả ba địa điểm.

Nếu người lao động đã được cấp Work Permit phù hợp, vẫn làm việc cho Công ty A và không thay đổi vị trí hoặc hình thức làm việc thì doanh nghiệp có thể áp dụng cơ chế làm việc tại nhiều tỉnh.

Trước khi chuyên gia bắt đầu làm việc tại Bắc Ninh hoặc Hải Phòng, Công ty A phải thông báo cho cơ quan có thẩm quyền tại địa phương tương ứng.

Ví dụ 2: Hai công ty có cùng chủ sở hữu

Công ty A tại Hà Nội và Công ty B tại Bắc Ninh cùng thuộc một chủ sở hữu. Người lao động nước ngoài đã có Work Permit tại Công ty A nhưng được bố trí sang trực tiếp làm việc và nhận nhiệm vụ từ Công ty B.

Mặc dù hai công ty có cùng chủ sở hữu, Công ty A và Công ty B vẫn là hai pháp nhân và có thể là hai người sử dụng lao động khác nhau.

Trong trường hợp này, Work Permit của Công ty A không tự động có giá trị cho công việc tại Công ty B. Công ty B phải xem xét thủ tục cấp giấy phép lao động cho người lao động theo quy định.

Ví dụ 3: Chuyển cố định từ Hà Nội vào Thành phố Hồ Chí Minh

Người lao động được cấp Work Permit để làm việc cho Công ty A tại Hà Nội. Sau đó, Công ty A đóng bộ phận tại Hà Nội và điều chuyển người lao động vào Thành phố Hồ Chí Minh làm việc cố định.

Trường hợp này khác với việc người lao động đồng thời làm việc tại nhiều tỉnh. Doanh nghiệp cần kiểm tra lại hồ sơ, địa điểm làm việc, đơn vị quản lý, vị trí và hình thức làm việc trước khi quyết định chỉ thông báo hay phải thực hiện thủ tục giấy phép lao động mới.

Việc xác định đúng trường hợp ngay từ đầu đặc biệt quan trọng. Nếu doanh nghiệp thuộc cơ chế làm việc tại nhiều tỉnh thì bước tiếp theo là xác định đúng cơ quan nhận thông báo, thời điểm gửi và nội dung văn bản cần chuẩn bị.

Sau khi xác định người lao động thuộc trường hợp đã có Work Permit và làm việc cho cùng một người sử dụng lao động tại nhiều tỉnh, thành phố, doanh nghiệp cần phân biệt hai cơ quan:

1. Cơ quan có thẩm quyền cấp, cấp lại hoặc gia hạn giấy phép lao động;

2. Cơ quan có thẩm quyền tại địa phương khác nơi người lao động dự kiến đến làm việc.

Theo khoản 2 Điều 4 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, nếu một người lao động nước ngoài làm việc cho cùng một người sử dụng lao động tại nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thì thẩm quyền cấp giấy phép lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đặt trụ sở chính.

Tuy nhiên, trước khi người lao động đến làm việc tại một tỉnh, thành phố khác, doanh nghiệp phải thông báo cho cơ quan có thẩm quyền tại chính địa phương nơi người lao động dự kiến làm việc.

Ví dụ:

Công ty đặt trụ sở chính tại Hà Nội, người lao động nước ngoài đã được cấp Work Permit và được bố trí làm việc thêm tại Bắc Ninh.

Trong trường hợp này:

• Hồ sơ cấp Work Permit thuộc thẩm quyền của cơ quan có thẩm quyền tại Hà Nội;

• Trước khi người lao động bắt đầu làm việc tại Bắc Ninh, doanh nghiệp phải thông báo cho cơ quan có thẩm quyền tại Bắc Ninh.

Do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thể phân cấp cho cơ quan chuyên môn thực hiện nhiệm vụ quản lý lao động nước ngoài nên đơn vị trực tiếp tiếp nhận thông báo tại mỗi địa phương có thể khác nhau.

Trước khi gửi văn bản, doanh nghiệp nên kiểm tra:

• Quyết định phân cấp của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố;

• Thông tin trên Cổng Dịch vụ công của địa phương;

• Hướng dẫn của Trung tâm Phục vụ hành chính công;

• Cơ quan đang trực tiếp thực hiện thủ tục cấp Work Permit tại địa phương;

• Địa chỉ, tài khoản hoặc phương thức tiếp nhận văn bản.

Doanh nghiệp không nên mặc định gửi thông báo đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội như theo quy định và cơ cấu quản lý trước đây. Tên cơ quan tiếp nhận cần được xác định theo quy định phân cấp đang có hiệu lực tại từng địa phương.

Khoản 5 Điều 22 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP quy định người sử dụng lao động phải thông báo “trước ít nhất 3 ngày dự kiến làm việc”.

Điểm cần lưu ý là quy định này yêu cầu thông báo trước khi người lao động bắt đầu làm việc tại địa phương khác. Đây là sự khác biệt đáng kể so với cơ chế báo cáo theo quy định trước đây.

Ví dụ:

Người lao động dự kiến bắt đầu làm việc tại Bắc Ninh từ ngày 18/09/2026 thì doanh nghiệp cần hoàn thành việc thông báo chậm nhất trước ngày dự kiến làm việc theo thời hạn luật định.

Để hạn chế tranh luận về cách tính thời hạn, thời gian tiếp nhận văn bản và ngày nghỉ của cơ quan hành chính, doanh nghiệp nên chủ động gửi thông báo trước ít nhất 03 ngày làm việc. Nếu đã xác định lịch làm việc từ sớm, nên gửi trước từ 05 đến 07 ngày.

Việc gửi sớm giúp doanh nghiệp có thời gian:

• Điều chỉnh thông tin nếu văn bản bị sai;

• Gửi bổ sung tài liệu khi cơ quan địa phương yêu cầu;

• Xác nhận đúng đơn vị tiếp nhận;

• Nhận giấy biên nhận hoặc bằng chứng đã gửi;

• Xử lý trường hợp lịch làm việc thay đổi.

Nếu người lao động đã bắt đầu làm việc rồi doanh nghiệp mới gửi thông báo thì nghĩa vụ thông báo trước theo khoản 5 Điều 22 chưa được thực hiện đúng thời điểm.

Thời hạn 03 ngày là ngày thường hay ngày làm việc?

Khoản 5 Điều 22 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP sử dụng cách diễn đạt “trước ít nhất 3 ngày dự kiến làm việc”, không ghi rõ là “03 ngày làm việc”.

Do đó, khi trình bày nội dung trên website, cần giữ đúng cách diễn đạt của Nghị định là “trước ít nhất 03 ngày dự kiến làm việc”.

Tuy nhiên, trên thực tế, cơ quan hành chính thường tiếp nhận và xử lý văn bản trong ngày làm việc. Vì vậy, để bảo đảm an toàn, doanh nghiệp không nên chờ đến đúng mốc tối thiểu nếu khoảng thời gian đó có ngày thứ Bảy, Chủ nhật hoặc ngày nghỉ lễ.

Ví dụ:

Nếu người lao động dự kiến bắt đầu làm việc vào ngày thứ Hai, doanh nghiệp không nên chờ đến thứ Sáu ngay trước đó mới gửi mà nên hoàn thành việc thông báo sớm hơn để có bằng chứng cơ quan có thẩm quyền đã tiếp nhận.

Việc gửi trước 03 ngày làm việc là giải pháp quản trị rủi ro của doanh nghiệp, không phải cách viết lại nội dung của Nghị định.

Không.

Thông báo người lao động nước ngoài làm việc tại tỉnh khác không phải là hồ sơ xin cấp mới, cấp lại hoặc gia hạn giấy phép lao động.

Về bản chất, đây là nghĩa vụ cung cấp thông tin cho cơ quan quản lý tại địa phương nơi người lao động dự kiến đến làm việc.

Doanh nghiệp không phải thực hiện lại toàn bộ hồ sơ gồm giấy khám sức khỏe, lý lịch tư pháp, bằng cấp và giấy xác nhận kinh nghiệm chỉ vì người lao động được bố trí làm việc thêm tại một tỉnh khác, nếu đồng thời đáp ứng các điều kiện sau:

• Work Permit đang còn hiệu lực;

• Không thay đổi người sử dụng lao động;

• Không thay đổi vị trí công việc;

• Không thay đổi hình thức làm việc;

• Công việc tại tỉnh khác nằm trong phạm vi làm việc cho cùng người sử dụng lao động;

• Thời gian làm việc không vượt quá thời hạn Work Permit.

Tuy nhiên, thông báo cũng không có tác dụng sửa đổi nội dung của giấy phép lao động.

Nếu công việc thực tế khác với vị trí hoặc hình thức làm việc đã được cấp phép thì doanh nghiệp phải xem xét thủ tục cấp giấy phép lao động mới. Khi đó, có thể tham khảo bài Thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam.

Nội dung bắt buộc của thông báo

Theo khoản 5 Điều 22 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, thông báo phải có những thông tin sau:

Nghị định số 219/2025/NĐ-CP quy định các thông tin phải thông báo nhưng không ban hành một mẫu riêng dành cho trường hợp người lao động đã có Work Permit đến làm việc tại tỉnh, thành phố khác.

Phụ lục của Nghị định hiện gồm bốn mẫu chính:

• Mẫu số 01: Văn bản đề nghị cấp, cấp lại hoặc gia hạn giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động;

• Mẫu số 02: Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động;

• Mẫu số 03: Văn bản giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp, cấp lại hoặc gia hạn giấy phép lao động;

• Mẫu số 04: Giấy phép lao động.

Do đó, doanh nghiệp có thể lập một văn bản thông báo riêng, nhưng phải bảo đảm có đầy đủ các nội dung bắt buộc tại khoản 5 Điều 22.

Doanh nghiệp cũng không nên tự động sử dụng Mẫu số 17/PLI của quy định trước đây mà chưa kiểm tra hướng dẫn của cơ quan tiếp nhận. Cơ chế cũ là báo cáo sau khi người lao động bắt đầu làm việc, trong khi Nghị định số 219/2025/NĐ-CP yêu cầu thực hiện thông báo trước.

CÔNG TY [TÊN DOANH NGHIỆP]

Số: …/2026/TB-[KÝ HIỆU DOANH NGHIỆP]

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

[Tỉnh, thành phố], ngày … tháng … năm 2026

THÔNG BÁO

Về việc người lao động nước ngoài đã được cấp giấy phép lao động đến làm việc tại [tên tỉnh, thành phố]

Kính gửi: [Tên cơ quan có thẩm quyền tại địa phương nơi người lao động dự kiến làm việc]

Căn cứ Nghị định số 219/2025/NĐ-CP ngày 07/08/2025 của Chính phủ quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam;

Công ty [tên đầy đủ của doanh nghiệp] trân trọng thông báo về việc người lao động nước ngoài đã được cấp giấy phép lao động đến làm việc tại [tên tỉnh, thành phố], cụ thể như sau:

1. Thông tin người sử dụng lao động

Tên doanh nghiệp: [Tên đầy đủ theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp]

Mã số doanh nghiệp: [Mã số doanh nghiệp]

Địa chỉ trụ sở chính: [Địa chỉ]

Người đại diện theo pháp luật: [Họ tên]

Chức vụ: [Chức vụ]

Số điện thoại: [Số điện thoại]

Email: [Địa chỉ email]

2. Thông tin người lao động nước ngoài

Họ và tên: [Họ tên theo hộ chiếu]

Tuổi: [Tuổi]

Ngày tháng năm sinh: [Ngày tháng năm sinh]

Giới tính: [Giới tính]

Quốc tịch: [Quốc tịch]

Số hộ chiếu: [Số hộ chiếu]

Ngày cấp: [Ngày cấp hộ chiếu]

Ngày hết hạn: [Ngày hết hạn hộ chiếu]

Số giấy phép lao động: [Số Work Permit]

Ngày cấp giấy phép lao động: [Ngày cấp]

Cơ quan cấp: [Tên cơ quan cấp]

Thời hạn giấy phép lao động: Từ ngày […] đến ngày […]

Vị trí công việc: [Nhà quản lý/Giám đốc điều hành/Chuyên gia/Lao động kỹ thuật]

Chức danh công việc: [Chức danh]

Lĩnh vực làm việc: [Lĩnh vực]

Hình thức làm việc: [Hình thức làm việc]

3. Thông tin làm việc tại địa phương khác

Địa điểm làm việc: [Ghi đầy đủ địa chỉ]

Đơn vị/chi nhánh/nhà máy/dự án tiếp nhận: [Tên đơn vị]

Nội dung công việc dự kiến thực hiện: [Mô tả ngắn gọn]

Ngày bắt đầu làm việc: [Ngày/tháng/năm]

Ngày kết thúc làm việc: [Ngày/tháng/năm]

Công ty xác nhận người lao động nêu trên tiếp tục làm việc cho Công ty [tên doanh nghiệp], không thay đổi người sử dụng lao động, vị trí công việc và hình thức làm việc đã được cấp giấy phép lao động.

Thời gian làm việc tại [tên tỉnh, thành phố] không vượt quá thời hạn của giấy phép lao động đã được cấp.

Công ty cam kết chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin trong văn bản này và thực hiện đầy đủ các quy định về quản lý người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.

Trân trọng thông báo.

Nơi nhận:

• Như trên;

• Lưu: [Phòng/Bộ phận phụ trách].

ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP

[Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có]

Khoản 5 Điều 22 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP chỉ quy định các thông tin phải thông báo, không liệt kê một bộ hồ sơ gửi kèm bắt buộc.

Tuy nhiên, để thuận tiện cho việc kiểm tra và chứng minh tình trạng hợp pháp của người lao động, doanh nghiệp nên chuẩn bị:

1. Bản sao giấy phép lao động còn hiệu lực;

2. Bản sao trang thông tin hộ chiếu;

3. Quyết định hoặc văn bản cử người lao động đến làm việc tại địa phương khác;

4. Kế hoạch hoặc lịch làm việc;

5. Tài liệu thể hiện mối quan hệ giữa trụ sở chính với chi nhánh, nhà máy hoặc địa điểm kinh doanh;

6. Tài liệu về dự án, hợp đồng hoặc công việc tại địa phương nếu cần làm rõ;

7. Danh sách người lao động nước ngoài trong trường hợp thông báo cho nhiều người;

8. Giấy giới thiệu hoặc văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục.

Đây là bộ tài liệu phục vụ việc đối chiếu và quản trị rủi ro. Cơ quan tiếp nhận tại từng địa phương có thể có hướng dẫn khác nhau về thành phần tài liệu và phương thức gửi.

Doanh nghiệp có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Kiểm tra Work Permit đang sử dụng

Trước tiên, cần kiểm tra:

• Work Permit có còn thời hạn không;

• Người sử dụng lao động được ghi nhận là đơn vị nào;

• Số hộ chiếu có còn trùng khớp không;

• Vị trí và chức danh công việc;

• Lĩnh vực làm việc;

• Hình thức làm việc;

• Thời hạn được phép làm việc.

Nếu giấy phép sắp hết hạn, doanh nghiệp cần đồng thời theo dõi thời hạn để thực hiện thủ tục gia hạn đúng lúc. Xem thêm tại bài Thời hạn giấy phép lao động là bao lâu? Quy định gia hạn mới nhất.

Bước 2: Kiểm tra quan hệ giữa các đơn vị

Doanh nghiệp cần xác định địa điểm người lao động sắp đến làm việc thuộc:

• Trụ sở của chính doanh nghiệp;

• Chi nhánh;

• Văn phòng đại diện;

• Địa điểm kinh doanh;

• Nhà máy;

• Công trường;

• Dự án;

• Công ty con;

• Công ty trong cùng tập đoàn;

• Khách hàng hoặc đối tác độc lập.

Nếu đơn vị tại địa phương khác là một pháp nhân độc lập và trực tiếp sử dụng người lao động thì không nên áp dụng cơ chế thông báo dành cho cùng một người sử dụng lao động.

Bước 3: Xác định lịch làm việc

Văn bản phải có ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Vì vậy, doanh nghiệp cần xây dựng lịch làm việc tương đối cụ thể trước khi thông báo.

Lịch làm việc phải nằm trong thời hạn Work Permit và phù hợp với quyết định điều động, kế hoạch công tác hoặc dự án thực tế.

Bước 4: Xác định đúng cơ quan tiếp nhận

Doanh nghiệp kiểm tra cơ quan được Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố phân cấp thực hiện quản lý lao động nước ngoài tại nơi người lao động sẽ đến làm việc.

Không nên chỉ gửi cho cơ quan đã cấp Work Permit mà bỏ qua cơ quan tại địa phương nơi người lao động đến làm việc.

Bước 5: Soạn và gửi thông báo

Văn bản cần có đầy đủ các thông tin bắt buộc, được ký bởi người có thẩm quyền của doanh nghiệp.

Phương thức gửi có thể phụ thuộc hướng dẫn của từng địa phương, chẳng hạn:

• Nộp trực tiếp;

• Gửi qua dịch vụ bưu chính;

• Gửi qua Trung tâm Phục vụ hành chính công;

• Gửi trên hệ thống dịch vụ công;

• Gửi theo phương thức điện tử được cơ quan địa phương hướng dẫn.

Nghị định số 219/2025/NĐ-CP không ấn định một phương thức nộp thống nhất cho loại thông báo này. Doanh nghiệp cần xác minh trước với địa phương, không nên mặc định rằng thông báo được thực hiện giống thủ tục nộp hồ sơ Work Permit online.

Xem thêm: Nộp hồ sơ giấy phép lao động online cho người nước ngoài như thế nào? 2026 

Bước 6: Lưu bằng chứng đã thực hiện thông báo

Doanh nghiệp nên lưu:

• Bản thông báo đã ký;

• Phiếu tiếp nhận;

• Mã hồ sơ;

• Biên nhận bưu chính;

• Email gửi và xác nhận nhận;

• Ảnh chụp trạng thái nộp trên hệ thống;

• Tài liệu gửi kèm;

• Văn bản phản hồi của cơ quan có thẩm quyền nếu có.

Việc chỉ soạn văn bản nhưng không chứng minh được đã gửi đúng cơ quan, đúng thời hạn có thể gây khó khăn khi doanh nghiệp bị kiểm tra.

Bước 7: Lưu hồ sơ tại nơi người lao động thực tế làm việc

Bộ phận nhân sự tại chi nhánh, nhà máy hoặc dự án nên được cung cấp ít nhất:

• Bản sao Work Permit;

• Bản sao thông báo;

• Bằng chứng đã gửi thông báo;

• Quyết định điều động hoặc kế hoạch làm việc;

• Thông tin liên hệ của bộ phận phụ trách hồ sơ.

Khi có hoạt động kiểm tra, đơn vị tại địa phương có thể nhanh chóng xuất trình tài liệu và giải thích căn cứ người lao động làm việc tại đó.

Nghị định số 219/2025/NĐ-CP yêu cầu thông báo ngày bắt đầu và ngày kết thúc làm việc nhưng chưa quy định chi tiết một văn bản được sử dụng cho bao nhiêu lần di chuyển.

Doanh nghiệp có thể xử lý theo hướng sau:

Làm việc liên tục trong một khoảng thời gian

Nếu người lao động làm việc liên tục tại địa phương khác từ ngày bắt đầu đến ngày kết thúc thì doanh nghiệp có thể ghi rõ toàn bộ khoảng thời gian trong thông báo.

Làm việc nhiều đợt theo lịch cố định

Nếu người lao động đến làm việc theo nhiều đợt đã xác định trước, doanh nghiệp có thể:

• Liệt kê từng đợt trong nội dung thông báo;

• Lập phụ lục lịch làm việc gửi kèm;

• Xác nhận với cơ quan địa phương xem một thông báo có thể bao quát toàn bộ lịch hay không.

Thường xuyên di chuyển nhưng chưa xác định được lịch

Nếu lịch làm việc thay đổi liên tục, doanh nghiệp không nên ghi một khoảng thời gian quá rộng mà không phản ánh đúng thực tế.

Nên xây dựng quy trình nội bộ để bộ phận phụ trách nhận được lịch điều động trước và hoàn thành thông báo đúng thời hạn.

Lịch làm việc bị thay đổi sau khi đã thông báo

Nếu ngày bắt đầu, ngày kết thúc hoặc địa điểm làm việc thay đổi đáng kể, doanh nghiệp nên gửi văn bản cập nhật hoặc thông báo mới cho cơ quan đã tiếp nhận.

Nghị định chưa quy định riêng về mẫu sửa đổi thông báo, nhưng thông tin lưu tại doanh nghiệp và cơ quan quản lý cần phản ánh đúng kế hoạch làm việc thực tế.

Nếu người lao động được bố trí làm việc tại nhiều địa phương khác nhau, về nguyên tắc doanh nghiệp cần thông báo đến cơ quan có thẩm quyền tại từng địa phương nơi người lao động dự kiến làm việc.

Ví dụ:

Một chuyên gia làm việc cho Công ty A có trụ sở chính tại Hà Nội và dự kiến:

• Làm việc tại nhà máy Bắc Ninh từ ngày 10/10/2026 đến ngày 20/10/2026;

• Làm việc tại chi nhánh Hải Phòng từ ngày 22/10/2026 đến ngày 25/10/2026;

• Làm việc tại dự án ở Đà Nẵng từ ngày 01/11/2026 đến ngày 10/11/2026.

Công ty A cần chuẩn bị thông báo tương ứng cho cơ quan có thẩm quyền tại Bắc Ninh, Hải Phòng và Đà Nẵng. Mỗi thông báo phải thể hiện đúng địa điểm và thời gian người lao động dự kiến làm việc tại địa phương đó.

Không nên chỉ gửi một văn bản cho cơ quan tại nơi đặt trụ sở chính rồi coi như đã hoàn thành nghĩa vụ tại tất cả địa phương.

Khoản 5 Điều 22 không quy định ngoại lệ rút ngắn thời hạn thông báo trong trường hợp doanh nghiệp phát sinh công việc đột xuất.

Nếu kế hoạch làm việc được xác định khi còn dưới 03 ngày, doanh nghiệp nên:

• Liên hệ ngay với cơ quan có thẩm quyền tại địa phương;

• Gửi thông báo sớm nhất có thể;

• Trình bày rõ nguyên nhân phát sinh;

• Lưu đầy đủ bằng chứng trao đổi và gửi văn bản;

• Đánh giá lại thời điểm bố trí người lao động bắt đầu thực hiện công việc.

Việc gửi thông báo muộn không đương nhiên làm cho nghĩa vụ thông báo trước được xem là đã thực hiện đúng. Vì vậy, doanh nghiệp nên có quy trình nội bộ yêu cầu các bộ phận đăng ký kế hoạch sử dụng người lao động nước ngoài trước một khoảng thời gian phù hợp.

Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm Checklist hồ sơ xin Work Permit cho người nước ngoài để kiểm tra toàn bộ giấy tờ liên quan.

Việc gửi thông báo đúng cơ quan và đúng thời hạn mới chỉ là một phần của quá trình tuân thủ. Doanh nghiệp vẫn có thể gặp rủi ro nếu người lao động thực hiện công việc khác với giấy phép, làm việc cho pháp nhân khác, Work Permit đã hết hạn hoặc hồ sơ không phản ánh đúng địa điểm và thời gian làm việc thực tế.

Xem thêm: Checklist hồ sơ xin Work Permit cho người nước ngoài [2026] 

Nếu có thay đổi đáng kể, doanh nghiệp nên kiểm tra điều kiện cấp lại, gia hạn hoặc thực hiện thủ tục Work Permit mới trước khi bố trí người lao động làm việc.

8. Không lưu bằng chứng đã gửi thông báo

Một bản thông báo được soạn đầy đủ nhưng không có bằng chứng đã gửi vẫn có thể khiến doanh nghiệp gặp khó khăn khi giải trình.

Hồ sơ lưu nội bộ nên bao gồm:

• Bản thông báo đã ký và đóng dấu.

• Phiếu tiếp nhận hoặc giấy biên nhận.

• Mã hồ sơ trực tuyến.

• Vận đơn bưu chính.

• Thư điện tử đã gửi và phản hồi của cơ quan tiếp nhận, nếu có.

• Quyết định hoặc kế hoạch điều động.

• Lịch công tác thực tế.

• Bản sao Work Permit và hộ chiếu.

• Tài liệu chứng minh người lao động vẫn làm việc cho đúng người sử dụng lao động.

Doanh nghiệp nên lưu các tài liệu trên trong hồ sơ quản lý người lao động nước ngoài để phục vụ việc kiểm tra, thanh tra hoặc giải trình sau này.

Vì vậy, doanh nghiệp không nên xem thông báo làm việc ở nhiều tỉnh là thủ tục có thể thay thế việc kiểm tra nội dung Work Permit. Nếu công việc, chức danh hoặc người sử dụng lao động thực tế không phù hợp với giấy phép, việc đã gửi thông báo vẫn không loại trừ rủi ro bị xử phạt. 

Doanh nghiệp nên kiểm tra thời hạn Work Permit trước khi phê duyệt kế hoạch làm việc tại tỉnh, thành phố khác. Nếu giấy phép sắp hết hạn, cần đánh giá thủ tục gia hạn Work Permit và thời điểm nộp hồ sơ trước khi tiếp tục điều động. 

Xem thêm: Work permit hết hạn có bị phạt không? Mức phạt mới nhất 2026 

Việc không gửi thông báo hoặc gửi thông báo muộn không đương nhiên làm Work Permit tự động mất hiệu lực.

Trong trường hợp người lao động vẫn làm việc:

• Cho đúng người sử dụng lao động ghi trên giấy phép.

• Đúng vị trí hoặc chức danh.

• Đúng hình thức làm việc.

• Trong thời hạn còn hiệu lực của Work Permit.

Doanh nghiệp có thể bị xử phạt về hành vi không thực hiện đúng nghĩa vụ thông báo và bị buộc bổ sung việc thông báo.

Tuy nhiên, nếu kiểm tra cho thấy người lao động thực tế làm việc cho một pháp nhân khác, đảm nhiệm công việc khác hoặc sử dụng Work Permit đã hết hạn, cơ quan chức năng có thể xem xét các hành vi vi phạm tương ứng. Khi đó, rủi ro không còn giới hạn ở lỗi thông báo.

Nếu bạn cần hỗ trợ dịch vụ giấy phép lao động, có thể tham khảo về giá và quy trình dịch vụ làm giấy phép lao động của fiwolaw: Dịch vụ làm giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam 

Đối với doanh nghiệp thường xuyên cử chuyên gia, nhà quản lý hoặc lao động kỹ thuật đi làm việc tại nhiều tỉnh, nên xây dựng quy trình nội bộ gồm 06 bước.

Bước 1: Bộ phận chuyên môn gửi yêu cầu điều động

Yêu cầu cần nêu rõ:

• Người lao động được điều động.

• Tỉnh, thành phố đến làm việc.

• Địa chỉ cụ thể.

• Mục đích và nội dung công việc.

• Ngày bắt đầu và ngày kết thúc.

• Đơn vị hoặc khách hàng nơi người lao động đến làm việc.

Bước 2: Bộ phận nhân sự kiểm tra Work Permit

Cần đối chiếu số giấy phép, thời hạn, vị trí công việc, chức danh, hình thức làm việc và tên người sử dụng lao động.

Bước 3: Xác định quan hệ giữa các đơn vị

Nếu địa điểm mới thuộc một công ty khác trong cùng tập đoàn hoặc thuộc khách hàng, đối tác, doanh nghiệp cần kiểm tra ai là người sử dụng lao động thực tế. Đây là bước quan trọng để xác định chỉ cần thông báo hay phải thực hiện thủ tục Work Permit khác.

Bước 4: Xác định cơ quan nhận và gửi thông báo

Thông báo phải được gửi đến cơ quan có thẩm quyền tại địa phương nơi người lao động dự kiến đến làm việc trước ít nhất 03 ngày.

Bước 5: Lưu bằng chứng

Doanh nghiệp lưu thông báo, biên nhận, mã hồ sơ, vận đơn hoặc thư điện tử cùng quyết định điều động và lịch làm việc.

Bước 6: Theo dõi thay đổi lịch công tác

Nếu ngày làm việc, địa điểm hoặc nội dung công việc thay đổi đáng kể, doanh nghiệp nên gửi văn bản cập nhật trước khi người lao động thực hiện lịch làm việc mới. Không nên sử dụng một thông báo chung, không giới hạn thời gian, để áp dụng cho mọi chuyến công tác phát sinh trong tương lai.

Công ty A có trụ sở tại Thành phố Hồ Chí Minh và đã được cấp Work Permit cho một chuyên gia nước ngoài. Công ty dự kiến cử chuyên gia này đến nhà máy tại Đồng Nai trong 10 ngày để giám sát lắp đặt dây chuyền.

Trước khi thực hiện, Công ty A cần kiểm tra:

1. Nhà máy tại Đồng Nai thuộc Công ty A, chi nhánh của Công ty A hay một pháp nhân khác.

2. Công việc giám sát lắp đặt có phù hợp với vị trí và chức danh trên Work Permit không.

3. Work Permit có còn hiệu lực trong toàn bộ 10 ngày không.

4. Cơ quan có thẩm quyền tại Đồng Nai là đơn vị nào.

5. Thông báo có được gửi trước ít nhất 03 ngày không.

6. Doanh nghiệp đã lưu được bằng chứng gửi thông báo hay chưa.

Nếu nhà máy thuộc một công ty khác trong cùng tập đoàn và chuyên gia thực tế làm việc cho công ty đó, Công ty A không nên mặc nhiên áp dụng thủ tục thông báo. Trường hợp này cần được đánh giá lại về người sử dụng lao động và thủ tục Work Permit phù hợp.

Xem thêm: Tình huống & Vòng đời Work Permit tại Việt Nam [2026] | FIWOLaw 

Doanh nghiệp không chỉ nên kiểm tra khi giấy phép gần hết hạn.

Việc review Work Permit nên được thực hiện ngay khi xảy ra một thay đổi như:

đổi người sử dụng lao động – đổi vị trí – đổi hình thức làm việc – đổi hộ chiếu – làm việc tại địa phương khác – hoặc giấy phép sắp hết hạn.

Nếu tình trạng thực tế không còn giống thông tin làm căn cứ cho giấy phép ban đầu, cần kiểm tra lại nghĩa vụ thủ tục trước khi tiếp tục sử dụng người lao động.

Nếu doanh nghiệp đang thực hiện một hồ sơ cấp Work Permit thông thường từ đầu, thay vì xử lý một tình huống phát sinh của giấy phép hiện có, có thể xem Thủ tục, thời hạn và chi phí Work Permit.

Nếu doanh nghiệp chưa xác định được trường hợp của mình chỉ cần thông báo hay phải thực hiện thủ tục Work Permit khác, có thể gửi cho FIWOLaw các thông tin sau:

• Bản chụp Work Permit hiện tại.

• Tên người sử dụng lao động trên giấy phép.

• Địa điểm người lao động dự kiến đến làm việc.

• Thời gian bắt đầu và kết thúc.

• Nội dung công việc thực tế.

• Quan hệ giữa các công ty, chi nhánh hoặc địa điểm liên quan.

FIWOLaw sẽ hỗ trợ kiểm tra điều kiện, xác định cơ quan tiếp nhận, rà soát nội dung thông báo và đề xuất phương án hồ sơ phù hợp. Do cách tổ chức tiếp nhận tại mỗi địa phương có thể khác nhau, doanh nghiệp nên kiểm tra trước khi gửi hồ sơ.

Phạm vi công việc và chi phí hỗ trợ, nếu phát sinh, sẽ được thông báo rõ trước khi thực hiện.

Hotline/Zalo: 0392.906.316
Email: fiwolawvietnam@gmail.com

Người nước ngoài đã có Work Permit có thể được bố trí làm việc tại nhiều tỉnh, thành phố nếu vẫn làm việc cho cùng một người sử dụng lao động và công việc thực tế phù hợp với nội dung giấy phép.

Trong trường hợp này, người sử dụng lao động phải gửi thông báo đến cơ quan có thẩm quyền tại địa phương nơi người lao động dự kiến đến làm việc trước ít nhất 03 ngày. Thông báo phải có đầy đủ thông tin về người lao động, hộ chiếu, Work Permit, người sử dụng lao động và khoảng thời gian làm việc.

Doanh nghiệp cần đặc biệt thận trọng nếu địa điểm mới thuộc một công ty khác trong cùng tập đoàn, người lao động thực hiện công việc khác với giấy phép hoặc Work Permit sắp hết hạn. Đây là những trường hợp nên được kiểm tra riêng trước khi điều động.